Автоматическое согласование договора с контрагентом в Битрикс24 – кейс производителя контактных линз CooperVision

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Бизнес-процессы помогают лучше обслуживать клиентов и сводят к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором. 

Мы с 2011 года занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. 

Все наши клиенты получают готовые бизнес-процессы совершенно бесплатно! 

Задавайте интересующие вопросы на нашем Форуме или присылайте запрос на разработку индивидуальных бизнес-процессов на почту Пинол: order@pinall.ru 

Алексей Окара, 

учредитель Пинол

Задача

Требовалось разработать бизнес-процесс, с помощью которого будет происходить согласование договоров и счетов по отделам в зависимости от суммы договора. 

Решение

Предварительно, на начальном этапе процесса, заполняются следующие данные:

• Выбор контрагента;
• Тип документа;
• Заполняется поле файл (вносится договор) который нужно согласовать.

Далее проверяется Проверенный или не проверенный контрагент.

Если контрагент не проверен, процесс перейдет на ветку согласования по контрагенту.

В случае если контрагент проверен, выбирается сумма договора:

• Менее 100 тыс.;
• От 100 до 800 тыс.;
• Более 800 тыс.

Согласование контрагента через ИНН компании. Ответственному будет направлено уведомление, которое содержит ИНН и название компании.

Результатом проверки будут:

• Согласование;
• Запрос дополнительной информации;
• Отклонить согласование.

Далее процесс переходит на согласование с юристом.

Если договор до 100 тысяч уточняется, нужен ли двусторонний договор (уточняется только на этом этапе).

На каждом этапе не зависимо от суммы договора, юристу ставится задание бизнес-процесса «Необходимо согласовать договор»:

• Компания;
• ИНН;
• Тип документа;
• Сумма;
• Файлы;
• Двухсторонний договор.

Если для согласования договора юристу будет не хватать каких-то деталей, процесс переходит на запрос дополнительной информации к инициатору.

Если юрист согласовывает договор, то устанавливается статус «Согласовано» и процесс переходит на согласование к бухгалтеру.

Этап согласование с бухгалтером.

На данном этапе, если договор до 100 тысяч уточняется, нужен ли двусторонний договор (уточняется только на этом этапе).

После этого по всем суммам договора согласование происходит идентично.

На каждом этапе не зависимо от суммы договора, бухгалтеру ставится задание бизнес-процесса «Необходимо согласовать договор»:

• Компания;
• ИНН;
• Тип документа;
• Сумма;
• Файлы;
• Двухсторонний договор;
• Информация от бухгалтера.

После ознакомления с договором бухгалтер выбирает:

Согласовано и процесс переходит на следующий этап;

Запрос информации у инициатора – процесс переходит к инициатору, который должен предоставить данные которых не хватает; 

Запрос информации у Юриста – процесс переходит к юристу, который должен предоставить данные которых не хватает; 

Согласование договора отклонено – с указанием причины.  

После согласования с бухгалтером процесс переходит на этап «Подготовка документов».

На этом этапе, процесс переходит обратно к инициатору. Где автоматически ставиться задача, в рамках которой необходимо подписать договор у финансового контролера.

Также проверяется, внесены ли данные о контрагенте в 1С.

Если данные не внесены, ставиться задача с соответствующим заданием, Необходимо добавить контрагента в 1С. После внесения данных, процесс проверяет данные и записывает их в сущность CRM.

Если данные внесены, процесс проверяет данные и записывает их в сущность CRM.

После отработки процесс завершается. 

Итог

Таким образом, реализованный процесс помогает в согласовании договора по контрагенту по этапам между разными специалистами. Учтены все нюансы в работе по согласованию договора. Система автоматически  напоминает сотрудникам, что необходимо обратить внимание и согласовать договор.

Если вашей компании необходим такой же или похожий бизнес-процесс, или обучение сотрудников работе на портале Битрикс24, то присылайте ваш запрос, чтобы мы доработали данный бизнес-процесса именно под ваши условия. 

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!