Кейсы

1. Когда документооборот превращается в квест

Наш заказчик столкнулся с проблемой: внутри компании работает четыре юридических лица, и для каждого нужны свои реквизиты.

Документы формируются и согласовываются в Битрикс24, а затем отправляются с помощью смарт-процессов на подписание через СБИС (Saby Docs).

Чтобы упростить процесс, в смарт-процессе «Документооборот» мы настроили такие поля:

• Компания — автоматически подставляется клиент из CRM.


• Реквизиты клиента — ИНН, КПП, название, юр. адрес и прочее, что СБИС требует для корректного оформления.


• Дата документа — фиксируется прямо в процессе.


• Юр. лицо (отправитель) — выбирается из списка, и система сама определяет, в какой кабинет СБИС отправить документ.


• Файл документа — шаблон или готовый файл, прикрепляемый к записи.

Умная синхронизация статусов: Битрикс24 и СБИС работают как одно целое

Чтобы процесс подписания документов был максимально прозрачным и без ручного контроля, мы настроили связку стадий смарт-процесса в Битрикс24 с реальными статусами документов в СБИС.

Теперь все работает по понятной и автоматизированной схеме:

• Новый документ — создается запись и запускается процесс.


• Документ сформирован — система автоматически формирует документ в СБИС и отправляет его в нужный кабинет.


• Документ отправлен клиенту — статус обновляется автоматически после успешной передачи через СБИС


• Документ подписан — как только в СБИС появляется отметка “подписан”, документ моментально попадает обратно в Битрикс24 с прикрепленным подписанным файлом.


• Документ отклонен — если клиент отказался или документ не подписан, запись автоматически переходит в соответствующую стадию “Проигрыш”.

Бухгалтер получает его на проверку и сам решает, когда отправить клиенту. При этом доступ к смарт-процессу ему не требуется — все безопасно.

В СБИС используются те же статусы — «Отправлен», «Подписан», «Отклонен/Не подписан» — и они полностью синхронизируются с процессами в Битрикс24.

Результат, который говорит сам за себя

После внедрения интеграции клиент получил полную синхронизацию документооборота между Битрикс24 и СБИС.

Теперь документы из смарт-процессов автоматически отправляются на подписание в СБИС, возвращаются в Битрикс24 уже с подписями, а статусы синхронизируются в обе стороны — все всегда актуально.

Что это дало бизнесу:

• Более 240 часов сэкономленного времени в год;


• В 4 раза меньше ошибок при работе с документами;


• Полная безопасность — бухгалтер работает только в СБИС, без доступа к CRM.

И самое главное — система одинаково четко работает для четырех разных юридических лиц клиента.

Каждое из них со своими реквизитами, но без лишней путаницы и ручной работы.

2. Решение: две универсальные интеграции Пинкит

Чтобы сделать процесс полностью автоматическим, мы внедрили две универсальные интеграции Пинкит — готовые решения, которые можно подключить буквально за пару кликов (шаблоны доступны по ссылке).

Интеграция №1: отправка документов из Битрикс24 в СБИС

Как только в смарт-процессе Битрикс24 происходят изменения, интеграция моментально запускается:

• Система берет реквизиты компании, к которой привязан документ.


• Загружает прикрепленный файл или шаблон.


• Определяет, от какого юридического лица идет отправка (по ИНН и КПП).


• Передает документ напрямую в СБИС (Saby Docs) — без ручных действий и ошибок

Интеграция №2: автоматическая синхронизация статусов и возврат подписанных документов

После того как документ успешно отправлен из Битрикс24 в СБИС, система сама переводит его на стадию «Документ отправлен клиенту».

Дальше все работает полностью автоматически:

Триггер — изменение статуса документа в СБИС.

В зависимости от статуса выполняются следующие действия:

• «Отправлен» → стадия «Документ отправлен клиенту»;


• «Подписан» → стадия «Документ подписан» и автоматическая загрузка PDF-файла прямо в смарт-процесс;


• «Отклонен» → переход в проигрышную стадию.

Раньше мы уже настраивали подобные интеграции, но они подходили только для компаний с одним юридическим лицом.Теперь же мы разработали универсальный шаблон, который поддерживает четыре юрлица одновременно — без копирования и множества интеграций.

Все реквизиты контрагента подставляются автоматически из карточки компании в Битрикс24, поэтому документ всегда уходит с правильными данными и в нужный кабинет СБИС.

Готовый шаблон можно скачать и адаптировать под свой бизнес — быстро, удобно и без лишней настройки.

3. Итог

Теперь процесс документооборота стал простым, как никогда:

• Менеджер создает запись в смарт-процессе Битрикс24 и прикрепляет шаблон документа.


• Выбирает нужное юридическое лицо-отправителя — система сама знает, куда отправить файл.


• Документ автоматически уходит в СБИС (Saby Docs).


• Бухгалтер отправляет документ клиенту из СБИС, не заходя в Битрикс24 — все безопасно и разграничено по ролям.


• При изменении статуса в СБИС данные мгновенно обновляются в Битрикс24. Подписанный файл возвращается обратно в систему — без ручных действий и задержек.

В итоге — идеально выстроенный процесс: документы двигаются сами, статусы синхронизируются, ошибки исчезают, а команда экономит часы рутинной работы.

4. Результаты внедрения

Безопасность без компромиссов

Теперь бухгалтер работает только в СБИС, а менеджеры — в Битрикс24.

Не нужно давать лишние доступы и нарушать внутренние политики безопасности: каждый сотрудник работает в своей системе, а интеграция берет все остальное на себя.

Экономия времени — более 240 часов в год

Раньше подготовка одного договора занимала до 1 часа: подстановка реквизитов, сохранение, отправка в СБИС, отслеживание статусов…

Теперь все происходит автоматически. Это более 20 часов сэкономленного времени в месяц и 240+ часов — в год.

Меньше ошибок, больше уверенности

Автоматизация снизила риск ошибок в 4 раза.

Больше никаких случайных «чужих» договоров, ожидания исправлений или пересылок — документы уходят корректно с первого раза.

5. Как внедрить?

Запустить решение можно буквально за несколько шагов.

• Скачайте шаблон интеграции по ссылке.


• Подключите аккаунты Битрикс24 и СБИС в сервисе Пинкит.


• Настройте интеграцию под свои юридические лица — или просто оставьте заявку, и наши инженеры сделают все за вас.


• Запустите интеграцию и начинайте экономить время уже сегодня.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры помогут настроить интеграцию без ручного труда и разработки.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит