Интеграция Финолог и Битрикс24: автоматизация финансового учета и автоудаление планируемых проводок после оплаты

1. Пример заказчика: проблема и решение

Сотрудники одного из наших заказчиков работают в Битрикс24 и WMS-системе, предназначенной для управления всеми процессами на складе, начиная с получения товара и заканчивая его отгрузкой.

Счета формируются через WMS-систему, а оплаты автоматически синхронизируются с сервисом Финолог.

Таким образом, как выставленные, так и оплаченные счета фиксируются в Финологе в виде плановых и фактических приходов.

Запрос заказчика заключается в связке CRM Битрикс24 с Финолог, чтобы процесс фиксации оплат в сделках был под контролем менеджеров, а также чтобы данные по приходам бесшовно передавались из Финолог в Битрикс24.

Алгоритм следующий: в Битрикс24 менеджеры создают компанию только при заключении договора (при этом формируется сделка с указанием суммы оплаты за услуги).

Однако счета не выставляются в Битрикс24, а генерируются в WMS-системе, где при создании счета автоматически создается плановый приход.

Когда счет оплачивается, информация о нем поступает в Финолог как фактический приход, и затем этот приход должен быть передан в Битрикс24, где он сопоставляется с соответствующей сделкой.

После этого счет помечается как оплаченный, а сделка – как успешная.

Одновременно плановая операция в Финолог удаляется, заменяясь только фактическими данными.

Основная проблема в том, что в Битрикс24 отсутствуют данные о приходах, а в Финолог возникают дублирование плановых и фактических операций.

Подобные задачи мы уже решали с помощью Пинкит. Далее разберем, как работает наш алгоритм.

2. Интеграция Финолог и Битрикс24 для выгрузки оплат и закрытия плановых проводок в Финолог

2.1. Удаление планируемой финоперации из Финолог

Итак, при выставлении счета в WMS-системе в Финолог автоматически генерируется плановый приход.

Когда счет оплачивается, создается фактическая операция, которая дублирует плановую.

Задача — удалить плановую операцию после того, как счет будет оплачен.

Для решения этой задачи мы создадим интеграцию между "Финолог" и "Битрикс24" на платформе Пинкит.

Процесс начинается с авторизации обоих сервисов (Битрикс24 и Финолог) в Пинкит. Для этого потребуется регистрация на платформе.

После регистрации (или авторизации) в Пинкит, переходим в раздел "Доступы", жмем кнопку "Добавить доступ" и выбираем в списке сервис Финолог:

Далее, в настройках интеграции (на шаге 3), мы указываем, что Пинкит будет искать финоперацию в Финолог, например, по номеру счета.

Когда он найдет такую операцию, будет выполнено действие "Удалить операцию".

При этом важно, чтобы на шагах 1 и 3 в настройках интеграции был указан один и тот же сервис как источник и приемник данных.

2.2. Выгрузка прихода из Финолог в сделку Битрикс24

Когда в сервисе Финолог счет помечается как оплаченный (данные об оплате поступают от банка-клиента), Пинкит ищет соответствующую сделку в Битрикс24 и переводит ее на стадию "Оплата".

После этого сделка закрывается, и могут выполняться дополнительные действия, если они нужны (например, отправка уведомлений менеджеру или создание отгрузки).

Для настройки такого алгоритма в Пинкит необходимо выбрать в качестве источника сервис Финолог, а триггером будет служить событие создания новой операции поступления.

Приемником данных станет Битрикс24, а действием — обновление сделки.

Резюмируем

Особенность данного кейса заключается в том, что счета не создаются напрямую в сделках, а генерируются в стороннем сервисе.

Тем не менее, алгоритм остается типовым: мы получаем как плановую, так и фактическую операцию в Финолог, и эти операции дублируют друг друга, что приводит к нахлесту и ошибкам в аналитике.

Чтобы избежать необходимости вручную искать и удалять дубликаты плановых операций, а также закрывать сделки в Битрикс24 вручную, тратя время менеджеров, мы настроили три интеграции для автоматизации этих рутинных действий.

Этот подход позволяет оптимизировать процесс финансового учета и повысить общую эффективность работы, освобождая сотрудников от лишней работы и ускоряя процессы.

Вы можете протестировать данный кейс, установив шаблон интеграций: https://lk.pinkit.io/cases

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит