Как автоматизировать отчёты по рекрутингу в Битрикс24: дашборд в Yandex DataLens через PostgreSQL — готовый кейс и шаблон

Было: сводная таблица Excel, которую каждый день собирали вручную из 14 отчётов

Стало: дашборд в Yandex DataLens — любой сотрудник, любой период, 2 секунды

Что это даёт бизнесу:

• Рекрутерам: минус 1 час ручной работы с фильтрами и Excel каждый день — это время уходит на кандидатов.
• Руководителю отдела подбора: не нужно сводить 14 файлов в общий отчёт — 30+ показателей и конверсий считаются автоматически.
• Собственнику: доступ к дашборду в любой момент и экономия более 2,5 млн ₽ в год на оплате времени сотрудников.

Готовые шаблоны интеграции можно бесплатно протестировать по ссылке.

1. Отчёты по найму вручную — почему это дорого обходится

В подборе персонала деньги теряются между этапами воронки: кандидат откликнулся, но до него не дозвонились; записался на собеседование, но не дошёл до клиники; вышел на стажировку и не остался.

Чтобы видеть такие потери, руководителю нужны десятки показателей по каждому рекрутеру. В Битрикс24 эти данные есть, но если собирать их в отчёты вручную, на это каждый день уходят часы всего отдела.

1.1. Практический пример

Кадровое агентство подбирает персонал для медицинских клиник и ведёт кандидатов в Битрикс24 в двух воронках — «Точечный подбор» и «Массовый подбор». Эффективность рекрутеров оценивается по более чем 30 показателям KPI.

Каждый день процесс выглядел так:

1. Каждый из 14 рекрутеров в конце дня открывал свою воронку в Битрикс24.
2. Для каждого показателя настраивал отдельный фильтр: ответственный, дата ZOOM- или очного собеседования, набор стадий сделки. Например, чтобы посчитать «Сколько позвали на обучение», нужно выбрать 10 стадий — от «Записан на обучение» до «Уже не работает».
3. Отдельно смотрел статистику телефонии и вбивал количество и длительность звонков вручную.
4. Переносил цифры в свой файл Excel и сдавал его руководителю отдела.
5. Руководитель отдела сводила 14 файлов в общий отчёт для руководителя компании.

На свой отчёт каждый рекрутер тратил 1 час в день, руководитель отдела на сводный — ещё около часа. Итого около 15 часов рабочего времени ежедневно уходило только на то, чтобы получить цифры.

1.2. Почему такой подход тормозит бизнес

Потеря времени. 14 рекрутеров × 1 час + 1 час на свод — около 315 часов в месяц. Это почти 2 штатные единицы, занятые только отчётами.

Ошибки в цифрах. 14 человек вручную выставляют десятки фильтров. Любая пропущенная стадия искажает конверсию, а при сведении 14 файлов ошибку почти невозможно найти.

Запоздалые решения. Руководитель компании видит картину по отделу только после того, как все сдали отчёты и они сведены в один файл.

Звонки отдельно от сделок. Данные телефонии не связаны с воронкой автоматически — их просматривают и вносят вручную.

Статичный файл. Отчёт в Excel устаревает в момент сохранения: чтобы посмотреть другой период или другого сотрудника, данные нужно запрашивать и сводить заново.

2. Автоматизация аналитики найма: Битрикс24 → PostgreSQL → Yandex DataLens

Чтобы отказаться от ручных отчётов, достаточно выстроить единый поток данных. Рекрутеры продолжают работать в Битрикс24, данные хранятся в отдельной базе, а все расчёты выполняются в Yandex DataLens.

2.1. Как работает интеграция

Схема передачи данных:

Битрикс24 (сделки + телефония) → Пинкит → PostgreSQL → Yandex DataLens → дашборд для руководителя

Выгрузка из CRM. Пинкит автоматически забирает из Битрикс24 сделки из воронок «Точечный подбор» и «Массовый подбор» со стадиями.

Пользовательские поля. Вместе со сделками передаются источник кандидата, даты и время очных и ZOOM-собеседований, даты переносов и причины отказов.

Телефония. Отдельно выгружаются звонки: количество, длительность разговоров и статус вызова — успешный, пропущенный, отклонён, отменён.

Запись в PostgreSQL. Данные раскладываются по таблицам: analitika_vakansii — сделки и поля воронок, zvonki — телефония. История сохраняется, поэтому можно сравнивать любые периоды.

Построение аналитики. Yandex DataLens связывает таблицы по ключевым идентификаторам и рассчитывает все выборки, показатели и конверсии.

2.2. Что получает руководитель на дашборде Yandex DataLens

Дашборд «Отчёт рекрутинг» состоит из 4 вкладок:

«Точка» — показатели каждого рекрутера по воронке точечного подбора и блок звонков: количество, длительность, статусы (скриншот вкладки — в начале статьи).

«Менеджеры ОП» — вся воронка по каждому менеджеру: от откликов и записи на ZOOM до собеседования в клинике, зачёта, обучения, стажировки и выхода на работу.

«По городам» — те же этапы воронки в разрезе 17 городов с конверсией на каждом этапе и итоговой строкой.

«Сделки (сверка с Б24)» — контрольная выгрузка, по которой видно, какие сделки попали в расчёт.

Фильтры — дата начала, дата окончания и ответственный (на вкладке «По городам» — город). Выбрали период и сотрудника — отчёт готов за 2 секунды.

2.3. Какие показатели считаются автоматически

• Источники кандидатов: отклики (HH, SuperJob, Авито, Работа.ру) и холодная база (база HH, рекомендации).
• Активность рекрутеров: количество звонков и суммарное время разговоров.
• Собеседования: назначенные очные и ZOOM, дошедшие до клиники, отменившиеся и не пришедшие.
• Обучение и выход: позванные на обучение и стажировку, вышедшие на работу, уже не работающие.
• Отказы по этапам: после телефонного интервью, отказ рекрутера, отказ клиники, отказ самого кандидата.
• Конверсии в %: доходимость до клиники, назначение собеседований из откликов, переход на стажировку, доля отказов, недозвонов и резерва.

Хотите увидеть Пинкит в действии именно на ваших процессах?

Если ваш бизнес в Москве, то наш ТОП продакт-менеджер Алексей Окара может провести полноценную живую презентацию для вас и ваших коллег в вашем офисе:

• покажем, как платформа интегрируется с вашей CRM и ключевыми сервисами;
• разберём ваши текущие процессы и проблемные точки;
• продемонстрируем, как Пинкит поможет автоматизировать рутину, поднять продажи и сократить расходы;
• ответим на все вопросы и подберём оптимальный тариф.

Подробности по ссылке.

3. Экономический эффект: сколько стоит ручная отчётность

Автоматизация отчётов по найму — это не только удобство. Эффект можно посчитать в часах и рублях.

3.1. Что меняется после внедрения

Минимум рутины. Раньше — 14 рекрутеров по 1 часу в день плюс 1 час на сводный отчёт. Теперь никто не делает выборки и не сводит файлы: отчёт по любому сотруднику за любой период формируется за 2 секунды.

Прямой доступ к данным. Руководитель компании сам открывает дашборд в любой момент — без цепочки «сотрудник → руководитель отдела → руководитель компании».

Звонки в одном отчёте с воронкой. 100% звонков загружаются автоматически и связываются с результатами рекрутера.

Единая логика расчёта. Цифры по всем сотрудникам считаются одинаково и не зависят от человеческого фактора, а вкладка сверки позволяет проверить их по Битрикс24.

3.2. Расчёт экономии

Экономический эффект легко оценить по формуле: Экономия = часовая ставка сотрудника × время, сэкономленное благодаря автоматизации.

Считаем на 21 рабочий день в месяц по средним рыночным ставкам: рекрутер — 600 ₽/час, руководитель отдела подбора — 1 800 ₽/час.

• Рекрутеры: 14 чел. × 1 ч × 21 день = 294 ч × 600 ₽ = 176 400 ₽ в месяц.
• Руководитель отдела: 1 ч × 21 день = 21 ч × 1 800 ₽ = 37 800 ₽ в месяц.

Результат: 214 200 ₽ экономии каждый месяц и 2 570 400 ₽ в год только за счёт отказа от ручной подготовки отчётов.

При этом выгода не ограничивается фондом оплаты труда. Около 315 часов в месяц — почти 2 штатные единицы — теперь уходят на работу с кандидатами, а руководитель видит просадку конверсии в тот же день, а не после того, как отчёты сданы и сведены.

4. Как запустить интеграцию

Мы подготовили готовые шаблоны, чтобы вы могли быстро настроить передачу данных из Битрикс24 в PostgreSQL и построить аналитику найма в Yandex DataLens.

Установите шаблоны интеграции. Получите готовое решение в личном кабинете Пинкит — раздел «Интеграция с PostgreSQL и MySQL», кнопка «Установить шаблоны».

Подключите Битрикс24. Предоставьте доступ к вашему порталу по пошаговой инструкции и укажите доступ к базе PostgreSQL.

Настройте интеграцию под свои процессы. Выберите нужные воронки, стадии, пользовательские поля сделок и статистику звонков.

Соберите дашборд. Подключите Yandex DataLens к базе и настройте отчёты под свою модель найма.

Готовое решение под ключ

Хотите запустить интеграцию ещё быстрее?

При покупке годовой или двухлетней лицензии Пинкит вы получаете бонусные часы работы наших инженеров.

Наши специалисты сами настроят выгрузку сделок, смарт-процессов и пользовательских полей из Битрикс24 в PostgreSQL, подключат данные телефонии и соберут дашборд в Yandex DataLens под ваши KPI.

Вам останется только пользоваться готовой системой и принимать решения на основе актуальных данных.

5. Часто задаваемые вопросы

Нужны ли навыки программирования?

Нет. Интеграция настраивается в визуальном no-code интерфейсе Пинкит по готовому шаблону, а PostgreSQL и Yandex DataLens подключаются без кода.

Подойдёт ли решение не для рекрутинга?

Да. Схема «Битрикс24 → Пинкит → база → DataLens» работает для любых воронок: продажи, сервис, производство. Меняется только набор полей и показателей.

Можно ли добавить новые показатели позже?

Да. Новое поле или стадия добавляется в выгрузку Пинкит, после чего показатель выводится на дашборд.

Как проверить, что цифры на дашборде верные?

Для этого в дашборде есть вкладка сверки с Битрикс24 — по ней видно, какие сделки попали в расчёт.

Сколько стоит Пинкит?

Вы можете бесплатно протестировать платформу на демо-тарифе. Для постоянной работы доступны годовые и корпоративные лицензии — в этом кейсе клиенту подобран тариф «Энтерпрайз» — с бонусными часами работы инженеров.

Где найти готовые шаблоны интеграций?

В каталоге Пинкит собраны сотни готовых решений для интеграции Битрикс24 и amoCRM с различными сервисами. Выберите подходящий шаблон, настройте его под свои задачи и запустите автоматизацию за минимальное время.

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой в России