Двусторонний обмен между Битрикс24 и ПланФакт: создание управленки с учетом типа оплат

Если вам нужна интеграция системы управления отелем на Bnovo с Битрикс24 с финучетом на ПланФакт, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

1. Что можно автоматизировать в процессе учета доходов?

Коротко пробежимся по процессу организации работы в компании нашего заказчика.

Управление сделками и формирование счетов происходит на портале Битрикс24, а приходные финансовые операции (платежи от клиентов) фиксируется в Планфакт автоматически, как только на расчетный счет заказчика поступают средства.

Чтобы свести данные о приходах в Планфакт со сделками в Битрикс24, сотрудникам приходится искать необходимые сделки и счета вручную, сопоставляя данные по сумме прихода.

В ситуации, когда их нужно закрывать или двигать - тот же лишний ручной труд.

Бывают ситуации, что клиенты оплачивают счета частично, тогда поступившая сумма не совпадает с суммой прихода и найти ее становится сложнее.

Все это выливается в кучу потраченного времени, за которое можно было бы сделать больше полезной работы. Плюс не забываем, что такой ручной труд может сопровождаться ошибками, в результае которых не те сделки могут быть закрываты и клиент не получит свой товар вовремя...

На этом сложности не заканчиваются. Рассмотрим ситуацию, когда нужно отправить счет клиенту.

Сотрудники нашего заказчика в такой ситуации вынуждены вручную создать планируемую финансовую операцию в ПланФакт. Но когда поступит оплата, то будет автоматически создана фактическая операциея прихода и финоперации (планируемая и фактическая) задублируются.

Получается, заказчику нужно отследить оплату, найти и удалить планируемую финансовую операцию (и делается это опять вручную).

Итак, перейдем к проблемам, с которыми мы сталкиваемся в итоге.

Во-первых, между данными нет никакой синхронизации. Мы не знаем какую сделку закрывать и кто оплатил счет.

Во-вторых, информация об учете фактических платежей хранится в одном месте, а данные о контрагентах, сделках и счетах - в другом.

Да, ПланФакт учитывает все платежи, но пометки к какому счету и сделке в Битрикс24 они относятся нет.

Мы предложили заказчику автоматизировать всю эту ручную работу с помощью платформы для простых интеграций Пинкит.

Что нужно сделать заказчику для синхронизации данных

Для начала, выгружать сделки, созданные в Битрикс24, в планируемые операции ПланФакт.

Далее, как только платежи от клиентов поступают в банк, эти сделки должны двигаться и помечаться оплаченными автоматически.

Ну и наконец, в зависимости от типа оплаты (безналичные или наличные), менять способы создания планируемой финансовой операции.

Важная деталь: в качестве проектов заказчик использует юридические практики, а не контрагенты.

К примеру, взыскание долгов, интеллектуальную собственность, строительство и недвижимость и так далее.

Аналитика и воронки сделок в Битрикс24 ведутся именно по этим направлениям.

Для решения задачи заказчика мы предлагаем несколько интеграций:

1) Битрикс24 и ПланФакт: при переводе сделки на нужную стадию, интеграция создаст планируемую финансовую операцию из Битрикс24 в ПланФакт.

2) Битрикс24 и ПланФакт: при переводе старого счета или нового счета на необходимую стадию интеграция создаст планируемую финансовую операцию из Битрикс24 в ПланФакт (функционал счетов в Битрикс24 отличается, и мы поддерживаем оба формата).

3) ПланФакт и ПланФакт: при подгрузке выписки из клиент-банков по фактическим операциям интеграция удалит планируемую финансовую операцию в ПланФакт.

4) ПланФакт и ПланФакт: учитывает частичную предоплату в ПланФакт.

5) ПланФакт и Битрикс24: выгружает фактическую финансовую операцию из ПланФакт в соответствующую сделку (счет) Битрикс24.

2. Автоматизируем управленческий учет на базе ПланФакт и Битрикс24 (с частичными предоплатами)

Создаем планируемую финансовую операцию из Битрикс24 в ПланФакт

Как только мы создаем сделку, нам нужно забрать данные из Битрикс24 и передать их в ПланФакт.

Для этого во вкладке "Шаг 1:Откуда" выбираем в качестве источника данных свой портал Битрикс24.

Подключаем к нему доступы, триггер - создание сделки.

Во кладке "Шаг 3: Куда" в качестве приемника указываем ПланФакт и даем доступ к его учетке, действие - "Создать операцию".

Подробно на настройке останавливаться не будем.

Данная связка нужна, чтобы автоматически планировать будущие доходы и сопоставлять в аналитике плановые и фактические платежи для исключения ситуации кассового разрыва.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Выгружаем фактическую финансовую операцию из ПланФакт в сделку Битрикс24.

Тут берем фактическую финансовую операцию, то есть, поступление, которое создается автоматически клиент-банком.

Далее, ищем сделку соответствующую по сумме и контрагенту.

Находим в этой сделке счет на эту сумму и помечаем его оплаченным.

В зависимости от воронки закрываем сделку или двигаем на следующую стадию.

Во вкладке "Шаг 1:Откуда" выбираем ПланФакт, триггером будет создание новой операции типа поступление.

Во вкладке "Шаг 3: Куда" указываем Битрикс24 и действие - "Обновить сделку".

Здесь нам нужно удалить планируемую операцию, так как при поступлении платежа по новой сделке возникает дублирование планируемой и фактической операции.

В этом нам поможет третья интеграция.

Удаляем планируемую финансовую операцию в ПланФакт

.

Здесь на шагах 1 и 3 выбираем ПланФакт. На первом шаге триггером будет новое поступление, а на третьем шаге будет выполняться действие "Удалить операцию".

Финансовую операцию можно найти через ИНН, либо через назначение счета с помощью инструментов Пинкит.

В этом случае четко прослеживается фактическая сумма поступивших средств на счет и какая сумма должна поступить.

А теперь самое интересное - то, что всегда создает проблемы у наших заказчиков - учет частичных предоплат.

Учет частичной предоплаты в ПланФакт.

В ситуации, когда клиент оплачивает счет не полностью, а частично, нужно уменьшить планируемую финансовую операцию на сумму оплаты.

Происходит поступление (фактическая финансовая операция) в ПланФакт, и для выборки данных на этом этапе мы указываем триггер "Новые операции":

На втором шаге настройки мы используем инструмент Пинкит "Математическое действие":

Здесь прописываем формулу для вычитания суммы фактической финоперации из суммы планируемой финоперации.

Для этого на следующем шаге (опять же в ПланФакт) указываем действие "Обновить операцию":

3. Вывод

Мы начинали работать с этим заказчиком с того, что настроили автосоздание задачи для менеджеров после поступления частичной оплаты.

Теперь же это происходит автоматически и заказчику не нужно искать соответствующую оплату в куче сделок по разным контрагентам.

Если вам необходимо обновлять не сделки и счета, а другие сущности, например, смарт-процессы в Битрикс24 при создании фактических финопераций, функционал Пинкит также позволяет это сделать.

Также настраивается подробная аналитика по всем поступлениям и выплатам из ПланФакт, чтобы вы могли не только сопоставлять плановые показатели с фактическими, но и отслеживать узкие места в своем бизнесе в разрезе сотрудников, плательщиков, сделок и так далее. Попробовать настроить интеграции можно в личном кабинете Пинкит.

Если вам нужна интеграция системы управления отелем на Bnovo с Битрикс24 с финучетом на ПланФакт, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит