Интеграция ВТБ с Битрикс24: множество оплат по одной сделке

1. Финансовый учет на портале Битрикс24 и возможные проблемы

Наш заказчик, ведущий сделки в системе CRM, обратился с просьбой упростить процесс работы его сотрудников.

Ситуация следующая: менеджеры компании заключают долгосрочные сделки с клиентами.

Те, в свою очередь, оплачивают счета по ним частями - каждый месяц по одному.

В случае заказчика в Битрикс24 не нужно закрывать сделку сразу, а только менять статус счета на "оплачен", когда поступает соответствующий платеж, и только после получения последней транзакции закрывать сделку.

Если к одной сделке привязан только один счет, то поиск и закрытие его вручную в CRM не составляют труда.

В таком случае бухгалтер находит соответствующую сделку и меняет статус счета.

Проблемы возникают, когда каждый месяц поступает несколько платежей с одинаковой суммой, например, 10 000 рублей (такое часто бывает в компаниях, сдающих недвижимость в аренду).

В этом случае разносить транзакции вручную становится неудобно, к тому же повышается вероятность ошибок, особенно при большом количестве сделок в CRM.

Мы предложили нашему заказчику автоматизировать процесс изменения статуса счета в CRM при поступлении подтверждения оплаты от клиент- банка.

Интеграция проверит сделки не только по сумме, но и по контрагенту и номеру счета, чтобы исключить возможность ошибки.

Роль человека в этом процессе будет минимальной. Если клиент оплатит счет частично, система автоматически создаст задачу для менеджера по разнесению его вручную.

В данном случае интеграция значительно упростит работу со счетами и сделками в CRM, снизит вероятность ошибок и сэкономит время нашего заказчика.

2. Алгоритм работы сделок и настройка интеграции Пинкит

Напомним краткий алгоритм работы сделок, включающих несколько счетов: чтобы закрыть сделку, необходимо получить оплату по всем счетам.

При получении оплаты на сумму, точно соответствующую счету, интеграция отмечает его как оплаченный.

Если оплата, полученная от контрагента, не соответствует сумме платежа, создается задача для бухгалтера или ответственного менеджера на ручную проверку (в случае частичной оплаты счета).

Настройка работы интеграции

Добавляем доступы к порталу Битрикс24 и банк-клиенту в личном кабинете Пинкит. При этом проверяем наличие API у банка (иногда это услуга платная).

На первом шаге указываем, что получаем данные о приходе в банк.

Выбираем наш банк в качестве источника информации, а триггерное действие - "Новая транзакция":

На втором шаге вам предложат использовать дополнительные инструменты (это необязательно).

На третьем шаге выбираем Битрикс24 и указываем действие, которое должно произойти при получении транзакции.

В данном случае это "обновить счет". Для второй интеграции, предназначенной для частичных платежей, действием будет "Создать задачу":

На шаге 4 настраиваем сопоставление полей.

Это поля, которые Пинкит будет соотносить в Битрикс24 и в банке, то есть, сопоставляем компании-контрагенты, счета по номеру и суммы транзакций.

Также можно настроить сопоставление направления платежа, ID компании и транзакции и т.д.

Кстати, очень удобно дополнительно настроить уведомления о новых транзакциях в Телеграм, чтобы вы не только автоматически закрывали счета, но и были в курсе всех поступлений на расчетный счет. Особенно это актуально для менеджеров, у которых переход на следующий этап работы с клиентом связан с получением оплаты.

Неплохим дополнением к данной интеграции можно настроить также аналитику в Гугл Шитс по приходам и расходам, чтобы вы могли отследить финансовые транзакции не только входящие, но и исходящие, и рассмотреть их в динамике. Также наш маркетинг оперативно построит для вас дашборды по сводным данным, которые покажут показатели в виде наглядных диаграмм и графиков. Протестировать интеграции можно в личном кабинете.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит