Все, кто сталкивался с судебной деятельностью или независимой экспертизой, знают, что подготовка огромного числа документов — неотъемлемая часть работы в этих сферах. Более того, одна незначительная ошибка в таких документах означает перенос суда, что негативно скажется на прибыли и репутации компании. Поэтому лучше всего автоматизировать подготовку документации, исключив из цепочки рабочих процессов ручной труд.
Если в вашем бизнесе тоже важна автоматизация документооборота, то данная статья для вас! Узнайте, как настроить автоматическую генерацию в Битрикс24, используя данные из таблиц Гугл.
Если вам нужен бюджетный вариант учета расходов и доходов в Google Sheets для пользователей Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
1. Специфика заседаний суда: готовим тонны бумаг
Этот кейс разберем на примере нашего заказчика из сферы независимой экспертизы.
В силу своей профессиональной деятельности заказчик регулярно принимает участие в заседаниях суда.
Согласно правилам сферы, он обязан хранить информацию по каждому делу в нескольких таблицах Google.
Также к каждому заседанию сотрудники заказчика готовят от семи и более видов документов, соответствующих установленным формам и заполненных шаблонными данными.
Мы помогли заказчику проделать серьезную работу и сократить объем ручного труда при заполнении шаблонов. Но, как говорится, нет предела совершенству.
В практике компании остались еще моменты, которые можно и нужно автоматизировать. Например, когда заказчику требуется подготовить счет.
Для этого приходится вручную тянуть на отдельный лист электронной таблицы длинную строку с данными о деле, которая дублируется из основной большой таблицы со списком дел.
А мы знаем, как электронные таблицы могут отреагировать всего на одно неверное движение...
Да, полной поломкой документа-источника, что чревато торможением всех рабочих процессов в компании.
Есть еще один процесс, который заказчик хотел бы автоматизировать.
Каждое судебное заседание требует подготовки карточки, содержащей информацию каждом судебном заседании.
В нее вносятся имена судьи, прокурора, номер суда, дела и тому подобное:
В дальнейшем карточка приобщается к материалам дела.
Для ее создания требуется отдельный лист таблицы, куда копируется строка с данными дела.
Каждая ячейка карточки дублирует значение соответствующей ячейки строки.
Аналогичным способом готовятся и другие документы. Заказчику для каждого дела требуется:
- 1.1. Карточка дела
- 1.2. Счет
- 1.3 Приходно-кассовый ордер и квитанцию к нему
- 1.4. Сопроводительное письмо
- 1.5. Заявление на взыскание
- 1.6. Заявление на выдачу исполнительного листа
- 1.7. Заявление на отзыв взыскания
Каждый документ, за исключением карточки дела, требует синюю печать и ряд подписей.
Для формы 1.4 (сопроводительное письмо) также нужен QR-код. С его помощью суд может получить заключение эксперта (это многостраничный документ).
Заказчик грузит документы в облако. Код каждый раз необходимо генерировать вручную.
Это и есть тот момент, который заказчик очень хотел бы автоматизировать.
Помимо автоматического заполнения с помощью формул Excel, требуется ручная проверка и дополнение части полей, из-за того, что табличный процессор не покрывает все необходимые сценарии.
Только после этого документы отправляются в печать. Так как у сотрудников компании подобных дел много, то и времени их проверка отнимает немало.
Не стоит забывать и о риске упустить маленькую деталь. А это, как мы помним, ведет к переносу заседания суда.
Вместе с заказчиком мы пришли к следующему решению: карточку дела переносим из таблицы в смарт-процесс Битрикс24, а документы генерируем по шаблонам из смарта.
Далее рассмотрим, как реализовать этот функционал при помощи Пинкит.
2. Обмен данными из таблицы эксель и смарт-процесса Битрикс24 в обе стороны с настройкой бизнес-процесса по генерации документов
Все перечисленные документы могут быть сгенерированы из карточки дела в системе Битрикс24.
Дело вносится в смарт-процесс, где столбцы таблицы переносятся в пользовательские поля при помощи Пинкит (потребуется регистрация).
Теперь все данные автоматически извлекаются из основной таблицы, в которую вносятся все дела.
Таким образом, сотрудники освобождаются от необходимости вручную создавать новый лист для каждого необходимого документа и повторять в нём информацию о деле.
2.1. Для генерации карточки дела используется бизнес-процесс, который при создании смарт-процесса может быть запущен как вручную, так и автоматически.
Бизнес-процесс просто сформирует документ из значений указанных полей. В дальнейшем документ можно будет скачать, распечатать и приложить к материалам дела.
2.2. Кроме того, также требуется счет. Для него используем новые счета в системе Битрикс24, которые также основаны на смартах и могут быть связаны с любыми элементами системы.
В счете будут указаны:
- номер и дата счета
- реквизиты
- исполнитель
- назначение счета ( что соответствует товару в Битрикс24)
Строка счета создается в таблице при помощи специальной формулы Excel, объединяющей значения ряда ячеек, включая сумму и подписи с печатью.
Счёт также генерируется при помощи бизнес-процесса, а печать и подписи прикрепляются в виде изображения, которые берутся из соответствующих полей.
Кроме того, здесь уместно использовать робота, который сразу после генерации счета отправит его плательщику на почту.
2.3. Переходим к сопроводительному письму.
Оно представляет собой форму документа, которая законодательно установлена и обычно создается на бланке организации.
В нем требуется указать адресата, номер дела, ответчиков и истцов, номер письма.
В тексте также нужно прописать номер гражданского дела и номер заключения эксперта.
Все эти данные также заполняются в шаблоне из полей смарта, однако отличие заключается в том, что суду нужен сам документ заключения, состоящий, напомним, из нескольких страниц.
Ранее заказчик загружал документ в облачное хранилище, создавая QR-код с помощью стороннего сервиса, и каждый раз вручную прикрепляя его к таблице.
Однако в системе Битрикс24 также есть функция создания QR-кода.
Мы использовали робота по генерации QR-кода в бизнес-процессе создания сопроводительного письма из шаблона, что сэкономило время и ресурсы нашему заказчику.
Все документы могут быть сгенерированы автоматически при создании смарт-процесса. Перед заседанием требуется только распечатать их.
При этом, если в таблицу внесены изменения, они автоматически появятся в смарт-процессе.
Например, при изменении организационно-правовой формы плательщика также будет изменен код номера экспертизы.
Если вам нужен бюджетный вариант учета расходов и доходов в Google Sheets для пользователей Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Павел Филатов
|
|
Сервис – это незаменимый инструмент для обмена данными с внешними web-сервисами.
Самые востребованные интеграции по API: Google Sheets, Unisender, СберБанк, HH.ru, Контур.Фокус, GetCourse, Банки, iiko. |
|
Павел Филатов
|
|
А вы уже смотрели наш раздел ""? Здесь мы регулярно публикуем полезные материалы по работе с CRM.
|
|
Павел Филатов
|
|
Для тех, кто идет в ногу со временем, мы проводим регулярные
Если у Вас есть вопросы по настройке, по функционалу или вы просто хотите быть в курсе новых трендов, тогда регистрируйтесь и подключайтесь к нашим вебинарам. Для вас всегда интересные спикеры, разбор задач на примере реальных кейсов, а также подарки самым активным. |
Елена Хажина
|
|
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке:
|