Один заказчик обратился к нам с довольно интересным запросом. Его фирма занимается техобслуживанием различного транспорта, а часть сотрудников работают на выезде, то есть, вне офиса. Ремонтникам необходимо оперативно получать и передавать заявки и все вложения в них.
О том, как реализовать кейс связки Битрикс24, таблиц Гугл и Телеграм и какая бизнес-польза от этого сценария, читайте далее.
1. Бизнес-процессы в компании заказчика и потребность в автоматизации
Рабочий процесс в компании заказчика построен на заявках от клиентов, которые оформляются в Битрикс24 в виде смарт-процессов.
Далее они перенаправляются инженерам, работающим на выезде.
Главный критерий в таком режиме труда - оперативность обработки и передачи заявки и вложений к ним (может быть фото, видел, документы).
Если интересна выгрузка тайминга и списка задач из Битрикс24 в Эксель с построением дашбордов, читайте наш кейс.
В рабочем процессе также есть одна особенность. Менеджеры компании ранее использовали в работе Google Sheets (Exel), а позднее перешли на Битрикс24.
Однако привычка использовать функционал Гугл таблиц осталась, и сотрудники хотели бы сохранить подобную модель работы.
Интеграцию Google Sheets и Битрикс24 также можно использовать для учета товарных остатков — читайте здесь.
Для сохранения укоренившихся стандартов работы нам нужно связать две платформы - Google Sheets и Битрикс24.
Выглядеть это будет так: сотрудники, работающие в офисе, вносят необходимые данные в смарт-процессы Битрикс24, а они автоматом дублируются в таблицу, где ремонтники смогут посмотреть нужную информацию.
Это могут быть сведения любого типа, как текстовый файл, так и картинка, видео и так далее.
При этом передать данные нужно не просто быстро, но еще и убедиться, что они доставлены и приняты в работу, так как это напрямую влияет на эффективность работы.
Реализовать это лучше всего через мессенджер, в нашем случае Telegram.
Интеграция WhatsApp или Telegram с чатом сделки Битрикс24 с отправкой уведомлений о сообщениях без ответа менеджера: читайте тут.
Если резюмировать, то заказчику требуются настроить следующий бизнес-сценарий:
Сотрудник, работающий в офисе берет в работу заявку от клиента и вносит нужные данные в смарт-процесс в Битрикс24, включая необходимые файлы.
Вся внесенная информация передается в Гугл таблицу.
Следом интеграция отправляет дубликат заявки в Телеграм со всеми прикрепленными вложениями.
Далее разберем, как настроить интеграции для реализации такого бизнес-сценария.
2. Настройка интеграций Битрикс24 с Эксель и далее с Телеграм (пример автоматизации)
2.1. Выгрузка полей из смарт-процессов в таблицу
Шаг первый: Откуда
Даем доступ Битрикс24 и необходимой таблице. Данные из смарта будут уходить в момент создания либо обновления.
Понадобится настроить отдельную интеграцию для каждого действия.
Так информация будет передаваться не только в момент создания заявки (смарт-процесса), но и при заполнении дополнительных полей смарта в процессе обработки.
Шаг третий: Куда
Даем доступ Google Sheets и выбираем необходимую таблицу и ее лист. Триггером ставим либо создание строки, либо обновление строки.
Если смарт создается впервые, то создаем строку, если обновляется - соответственно, обновляем.
Шаг четвертый: сопоставление данных
Сопоставляем поля смарта и столбцы таблицы.
Шаг пятый: Запуск
Запускаем интеграцию.
2.2. Отправка уведомлений в Телеграм с файлом и фото
Шаг первый: Откуда
Откуда получаем данные - Битрикс24, триггер - создание смарт-процесса.
Шаг второй: Инструменты
Настраиваем инструменты для обработки данных.
В данном случае можно использовать, например, API-запросы для проверки заполнения необходимого поля, куда прикрепляются файлы.
Проверяем заполнение данного поля в Битрикс24 и получаем файл (документ или фото). Для этого используем инструмент "Скачать файл".
Шаг третий: Куда
Выбираем действие Отправить файл и/или фото в Телеграм:
Шаг четвертый: Сопоставление данных
Указываем поле с файлом и/или фото на этапе сопоставления данных.
Шаг пятый: Запуск
Сохраняем и запускаем интеграцию.
3. Резюмируем
Такая автоматизация с помощью интеграций в Пинкит исключила потребность в ручном копировании данных из смартов Битрикс24 в таблицы Гугл для менеджеров нашего заказчика.
Все значения полей, а также вложенные в смарт файлы, автоматически передаются в нужные чаты Телеграм (это может быть как персональный чат ремонтника, так и групповой чат сотрудников).
Чтобы настроить выгрузку из смартов или других сущностей в табличку с отправкой уведомлений в телегу о новых заявках с фото и документами, регистрируйтесь по ссылке https://lk.pinkit.io/register и протестируйте интеграцию самостоятельно.
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Павел Филатов
|
|
Сервис – это незаменимый инструмент для обмена данными с внешними web-сервисами.
Самые востребованные интеграции по API: Google Sheets, Unisender, СберБанк, HH.ru, Контур.Фокус, GetCourse, Банки, iiko. |
|
Павел Филатов
|
|
А вы уже смотрели наш раздел ""? Здесь мы регулярно публикуем полезные материалы по работе с CRM.
|
|
Павел Филатов
|
|
Для тех, кто идет в ногу со временем, мы проводим регулярные
Если у Вас есть вопросы по настройке, по функционалу или вы просто хотите быть в курсе новых трендов, тогда регистрируйтесь и подключайтесь к нашим вебинарам. Для вас всегда интересные спикеры, разбор задач на примере реальных кейсов, а также подарки самым активным. |