Автоматизация процесса оформления командировок в Битрикс24 для компании специализирующейся на деревообрабатывающих станках

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. 

Если Вашей компании необходима разработка индивидуальных бизнес-процессов, присылайте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Или приходите на бесплатный аудит работы действующего портала. Мы просто и понятно расскажем, как настроить Битрикс24 под конкретные задачи в вашей компании.

Алексей Окара, 

учредитель Пинол

Задача

Основная задача бизнес-процесса - это движение сделки по воронке продаж, и организация командировки техника в город заказчика, для ремонта станка. 

Процесс запускается при поступлении заявки (звонок или письмо) на ремонт станка или сервисного обслуживания, менеджер должен собирать все необходимые данные по клиенту, а именно:

• Фамилия;
• Имя;
• Компания;
• Контактный телефон;
• E-mail.

И данные по станку:

• Модель;
• Серийный номер;
• Год выпуска. 

По условию бизнес-процесса, проверяется заполненность обязательных полей.

Если поля все заполнены – сделка автоматически переходит на следующую стадию;

Если какие-то поля не заполнены – ответственному менеджеру автоматически ставится задача с привязкой к сделке. В описание к задаче попадают все незаполненные поля. После того, как поля заполняются, сделка меняет этапа.

Следующий шаг бизнес-процесса - Выяснение сути проблемы. Менеджер, должен выяснить какой вид работ потребуется и какие дополнительные работы могут понадобиться. Коммуникация с клиентом может быть по телефону или по электронной почте. Кроме этого, заявка может поступить от менеджера по продажам (при продаже нового станка).

На этом шаге есть два развития событий: 

Если это Техническое обслуживание, Плановое ТО или Ремонт – сделка автоматически меняет стадию на «Уточнение по запчастям»;

Если продажа нового станка – сделка меняет стадию на «Уточнение адреса доставки».

На стадии Уточнение по запчастям - для ответственного автоматически ставится задача на уточнение. Менеджер отмечает в сделке нужные запчасти, либо указывает, что запчасти не нужны. После заполнения, сделка переходит в другую стадию Выбор техника.

Менеджер определяет техника по свободным датам в календаре. По условию бизнес-процесса проверяется, заполнено ли поле «Техник»:

Если поле заполнено – автоматическая смена стадии;

Если нет – автоматически ставиться задача на заполнение. После заполнения – сделка меняет стадию.

Далее, сделка переходит в подготовительный этап к командировке. 

На стадии Гостиница есть несколько сценариев развития событий.

Менеджер должен решить вопрос с гостиницей. Если она нужна, то кто будет бронировать? Компания или сам Клиент? 

Если Компания - ставится задача на формирование дополнительного счета по гостинице. Ставится задача Технику на получение средств в бухгалтерии.  

Если Клиент - ставится задача на проверку заполненности полей «Адрес гостиницы» и «Дата заезда». Если они заполнены - смена стадии.

Следующая стадия Транспорт.

На данном этапе происходит выбор транспорта до города заказчика. Предусмотрено три варианта:  

1. Ж/Д; 

2. Авиа; 

3. Авто.

Если Ж/Д или Авиа – на ответственного менеджера ставится задача на поиск подходящих билетов на обозначенную дату. Если билетов нет, то выбирается другая дата и изменяется в календаре техника, также в счет нужно добавить компенсацию за билеты.

Далее, необходимо выяснить, кто будет покупать билеты. Клиент сам может приобрести билет и выслать ссылку на электронную версию. Но, если билет покупает клиент, купить его он должен на соответствующих условиях. Эти условия предварительно направляются клиенту письмом на e-mail вместе с паспортными данными техника.

Если на Авто – выясняется километраж от места убытия в место прибытия, ставится задача на компенсацию за проезд.

Выяснение оплаты билетов. 

Если билет будет оплачивать Клиент - по условиям бизнес-процесса, Клиенту выставляется счет на оплату. И ставится пауза в 1 день. Если по какой-то причине оплаты (или билета) нет в течении одного дня, то менеджеру ставится задача в рамках которой нужно произвести контрольный звонок и выяснить причину. 

По итогу менеджер должен отменить или продолжить сделку с изменениями.

Далее, перед отъездом техника, после того как все данные получены, формируется письмо в двух экземплярах. Один для техника, второй для клиента. 

По условию бизнес-процесса проверяются выставленные и оплаченных счетов по сделке.

Если счета не оплачены - автоматически ставится задача менеджеру на уточнение оплаты.

Если счета оплатили  - отправляется шаблонное письма от лица менеджера на основании полей сделки клиенту и технику. После этого сделка меняет стадию на Подготовка к отъезду. 

На стадии Подготовка к отъезду, по условию бизнес-процесса необходимо подготовить бухгалтерские документы, командировочные деньги и запчасти (если требуются) и передать технику.  После того, как он завершается, автоматическая смена стадии В работе у техника. 

На стадии В работе у техника. По приезду к клиенту техник оценивает потребность дополнительных деталей, это все обсуждается с клиентом.

Если детали нужны - техник с помощью чата в сделке сообщает, что требуется дополнительный счет с указанными позициями. Менеджер выставляет счет.

Если запчасти не требуются - ничего не происходит.

Далее, после завершения работ, техник должен составить акт о проведенных работах и закрепить его в карточке станка.

По условию бизнес-процесса, формируется задача для техника - формирование и прикрепление акта.  Документ автоматически сохранятся в сделке.

После создания документа, сделка уходит на следующую стадию Контроль менеджера.

На стадии Контроль менеджера, формируется задача на менеджера на проверку сделки. Запуск бизнес-процесса на проверку оплачены ли счета с помощью активити. Если есть незакрытые счета, сделка не закроется.

Если все счета отплачены – сделка закрывается.

Если есть не оплачены счета – менеджер связывается с техником для выяснения ситуации. 

Итог:

Настроенный бизнес-процесс помогает в движении сделки по воронке из стадии в стадию, а также помогает автоматизировать процесс направления техника в командировку, которая будет верно организована на всех этапах. Процесс предполагает последовательное и параллельное решение этой задач. 

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!