Публичные кейсы уменьшения ручного труда с помощью Пинкит, интеграции между разными веб-сервисами и опыт наших клиентов.
Давайте разберем кейс, когда нужно передавать данные по задачам (комментарии, файлы, тайминг) с одного портала Битрикс24 на другой и обратно на примере студии, занимающейся веб-разработкой и техподдержкой.
Если вам нужна миграция из одного облака Битрикс24 в другое, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
1. Ситуация. Боль. Решение.
Наш заказчик занимается разработкой веб-сайтов, параллельно предоставляя услуги техподдержки через нанятых подрядчиков.
Алгоритм работы в компании следующий: клиент отправляет запрос в службу поддержки (на профессиональном языке это называется тикет), которое становится задачей в системе Битрикс24.
Задача передается сотруднику фирмы-подрядчика, с которым согласовывается и утверждается тайминг ее выполнения.
Он, в свою очередь, фиксируется на портале Битрикс24 у подрядчика.
В конце месяца утвержденное и реально потраченное время сопоставляются для произведения расчетов.
Главная проблема такого подхода: как заказчик, так и подрядчик работают каждый в своем Битрикс24, никак не связанных между собой.
Они не видят задач на партнерских порталах и из вида упускаются важные комменты по задаче. Коммуникация по задачам ведутся в мессенджерах или по телефону.
Такой подход не гарантирует стопроцентную вовлеченность в процесс и теряется оперативность.
Решение проблемы — настройка автоматического обмена комментариями и задачами между партнерскими порталами Битрикс24.
Предложенная нами автоматизация работает следующим образом: на портал заказчика поступает тикет, который сразу дублируется в Битрикс24 подрядчика и к задаче подключается назначенный сотрудник.
Как только он взялся за ее выполнение, то обязан отписаться по таймингам в комментариях.
Комментарий с указанием оценочного тайминга тут же дублируются на портал заказчика. Заказчик в ответном комментарии на своем портале согласовывает тайминг и этот комментарий улетает в соответствующую задачу на портал партнера.
По итогу из рабочего процесса исключаются созвоны и переписка в мессенджерах, так как вся необходимая информация отображается на порталах партнеров.
Помимо передачи комментариев, перед нами еще и стоит задача передавать фактическое время, затаймленное исполнителем задачи.
Также важно передавать файлы, прикрепленные к комментариям (jpg, pdf и многие другие).
Решение полностью удовлетворило заказчика. Теперь переходим к настройке интеграции.
2. Настройка обмена задачами и другими данными между порталами Битрикс24 в обе стороны
Для решения данной задачи воспользуемся интеграцией "Обмен задачами между порталами Битрикс24" на платформе Пинкит.
Как только на портале А будет создана или обновится задача, Пинкит автоматически продублирует эти действия на портале Б.
Процесс настройки интеграции довольно прост. Для начала заходим в личный кабинет Пинкит.
На шаге 1 указываем действие, совершаемое на портале А - “Создание или обновление задачи”.
На шаге 2 настраиваем фильтр задач по группам и запросы дополнительной информации, такие как файлы в задаче.
На шаге 3 настраиваем создание или обновление задачи на портале Б.
Для создания и обновления задачи требуется две интеграции: одна для создания и вторая для обновления.
На шаге 4 сопоставляем поля. Задачи сопоставляются по уникальному идентификатору, что позволяет передавать все необходимые пользовательские поля.
Настроить сопоставление между пользователями можно на обоих порталах.
В таком случае задача будет падать на определенного сотрудника.
Комментарии автоматически синхронизируются сразу после их добавления.
При таком раскладе на порядок улучшается взаимодействие сотрудников, работающих на разных порталах.
К тому же, из рабочего процесса исключаются ручное копирование и перенос, так как нужный комментарий увидят только те пользователи, которые имеют доступ к задаче.
Перенос времени в задачи на портале Б также выполняется автоматически сразу после добавления записи учетного времени в задачу на портале А.
Перенос времени (тайминга на выполнение задачи) также можно реализовать через Гугл Таблицы: это удобно для построения отчетов и дашбордов. Поэтому, если ваш кейс состоит только в переносе времени без задач и полей в задачах, вы можете воспользоваться интеграцией Битрикс24 и эксель для выгрузки времени и затем предоставить доступ к таблице своему контрагенту.
Если вам нужна миграция из одного облака Битрикс24 в другое, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит