Автоматический сбор истории задач клиента в комментарий к новой задаче в Битрикс24

1. Кейс заказчика: проблема и решение

Один из наших заказчиков использует задачи в Битрикс24 для сопровождения проектов своих клиентов.

Генерация отчетов в виде документа на диске в Битрикс24 по расписанию (по проектам и задачам): читайте в нашем блоге.

Процесс работы организован по нескольким направлениям: маркетинг, разработка и продажи. Каждая задача ведется к соответствующей группе в Битрикс24.

Механизм распределения заявок в Битрикс24 по менеджерам с передачей количества лидов в профиль сотрудника: читайте по ссылке.

Каждая задача привязана к конкретной сделке, а сделки связаны с компанией клиента.

Однако, возникла одна проблема: из-за ограничений доступа сотрудники разных отделов не могут видеть задачи в других группах, что затрудняет сбор полной информации по клиенту.

Перенос дел в Битрикс24 из сделок в таймлайн компании с удалением дубликатов: читайте тут.

При создании новой задачи сотрудникам приходится вручную искать все предыдущие задачи, разнесенные по различным группам.

Но не всегда удается это сделать из-за ограничений доступа к задачам, что делает процесс неудобным и трудоемким.

Система контроля сроков прохождения каждой стадии сделки в Битрикс24 на универсальных списках вместо таблицы Google Sheets: читайте здесь.

Чтобы решить эту задачу, мы предложили решение через интеграцию с Битрикс24 на платформе Пинкит. Вот как это работает:

• Задача создается из сделки с клиентом, и интеграция получает эту сделку через API-запрос.


• Далее система извлекает ID компании, к которой привязана сделка.


• Получается список сделок, связанных с этой компанией.


• Из этого списка собирается массив задач по клиенту в нужных группах.


• Интеграция автоматически выбирает 3-4 последние закрытые задачи и прикрепляет их в комментарий к новой задаче, созданной на шаге 1.

Если вам нужно получить шаблон интеграции, можете скачать его по ссылке.

2. Сбор списка последних задач по клиенту и вывод их отдельными комментариями в задачу

Шаг первый: Откуда

Получаем данные в Битрикс24 в момент создания задачи. Дополнительными фильтрами укажем группы задач.

Шаг второй: Инструменты

2.2.1. Получить Сделку и Компанию

• Проверить есть привязанная сделка или нет

Используем проверку по полю source.ufCrmTask. Условие - не пустое значение, действие - продолжить, если проверка пройдена.

• Разделить ID сделки

Используем инструмент Преобразовать строку в массив в поле source.ufCrmTask.0.

• Получить сделку, которая привязана к задаче

Используем API-запрос с указанием URL /crm.deal.get?id={{step2.1}}.

2.2.2. Получить все сделки по компании

• Получить все сделки по Компании

Используем API-запрос с указанием URL /crm.deal.list?filter[COMPANY_ID]={{step3.result.COMPANY_ID}}&filter[CATEGORY_ID][0]=31}&filter[CATEGORY_ID][1]=51&filter[CATEGORY_ID][2]=2&filter[CATEGORY_ID][3]=49&filter[CATEGORY_ID][4]=27&filter[CATEGORY_ID][5]=14&filter[CATEGORY_ID][6]=35.

• Преобразовать все сделки в 1 массив

Используем Преобразование массива объектов в поле step4.result.

• Преобразовать полученный массив задач в JSON

Нам нужно будет преобразовать массив в JSON в поле step5.

• Найти задачи по массиву сделок

Используем API-запрос методом POST с указанием URL /tasks.task.list.

Тело запроса:

{

"filter": {

"GROUP_ID": [

11935,

11931,

12031 ],

"UF_CRM_TASK": {{step6}}

}

}

2.2.3. Исключить лишние задачи

• Исключить текущую задачу

Используем Фильтр элементов массива в поле step7.result.tasks. Название поля внутри элемента массива - id, Условие - Число(Не равно), Сравниваемое значение - source.id.

• Исключить задачи, где ответственный - бот

Используем Фильтр элементов массива в поле step8. Название поля внутри элемента массива - responsible.id. Условие - Число(Не равно), Сравниваемое значение - 15728.

• Сортировка задач

Используем сортировку массива в поле step9. Название поля внутри элемента массива createdDate, порядок - по убыванию.

• Преобразовать задачи

Используем преобразование массива объектов в поле step10. Укажем параметры для названия задачи, даты закрытия и ссылки на задачу, чтобы корректно указывать их в комментарии.

• Преобразовать массив в JSON

Преобразуем массив в JSON в поле step11.0:2.

2.2.4. Убираем теги из задачи

• Убрать сначала "["

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step12. Регулярное выражение - /\[/.

• Убрать сначала { и поставить [LEFT]

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step13. Регулярное выражение - /\{/, строка для замены - [LEFT].

• Убрать сначала } и поставить [/LEFT][LEFT]

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step14. Регулярное выражение - /\{/, строка для замены - [/LEFT][LEFT].

• Убрать сначала "}, и поставить [/LEFT]

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step15. Регулярное выражение - /\{/, строка для замены - [/LEFT][LEFT] [/LEFT].

• Убрать сначала }] и поставить [/LEFT]

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step16. Регулярное выражение - /\{/, строка для замены - [/LEFT].

• Убрать ""

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step17. Регулярное выражение - /\{/.

• Исправить URL

Используем инструмент Замена по регулярному выражению в поле step18. Регулярное выражение - /\\/.

Шаг третий: Куда

Добавляем комментарий в задачу.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем следующие данные:

ID задачи - Идентификатор задачи

Текст комментария - [LEFT]Список прошлых задач по клиенту:[/LEFT]

{{step19}}

Шаг пятый: Запуск

Резюмируем

Теперь работа менеджера по продажам, проджект-менеджера и маркетолога становится значительно проще!

Исполнитель сразу получает список всех предыдущих задач клиента из разных групп, может запросить доступ к нужной задаче и понять весь контекст коммуникации.

Это позволяет автоматически связывать новую задачу с уже завершенными, ведь часто новая задача является логическим продолжением закрытых задач.

Протестируйте такую автоматизацию для своей команды, установив шаблон описанной интеграции здесь.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит