Настройка интеграции на автоматический запуск бизнес-процессов при добавлении (изменении) сотрудника в Битрикс24

1. Проблема адаптации новых сотрудников и польза автоматизации

Допустим, HR-ры вашей компании нашли на должность технического специалиста подходящую кандидатуру и пригласили на стажировку.

Если вы находитесь в поиске новых кадров, вам будет интересна наша подборка по сервису HeadHunter.

С первого дня работы новому сотруднику нужно ознакомиться с корпоративной культурой, трудовыми обязанностями, организационной структурой и так далее.

Также руководитель должен выдать новичку доступы к рабочим сервисам, а сотруднику — подтвердить их получение.

Рекомендуем хранить все доступы в Базе Знаний Битрикс24. О Базе Знаний читайте нашу статью.

Все эти процессы крайне важны на первых шагах адаптации, но у руководящего состава все еще остаются повседневные обязательства.

Они не могут проводить все свое рабочее время с новыми сотрудниками и ежеминутно контролировать этапы встраивания в коллектив.

Из-за этого процесс адаптации может сильно затянуться.

Решить эту проблему поможет автоматизация с помощью бизнес-процессов Битрикс24.

Если вы находитесь в поиске "синих воротничков" в сервисе Авито, вам поможет наша подборка.

Алгоритм следующий: создаем бизнес-процесс, вбиваем нужные данные, добавляем в настройки новичка.

Как только он изучит информацию и подтвердит ознакомление, закрываем бизнесс-процесс:

Однако в этом механизме есть существенно “но”. Бизнес-процесс по новому сотруднику можно запустить только из живой ленты вручную, а новичок может и не знать, как это сделать.

Тем более даже такая малая часть ручного труда ставит под сомнение термин “автоматизация”.

Но и из этой ситуации есть выход. Нужно настроить интеграцию Пинкит на автоматический запуск БП, как только в системе появляется новый сотрудник.

Аналогичный сценарий можно применить и к изменению профиля сотрудника.

Это подойдет к ситуациям, когда работник проходит, например, курс повышения квалификации:

Переходим к настройке интеграции.

2. Автоматический запуск бизнес-процесса при добавлении или изменении профиля сотрудника: настройка интеграции

Шаг первый - Откуда. На этом шаге в поле “Откуда получаем данные” ставим Битрикс24.

Следом в поле “Когда” выбираем необходимое действие, которое запустит БП: обновление профиля пользователя, либо его создание:

Не забываем обозначить, что новичок является сотрудником, а не экстранет-пользователем. Иначе БП в живой ленте не сработает.

Шаг второй - Инструменты. В пользовательском поле поля указываем “Новый”, чтобы интеграция определила статус новоявленного сотрудника.

Возвращаемся на первый шаг и используем инструмент “Протестировать”, чтобы получить список всех полей сотрудника.

Ищем необходимое поле, копируем путь к нему. Следом настраиваем шаг интеграции.

Применяем инструмент “Проверка”. В названии поля указываем путь, полученный из тестовых данных, ставим условие "Текст-Содержит", сравниваемое значение - "Новый".

Если проверка пройдена успешно, выполняем действие “Продолжить”. Таким образом интеграция сработает при добавлении нового пользователя.

Если нужно срабатывание БП на уже существующего пользователя, то игнорируем эту настройку.

Также есть возможность присвоить каждому из пользовательских полей (если их несколько, как например, профиль сотрудника) необходимый бизнес-процесс. Таким образом мы настроим срабатывание БП на повышение квалификации сотрудника, если укажем в пользовательском поле соответствующее значение.

3. Резюмируем

С помощью Пинкит можно настроить автоматическое срабатывание бизнес-процесса в Битрикс24 не только на сотрудников, но и на любую другую сущность: смарт-процесс, контакт, сделку или лид.

Интеграция полностью автоматизирует процессы в компании и существенно сократит ручной труд менеджеров.

Попробуйте самостоятельно протестировать интеграции для автоматического запуска бизнес-процесса, зарегистрировавшись в нашем личном кабинете Пинкит по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит