Бизнес-процесс в Битрикс24 на согласование договора с возвратом оригинала для компании Maxima Hotels

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Она помогает лучше обслуживать клиентов и сводит к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором из-за которых, как правило, клиенты уходят к конкурентам (менеджер забыл перезвонить, отправить коммерческое предложение или пропустил входящую заявку).

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запрос на разработку индивидуальных бизнес-процессов на почту Пинол: order@pinall.ru 

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Алексей Окара, основатель Пинол

Задача

В компании несколько филиалов отелей. Необходим единый бизнес-процесс, который поможет в согласовании договора  с момента создания проекта договора, до возвращения подписанного оригинала. 

Как работает бизнес-процесс?

На каждый филиал, создана своя ветка бизнес-процесса, по которому будет идти согласование договора. 

Сотрудник - это может быть менеджер или исполнитель, инициирует запуск бизнес-процесса.  

Первоначально, срабатывает актвити, в котором необходимо выбрать нужное Юридическое лицо, наименование договора, а также, сам проект договора и необходимые к нему приложения. Также указывается дата договора и его регистрационный номер. После заполнения данной формы начинается цикл согласования. 

Далее готовый договор и приложения, сформированные на предыдущем шаге, отправляются на согласование руководителю.

Если руководитель согласовывает договор, он отправляется на согласование директору. Если руководитель не утверждает подписание, предусмотрено несколько запросов: "Прервать навсегда" или "Отправить на доработку". 

• "Прервать навсегда" - процесс завершается;
• "Отправить на доработку" - инициатор получает документ на доработку. После внесения исправлений, договор отправляется заново на согласование руководителю. 

На шаге согласования договора с Директором договор распечатывается и передается на подписание. Директору предусмотрено уведомление о том, кто из руководителей согласовал договор и когда. 

После ознакомления с договором Директор вправе отклонить/утвердить подписание договора или направить на доработку. 

Если директор утвердил - процесс возвращается на инициатора, и ставиться задача для отправки договора клиенту. 

Если не утверждает подписание - процесс запрашивает: "Прервать навсегда" или "Отправить на доработку", аналогично как на шаге согласования с руководителем. 

• "Прервать навсегда" - процесс завершается;
• "Отправить на доработку" - инициатор получает документ на доработку. После внесения исправлений, договор отправляется заново на согласование директору;
• "Отправка клиенту" - инициатору ставиться задание, на отправку договора. 

После того, как договор был отправлен, инициатор ставит статус "Договор отправлен". Далее, запускается цикл, который каждые 2 недели отправляет уведомление инициатору "Уточнить статус договора".

Далее, после получения оригинала договора инициатор ставит статус "Договор получен" и сдает договор в бухгалтерию с пометкой "Оригиналы переданы в бухгалтерию". 

После того, как оригиналы переданы в бухгалтерию, бухгалтер должен утвердить получение оригиналов и проставить статус "Документы в  бухгалтерии". После этого процесс согласования завершается.    

Настроенный бизнес-процесс очень помогает в согласовании договора, а также помогает отслеживать направление и возврат оригиналов. Данная автоматизация берет на себя большой объем рутинной работы, на который раньше у сотрудников уходило масса времени.

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!