Интеграция Битрикс24 и Google Sheets: внедряем корпоративный портал

1. Ситуация заказчика: задача и решение

Заказчик, обратившийся в нашу компанию, владеет большой компанией из сферы контейнерных перевозок с более чем 1000 работников в штате.

Разные отделы организации ведут рабочий процесс в своем Битрикс24.

Главная проблема заказчика - это заполнение профилей сотрудниками компании.

Так как сервисов Битрикс24 несколько, то и заводить профили работников приходится по отдельности на каждый из порталов.

Из-за этого информация в карточке сотрудника вписана не полностью, максимум корректная информация добавлена на один из порталов.

Работники просто не могут возиться с оформлением каждого из профилей, так как компания большая, сделок много и вообще время-деньги.

Заказчик поставил задачу перед своими HR-ми “разгрести” и актуализировать данные на порталах, так как информация на них, мягко говоря, была не систематизирована.

Условно, если один из работников менял сведения о себе в профиле на одном портале (например, изменил номер телефона), то на других порталах никто изменений не видел.

А мы помним, что в штате более 1000 сотрудников, представьте как неудобно работать в таких условиях.

Решить проблему заказчика мы предложили следующими способами:

Во-первых, связать порталы Битрикс24 так, чтобы при перекидывании работника из одного сервиса в другой, данные из его профиля подтягивались автоматически.

Во-вторых, сделать так, чтобы кадровики видели корректность и полноту заполнения профилей работника.

Реализуем это с помощью выгрузки всех полей профиля при его изменении или создании в Google Sheets.

2. Плюсы интеграции Битрикс24 и Google Sheets

Подробнее разберем преимущества выгрузки данных в Google Sheets:

2.1 Исключаются ручное копирование и перенос данных, плюс есть возможность настроить выгрузку по расписанию.

2.2 На основе полученных данных можно строить дашборды:

2.3 Можно отфильтровать работникам по различным типам, как, например, является ли он интранет- или экстранет- пользователем.

Одним из важнейших условий заказчика при настройке интеграции было покрытие сценарием экстранет-пользователей.

Таким образом запрос был выполнен на 100 процентов.

3. Плюсы интеграции Битрикс24 и Google Sheets для службы HR

Кадровой службе интеграция поможет в следующих рабочих моментах:

3.1 Повышение скиллов персонала.

Так, с помощью таблиц можно увидеть, какой опыт работы у сотрудника, какие курсы он проходил и так далее.

Это поможет подобрать ему программу по улучшению его навыков.

3.2. Отслеживание укомплектованности штата

Таблицы помогают отследить количество сотрудников в каждом из отделов, а также подсветить слабые места организации.

Это позволит контролировать укомплектованность кадрами.

3.3. Просто радуем сотрудников

Каждому сотруднику приятно получить подарок от компании, например, в свой день рождения или просто услышать поздравления от коллег.

Отслеживать особенные дни календаря и хранить всю информацию о них помогут все те же таблицы.

При желании можно даже будет настроить интеграцию с Unisender для автоматических рассылок.

Резюмируем

Интеграция с Google Sheets позволит не только структурировать всю информацию о сотрудниках, но и собрать все данные в единой таблице.

Это, в свою очередь, снимает с работников необходимость вручную заполнять профили, а главное - приводит в порядок базы работников на всех порталах компании.

Собственно, все так, как и хотел наш заказчик).

Если вы хотите настроить интеграции и протестировать функционал самостоятельно, регистрируйтесь по ссылке в личном кабинете Пинкит: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит