Встречи для выявления сценариев по уменьшению ручного труда. Кейс по интеграция HubEx и Битрикс24 в качестве примера

1. Встречи для выявления сценариев уменьшения ручного труда: получаем дополнительную бизнес-пользу

Рассмотрим пример нашего заказчика, который обратился со штатной задачей настройки бизнес-процессов в его CRM Битрикс24. Продлевая лицензию в Пинол, он получил от нас бонусные часы техподдержки.

Как поменять структуру команды и создать регламент для проведения идеальной встречи с клиентом? Читайте здесь.

Когда у заказчика есть конкретный запрос на автоматизацию и он понимает, что можно улучшить, то тут все просто: назначается встреча, согласовывается объем работ на недельный спринт и наши инженеры берутся за работу.

Однако бывает так, как в примере с нашим заказчиком: за год он так и не решил, на что потратить часы и не израсходовал их. Он считает, что бизнес-процессы в компании не улучшить и сократить ручной труд еще больше не получится.

Тестовая интеграция через API для клиента на Битрикс24 или amoCRM: что такое пилот, читайте в нашем блоге.

Давайте разберем такую ситуацию подробнее. Современный бизнес нельзя построить на использовании только одной платформы.

Компании совместно со своей CRM пользуются банк-клиентом, сервисами для складского и финансового учета (МойСклад и ПланФакт), а также сотрудничает с партнерами, где так же используется CRM и было бы неплохо обмениваться данными.

В такой ситуации можно настроить несколько сценариев для автоматизации, вместо того, чтобы ежедневно выполнять большой объем ручного труда.

Проблема тут в том, что заказчик, находясь внутри привычных процессов, не всегда может сам сформулировать задачу для автоматизации.

Именно в таких случаях мы предлагаем заказчику выйти на всречу с нашими специалистами. Вместе мы выявляем сценарии для автоматизации, которую можем реализовать за бонусные часы техподдержки.

Как считаются API-вызовы в интеграциях на примере выгрузки дела из одного Битрикс24 в другой? Рассказываем тут.

Как мы писали выше, на встрече заказчик рассказывает о сервисах, с которыми работают сотрудники компании, а мы предлагаем готовые кейсы обмена данными между ними и CRM заказчика.

В качестве бонуса мы можем также предоставить дополнительные часы от продакт-менеджера для ускорения принятия решения и передачи задачи инженеру.

Инструкция по настройке обмена данными между облаком Битрикс24 и коробкой (создание и обновление сделок) по ссылке.

В результате заказчик получает решение (тестовая интеграция), о котором даже не знал.

Ему останется только оценить пилот на предмет пользы для бизнеса, посмотреть, как сильно уменьшается работа руками и предложить, если нужно, дополнительные правки.

Инструкция по настройке Пинкит на примере обмена сделками и пользовательскими полями Битрикс24 здесь.

Вернемся к примеру нашего заказчика. Он пришел на встречу с запросом настройки обмена данными между двумя порталами Битрикс24.

В ходе обсуждения выяснилось, что он также использует систему ведения тикетов HubEx для оказания сервисных услуг.

Интеграция тикет-системы OTRS с несколькими Битрикс24 для компании в сфере IT-сопровождения и консалтинга: похожий кейс читайте в нашем блоге.

Мы предложили, а позже и реализовали, ему настройку за бонусные часы пилота интеграции хелпдеска с Битрикс24.

2. Интеграция HubEx и Битрикс24: выгрузка тикетов в задачи

Сервис HubEx используется заказчиком для создания и обработки заявок по грузоперевозкам, которая после заполнения всех необходимых полей закрепляется за конкретным исполнителем.

У заявок есть стадии, которые работник компании отслеживает через мобильное приложение.

Для обмена заявками между HubEx и Битрикс24 мы предложили использовать задачи либо смарт-процессы.

Так заявки из HubEx не будут перемешиваться со сделками по другим направлениям деятельности компании.

У задач также есть стадии. Можно еще настроить пользовательские поля, и новая заявка в HubEx будет автоматически создана в задаче Битрикс24 (и в обратную сторону).

Если на какой-то стороне будет изменен статус заявки, изменения синхронизируются.

Шаг первый: Откуда

Ставим источником данных HubEx, событие - создание заявки.

Шаг второй: Инструменты

Настраиваем дополнительные запросы, которые будут получать и обрабатывать информацию о заявке. Здесь, в том числе, можно использовать следующие инструменты:

• API-запрос методами GET и POST

• Проверка

• Скачать файл (если нужно выгрузить, например, документ)

• Сопоставление данных (чтобы настроить сопоставление исполнителей заявки и задачи)

Шаг третий: Куда

В необходимой группе Битрикс24 создаем задачу и присваиваем ей ответственного:

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем поля заявки и задачи.

Шаг пятый: Запуск

Задаем интервал запросов и запускаем тестовую интеграцию.

Резюмируем

Итак, если вы думаете, что бизнес-процессы в вашей компании не нуждаются в улучшении, все же советуем потратить немного своего времени на встречу с нашими специалистами.

Практически в ста процентах случаев мы вместе с заказчиком выявляем моменты рабочего процесса, которые можно автоматизировать.

Пилотная интеграция, в свою очередь, поможет оценить бизнес-пользу от автоматизации, после чего вы можете принять решение о ее использовании.

Плюс в том, что все можно сделать в рамках бонусных часов техподдержки.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит