Экстранет Битрикс24: как работать с поставщиками и партнёрами

Экстранет Битрикс24: как работать с поставщиками и партнёрами

Битрикс24 даёт две возможности работы с внешними контрагентами (поставщиками, партнёрами, подрядчиками):

1. Вы можете построить бизнес-процесс взаимодействия с внешними контрагентами: для подготовки счетов или подобной работы с документами, которыми вы обмениваетесь с контрагентами, работайте в библиотеке документов. Но в этом случае речь может идти только об обработке документов: ни привязать их к клиенту, ни выставить тот же счёт клиенту в функционале библиотеки нельзя.

2. Но всё это возможно при работе с внешними контрагентами через экстранет Битрикс24. Об этом и поговорим подробнее.

Определение

Экстранет – это инструмент, который позволяет вашей компании осуществлять конфиденциальную связь с поставщиками, клиентами, иными контрагентами и внешними пользователями без допуска их к внутрикорпоративной информации.
Приглашение внешнего пользователя к совместной работе через экстранет, как и сама работа через экстранет с контрагентами, производится с помощью функционала рабочих групп.



Механизм рабочих групп – в разделе Группы экстранета. Для сотрудников вашей компании важным удобством является то, что все сообщения из рабочих групп экстранета дублируются в общую живую ленту, и нет необходимости переключаться в раздел, а работа в группах экстранета аналогична работе обычных групп. В группах экстранета все типовые операции также можно выполнить с помощью меню быстрых команд Добавить.

Сотрудники вашей компании и приглашённые в экстранет внешние пользователи после включения их в группы могут: обсуждать вопросы в рабочей группе (в форумах, блогах), совместно работать с документами, ставить и отслеживать задачи, публиковать отчёты, пользоваться календарём. Пригласите внешнего пользователя в экстранет. Вы уже знаете, что пригласить пользователя можно только с помощью функционала рабочих групп.



Причём приглашать можно и в момент, когда вы создаёте группу, так и в уже созданные группы (в этом случае – по ссылке Пригласить в группу в закладке Основное).
Более того, реализована возможность из одной формы и пригласить, и сразу добавить внешнего пользователя в рабочую экстранет группу или группы:



Приглашение отправится на указанные вами адреса, а внешний пользователь, подтвердивший ваше приглашение, автоматически станет не только зарегистрированным внешним пользователем экстранет Битрикс24, но и участником рабочих групп, в которые вы его включили.

Большинство внешних контрагентов, которых вы приглашаете в экстранет, нужны вам, а не наоборот. Поэтому Битрикс24 нашёл возможность снять с них обязанность выполнять полную процедуру регистрации: теперь администратор может самостоятельно заполнить информацию о внешнем контрагенте и вместе с приглашением отправить ему на почту полную информацию для входа в систему – ссылку на форму авторизации, логин и пароль. Все необходимые для этого данные вы выбираете во вкладке Добавить:

Важно:

Электронные адреса приглашаемых должны быть указаны в формате xxx@site.com или "name lastname" xxx@site.com.

Кроме того, Битрикс24 облегчил вам возможность сразу видеть внутренних сотрудников компании и внешних пользователей – они выделены цветом:



В рабочей экстранет группе Битрикс24 можно настроить бизнес-процессы в соответствии с задачами группы. Бизнес-процессы настраиваются на вкладке Файлы – Ещё – Настройки. Таким образом вы сможете, например, обсуждать все детали заказа, ставить задачи участникам группы, планировать совместные дела в календаре, работать с документами.

Для разработки собственного сценария работы вы можете создать стандартные шаблоны бизнес-процессов, введя в них нужные вам параметры.
Управление группой и любыми изменениями в ней доступно её владельцу, администратору или модератору по клику на кнопку Действия.



Экстранет пользователь Битрикс24 располагает набором собственных инструментов, задачами, файлами, сообщениями. Ему доступны и все инструменты внутри экстранет-группы.

Он может общаться с участниками группы в живой ленте или личными сообщениями в мессенжере. Более того – внешнему пользователю теперь доступно и мобильное приложение «Битрикс24», что даёт вам возможность коммуницировать в экстранете Битрикс24 по рабочим задачам вне зависимости от того, у компьютера ли ваш контрагент. Однако внешний пользователь не может создавать группы.

Что вам даёт экстранет ?

• выступает единой точкой доступа внутренних сотрудников и внешних пользователей к необходимой им информации;
  
• предоставляет возможность совместной работы, включая удалённую, внешних и внутренних пользователей;
  
• обеспечивает конфиденциальность коммуникации и безопасный доступ внешних пользователей к материалам рабочей группы;
  
• позволяет документировать весь процесс коммуникации, обеспечивая его прозрачность.