Кейсы интеграции этих платформ для владельцев гостиничного дела и компаний из сферы ЖКХ мы уже рассматривали. Теперь же расскажем, как работает интеграция на примере юридической фирмы.
Если вам нужна интеграция системы управления отелем на Bnovo с Битрикс24 с финучетом на ПланФакт, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
1. Что можно автоматизировать в процессе учета доходов?
Коротко пробежимся по процессу организации работы в компании нашего заказчика.
Управление сделками и формирование счетов происходит на портале Битрикс24, а приходные финансовые операции (платежи от клиентов) фиксируется в Планфакт автоматически, как только на расчетный счет заказчика поступают средства.
Чтобы свести данные о приходах в Планфакт со сделками в Битрикс24, сотрудникам приходится искать необходимые сделки и счета вручную, сопоставляя данные по сумме прихода.
В ситуации, когда их нужно закрывать или двигать - тот же лишний ручной труд.
Бывают ситуации, что клиенты оплачивают счета частично, тогда поступившая сумма не совпадает с суммой прихода и найти ее становится сложнее.
Все это выливается в кучу потраченного времени, за которое можно было бы сделать больше полезной работы. Плюс не забываем, что такой ручной труд может сопровождаться ошибками, в результае которых не те сделки могут быть закрываты и клиент не получит свой товар вовремя...
На этом сложности не заканчиваются. Рассмотрим ситуацию, когда нужно отправить счет клиенту.
Сотрудники нашего заказчика в такой ситуации вынуждены вручную создать планируемую финансовую операцию в ПланФакт. Но когда поступит оплата, то будет автоматически создана фактическая операциея прихода и финоперации (планируемая и фактическая) задублируются.
Получается, заказчику нужно отследить оплату, найти и удалить планируемую финансовую операцию (и делается это опять вручную).
Итак, перейдем к проблемам, с которыми мы сталкиваемся в итоге.
Во-первых, между данными нет никакой синхронизации. Мы не знаем какую сделку закрывать и кто оплатил счет.
Во-вторых, информация об учете фактических платежей хранится в одном месте, а данные о контрагентах, сделках и счетах - в другом.
Да, ПланФакт учитывает все платежи, но пометки к какому счету и сделке в Битрикс24 они относятся нет.
Мы предложили заказчику автоматизировать всю эту ручную работу с помощью платформы для простых интеграций Пинкит.
Что нужно сделать заказчику для синхронизации данных
Для начала, выгружать сделки, созданные в Битрикс24, в планируемые операции ПланФакт.
Далее, как только платежи от клиентов поступают в банк, эти сделки должны двигаться и помечаться оплаченными автоматически.
Ну и наконец, в зависимости от типа оплаты (безналичные или наличные), менять способы создания планируемой финансовой операции.
Важная деталь: в качестве проектов заказчик использует юридические практики, а не контрагенты.
К примеру, взыскание долгов, интеллектуальную собственность, строительство и недвижимость и так далее.
Аналитика и воронки сделок в Битрикс24 ведутся именно по этим направлениям.
Для решения задачи заказчика мы предлагаем несколько интеграций:
1) Битрикс24 и ПланФакт: при переводе сделки на нужную стадию, интеграция создаст планируемую финансовую операцию из Битрикс24 в ПланФакт.
2) Битрикс24 и ПланФакт: при переводе старого счета или нового счета на необходимую стадию интеграция создаст планируемую финансовую операцию из Битрикс24 в ПланФакт (функционал счетов в Битрикс24 отличается, и мы поддерживаем оба формата).
3) ПланФакт и ПланФакт: при подгрузке выписки из клиент-банков по фактическим операциям интеграция удалит планируемую финансовую операцию в ПланФакт.
4) ПланФакт и ПланФакт: учитывает частичную предоплату в ПланФакт.
5) ПланФакт и Битрикс24: выгружает фактическую финансовую операцию из ПланФакт в соответствующую сделку (счет) Битрикс24.
2. Автоматизируем управленческий учет на базе ПланФакт и Битрикс24 (с частичными предоплатами)
Создаем планируемую финансовую операцию из Битрикс24 в ПланФакт
Как только мы создаем сделку, нам нужно забрать данные из Битрикс24 и передать их в ПланФакт.
Для этого во вкладке "Шаг 1:Откуда" выбираем в качестве источника данных свой портал Битрикс24.
Подключаем к нему доступы, триггер - создание сделки.
Во кладке "Шаг 3: Куда" в качестве приемника указываем ПланФакт и даем доступ к его учетке, действие - "Создать операцию".
Подробно на настройке останавливаться не будем.
Данная связка нужна, чтобы автоматически планировать будущие доходы и сопоставлять в аналитике плановые и фактические платежи для исключения ситуации кассового разрыва.
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Выгружаем фактическую финансовую операцию из ПланФакт в сделку Битрикс24.
Тут берем фактическую финансовую операцию, то есть, поступление, которое создается автоматически клиент-банком.
Далее, ищем сделку соответствующую по сумме и контрагенту.
Находим в этой сделке счет на эту сумму и помечаем его оплаченным.
В зависимости от воронки закрываем сделку или двигаем на следующую стадию.
Во вкладке "Шаг 1:Откуда" выбираем ПланФакт, триггером будет создание новой операции типа поступление.
Во вкладке "Шаг 3: Куда" указываем Битрикс24 и действие - "Обновить сделку".
Здесь нам нужно удалить планируемую операцию, так как при поступлении платежа по новой сделке возникает дублирование планируемой и фактической операции.
В этом нам поможет третья интеграция.
Удаляем планируемую финансовую операцию в ПланФакт
.Здесь на шагах 1 и 3 выбираем ПланФакт. На первом шаге триггером будет новое поступление, а на третьем шаге будет выполняться действие "Удалить операцию".
Финансовую операцию можно найти через ИНН, либо через назначение счета с помощью инструментов Пинкит.
В этом случае четко прослеживается фактическая сумма поступивших средств на счет и какая сумма должна поступить.
А теперь самое интересное - то, что всегда создает проблемы у наших заказчиков - учет частичных предоплат.
Учет частичной предоплаты в ПланФакт.
В ситуации, когда клиент оплачивает счет не полностью, а частично, нужно уменьшить планируемую финансовую операцию на сумму оплаты.
Происходит поступление (фактическая финансовая операция) в ПланФакт, и для выборки данных на этом этапе мы указываем триггер "Новые операции":
На втором шаге настройки мы используем инструмент Пинкит "Математическое действие":
Здесь прописываем формулу для вычитания суммы фактической финоперации из суммы планируемой финоперации.
Для этого на следующем шаге (опять же в ПланФакт) указываем действие "Обновить операцию":
3. Вывод
Мы начинали работать с этим заказчиком с того, что настроили автосоздание задачи для менеджеров после поступления частичной оплаты.
Теперь же это происходит автоматически и заказчику не нужно искать соответствующую оплату в куче сделок по разным контрагентам.
Если вам необходимо обновлять не сделки и счета, а другие сущности, например, смарт-процессы в Битрикс24 при создании фактических финопераций, функционал Пинкит также позволяет это сделать.
Также настраивается подробная аналитика по всем поступлениям и выплатам из ПланФакт, чтобы вы могли не только сопоставлять плановые показатели с фактическими, но и отслеживать узкие места в своем бизнесе в разрезе сотрудников, плательщиков, сделок и так далее. Попробовать настроить интеграции можно в личном кабинете Пинкит.
Если вам нужна интеграция системы управления отелем на Bnovo с Битрикс24 с финучетом на ПланФакт, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Маргарита Захарова
|
|
– это незаменимый инструмент для обмена данными с внешними web-сервисами.
Самые востребованные интеграции по API: Google Sheets, Unisender, СберБанк, HH.ru, Контур.Фокус, GetCourse, Банки, iiko. |
|
Маргарита Захарова
|
|
Для тех, кто идет в ногу со временем, мы проводим регулярные
Если у Вас есть вопросы по настройке, по функционалу или вы просто хотите быть в курсе новых трендов, тогда регистрируйтесь и подключайтесь к нашим вебинарам. Для вас всегда интересные спикеры, разбор задач на примере реальных кейсов, а также подарки самым активным. |
|
Маргарита Захарова
|
|
А вы уже смотрели наш раздел ""? Здесь мы регулярно публикуем полезные материалы по работе с CRM.
|
|
Маргарита Захарова
|
|
, где Вы найдете много полезных кейсов.
|
Елена Хажина
|
|
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке:
|