Настраиваем обмен задачами между разными порталами Битрикс24 для совместной работы

Если вам интересна миграция из одного портала Битрикс24 в другой, вам поможет Пинкит.

⏩ Смотреть кейсы и скачать шаблоны интеграций.

⏩ Какие сервисы можно интегрировать?

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Плюсы и минусы различных форм коммуникации с партнерами

Обмен задачами между Битрикс24 разных компаний может быть полезен в различных ситуациях.

Вообще, передача задач между порталами Битрикс24 может быть полезна для всех: поставщиков, партнеров, филиальных офисов и аутсорсинговых компаний.

Рассмотрим пример для службы технической поддержки, когда клиенты создают тикеты или отправляют заявки на услуги.

Как только клиент сталкивается с проблемой или желает оставить заявку, он может выбрать разные способы связи: звонок, электронная почта или мессенджер.

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы.

Некоторым клиентам проще общаться по телефону, чем в переписке.

Но устная передача информации может быть сложной, особенно если речь идет о технической составляющей.

В случае мессенджеров и электронной почты информация структурирована и ее проще зафиксировать.

Но если переписка затянулась и в ней много информации, то теряется фокус на закрытие вопроса и так далее.

Если обе компании (техническая поддержка и заказчик) используют Битрикс24, то можно пригласить сотрудника компании-партнера на свой портал в качестве экстранет-пользователя для совместной работы по задачам.

Но приглашенный сотрудник не будет доступен в онлайне на портале так же, как ваши сотрудники.

Все равно придется связываться с ним по телефону или писать, чтобы сообщить о новом комментарииили уточнить о ходе выполнения задачи.

Можно настроить автоматический обмен задачами между Битрикс24 разных компаний.

В таком случае задачи, созданные для поставщика или технической поддержки клиента в его Битрикс24, автоматически передаются на портал Битрикс24 компании-партнера.

Минус тут всего один — потребуется предварительная настройка и подключение.

Этот вариант подходит для компаний, имеющих долгосрочные отношения и договор на техническую поддержку или оказание услуг, но не подходит для спонтанных заявок.

Взамен получаем плюсы в виде хранения всей информации в одно месте, легкости создания и контроля задач, оперативности в общении между исполнителем и постановщиком задачи.

При этом все пользователи работают в своем портале Битрикс24.

Правильный обмен задачами между порталами Битрикс24

Первым делом создаем группу на портале, из которой задачи автоматически будут отправляться в Битрикс24 другой компании или для технической поддержки:

Для того, чтобы сотрудникам было легче найти и поставить задачи назовем ее, к примеру, "Группа технической поддержки":

Чтобы любой пользователь портала мог ставить задачи, группу нужно сделать открытой:

Для настройки обмена задачами между порталами используем Пинкит — платформу для быстрых интеграций.

При возникновении проблемы, клиент ставит задачу в своем Битрикс24 в указанной группе, предоставляя всю необходимую информацию для технической поддержки.

Задача автоматически поступает на портал Битрикс24, где назначаем ответственного и начинаем работу.

Исполнитель на своем портале добавляет комментарии к задаче, которые автоматически отправляются на портал клиента, чтобы все были в курсе происходящего.

Таким образом, каждая сторона работает на своем портале, получая актуальные данные по задаче без лишних звонков и ожидания. При этом важная информация не потеряется, а доступ к ней будет только у сотрудников, находящимся в задаче.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Настройка интеграции

Для настройки интеграции и автоматического обмена задачами между разными порталами Битрикс24 устанавливаем и настраиваем Пинкит.

Сделать это можно, выполнив четыре простых шага:

Шаг первый - установите приложение Пинкит из Битрикс24.Маркет.

Шаг второй - авторизуйтесь в личном кабинете Пинкит или зарегистрируйтесь, если у вас нет аккаунта.

Шаг третий - добавьте доступы к порталам Битрикс24, между которыми будет настроен обмен задачами:

Далее идем в раздел "Интеграции" в левом меню и нажимаем на кнопку "Добавить интеграцию":

Шаг четвертый - настройте поля для выгрузки данных, указав источник, инструменты и место назначения данных.

Поле 1 - Откуда

Выбираем Битрикс24 в строке “Откуда отправляем данные".

В строке “Когда” выбираем "Задача - создана".

В строке “Подключение к приложению” выбираем клиентское приложение Битрикс24, к которому ранее добавили доступы.

Поле 2 - Инструменты

Здесь добавляются инструменты, с помощью которых можно получить все данные о задаче. Данная настройка отдаёт всю информацию, например, по статусу задачи, срокам, датам и т.д.

Здесь также есть возможность добавить фильтрацию, которая отсеивает группы по ID, чтобы выгружать задачи только из нужной группы:

Поле 3 – Куда

Куда отправляем данные - Битрикс24.

Какое действие совершаем - "Задача - создать".

Группа - выбираем группу задач.

Подключение к приложению - выбираем портал Битрикс24, в который будут приходить данные.

Ответственный - выбираем ответственного по задаче.

Кликаем "Продолжить":

Поле 4 – Сопоставление данных

На этом этапе настраиваем поля, которые будут обязательно переданы на портал компании, с которой мы работаем. В нашем случае это "Название" и "Описание".

Поле 5 – Запуск

Название интеграции - вводим нужное наименование.

Периодичность запросов данных - ставим нужный промежуток времени.

Время первого запроса - текущее, как вариант.

Сохраняем и запускаем интеграцию.

Так выглядит настроенная интеграция по обмену данными по задачам между разными порталами Битрикс24 в личном кабинете Пинкит:

Итог

После настройки интеграции, задачи будут автоматически передаваться между порталами Битрикс24 без необходимости вручную копировать информацию.

Это позволит избежать потери важных данных и упростит процесс обмена задачами между компаниями.

Насколько это круто — попробуйте и убедитесь сами :)

Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит

С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.

Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пинкит: https://lk.pinkit.io/tariffs