Как оформить 100 пропусков в бизнес-центр за 15 минут: кейс интеграции Битрикс24 + Claris через Пинкит

Глава 1. Что болело до автоматизации

Наш заказчик — крупное девелоперское агентство, расположенное в московском бизнес-центре, где ежедневно кипит жизнь.

Здесь постоянно бывают сотрудники, курьеры, партнеры, потенциальные клиенты — поток гостей не прекращается ни на минуту.

Каждый вход в здание — строго по пропуску.

Если речь о проведении конференции, где заранее подготовлен список участников, оформление превращается в целый квест.

На каждого гостя требуется собрать данные: ФИО, номер автомобиля, время визита, тип пропуска, парковочное место.

Если человек везет оборудование — добавляем еще и список материальных ценностей.

Компания заказчика работает в Битрикс24 и Claris, а основная боль была простой и очень понятной: слишком много ручной работы.

Без автоматизации сотрудники тонули в рутине.

Оформление пропусков растягивалось, информация путалась, а в пиковые моменты возникал риск банально не впустить гостя, потому что парковки не хватило или данные не успели передать вовремя.

Кроме того, для нашего заказчика было важно сохранять все данные о посетителях — особенно если это перспективные контакты, требующие персонального подхода.

Вторая важная часть задачи — настроить автоматическую передачу данных из Claris в смарт-процессы Битрикс24.

Служба безопасности должна проверять гостей по «черному списку» и подтверждать пропуска, а система — автоматически синхронизировать статусы без участия людей.

Проще говоря, нужно убрать из процесса хаос и вернуть сотрудникам время, а гостям — комфортный, бесшовный вход в бизнес-центр. 

Суммируем: что действительно болело?

• До 2 рабочих дней уходило на оформление одного группового пропуска — целая мини-процедура, которая отнимала время у всех.


• Около 30% гостей опаздывали, потому что парковка заполнялась раньше, чем успевали оформить проезд.


• До 15% ошибок при вводе данных: перепутанные ФИО, просроченные пропуска, неверные тайминги.


• 0 аналитики: кто пришел, кто ушел, сколько раз появлялся — информации не было, все терялось.


• И главное: ценные лиды исчезали в почтовом ящике охраны, а не попадали в CRM, где им самое место.

Мы закрыли все эти боли с помощью двух интеграций Пинкит.

Готовые шаблоны вы можете скачать и установить по ссылке — и внедрить такую же автоматизацию у себя.

Глава 2. Решение: две интеграции Пинкит (запуск за 15 минут)

Всего две интеграции — и процесс, который раньше растягивался на дни, теперь укладывается в минуты.

2.1. Из Битрикс24 → Claris: один клик = готовый пропуск

2.1.1. Менеджер создает смарт-процесс «Пропуск» в Битрикс24

Внутри — понятная воронка из четырех стадий: «Начало» → «Подготовка» → «Согласование» → «Выдан».

Сотруднику не нужно ничего выдумывать — все логично и автоматизировано.

2.1.2. Заполняются всего 8 полей.

ФИО, номер авто, перечень ценностей, парковка и другие ключевые данные. Минимум рутины — максимум скорости.

2.1.3. Переход на стадию «Согласование» запускает Пинкит

Интеграция автоматически создает заявку в Claris, забирая все данные из смарт-процесса.

Охрана видит заявку мгновенно в своем интерфейсе.

Гостю больше не нужно ждать, пока администратор кого-то найдет или что-то согласует — он просто приходит и называет свое имя. Все уже готово.

2.2. Из Claris → Битрикс24: статусы обновляются сами

После создания заявки все становится максимально простым для службы безопасности — у сотрудника есть только два действия: одобрить пропуск или отклонить и запросить уточнения.

2.2.1. Охрана нажимает «Одобрено». Смарт-процесс в Битрикс24 автоматически переходит на стадию «Выдан» — пропуск готов.

2.2.2. Охрана нажимает «Отказ». Менеджеру автоматически создается задача «Уточнить данные». Никаких потерянных комментариев, ни одного недозвона — все фиксируется в системе.

2.2.3. Полная синхронизация статусов. Чтобы заказчик всегда понимал, на каком этапе находится пропуск, мы настроили двустороннее обновление.

Как только статус заявки меняется в Claris, смарт-процесс в Битрикс24 обновляется автоматически и отображает то же состояние.

Результат

Гость приезжает уже после согласования, называет ФИО — и шлагбаум открывается. Минимум ручной работы. Ноль хаоса. Максимум прозрачности.

Готовые шаблоны (установка в 3 клика)

Скачать шаблон “Битрикс24 → Claris”

Скачать шаблон “Claris → Битрикс24”

3. Бизнес-польза от автоматизации

После внедрения двух интеграций Пинкит процессы стали быстрее, прозрачнее и безопаснее. Вот ключевые цифры:

3.1. Время оформления значительно сократилось. Первичный пропуск теперь готов в среднем за 15 минут, а не за 2 рабочих дня.

3.2. Экономия на ручном труде — от 20%. Оформление групповых пропусков больше не требует часов монотонной работы. Команда тратит меньше времени — компания экономит больше денег.

3.3. На 30% меньше несанкционированных проходов. Ошибки с чужими, просроченными или вообще отсутствующими пропусками почти исчезли — безопасность выросла, а контроль стал прозрачным.

3.4. Ошибок при выдаче пропусков стало минимум на 15% меньше. Снижение путаницы в данных и человеческого фактора, плюс автоматическая проверка «черного списка» — все это увеличило точность и порядок в процессах.

4. Как внедрить?

4.1. Скачайте готовые шаблоны интеграций. Перейдите по ссылке, выполните регистрацию/авторизацию в Пинкит — и получите оба шаблона.

4.2. Подключите свой Битрикс24. В Пинкит подключите доступ к вашему порталу и адаптируйте интеграции под идентификаторы собственных полей. Это занимает считанные минуты.

Если что-то пойдет не так — наши эксперты всегда готовы помочь с настройкой и проверкой.

4.3. Запускайте интеграции — и экономьте уже сегодня. После старта автоматизация работает сама: пропуска оформляются быстрее, ошибок меньше, а гости проходя по-деловому легко и без задержек.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры помогут настроить интеграцию без ручного труда и разработки.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит