order@pinall.ru 8 (800) 222-53-76

ГлавнаяБаза знанийCоздание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24

Cоздание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24

В этой статье мы расскажем о том, как настраивать бизнес-процессы в Битрикс24, чтобы организовать удобный документооборот в компании.

Сначала посмотрим как может происходить процесс наполнения поступающих документов в компанию по папкам Диска.

Огромный объем разных документов в любой компании требует хорошо продуманной структуры для хранения. Даже при готовой структуре разделов уходит много времени на поиск того, что нужно.

Чтобы сократить это время используется бизнес-процесс «Входящая документация». Он запускается сам при загрузке файлов в раздел «Общие документы» и переносит о папкам в зависимости от их типа.

Может быть использован для входящих документов, а также для иных видов документов.

Используем следующую систему вложенности для документов:
Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц Первые три значения указывается на этапе добавления документа.

Для передачи параметров нам потребуются «списки».

Это обязательные поля. По умолчанию можете установить те значения, которые вам часто встречаются.

Таким же образом устанавливаются списки выбора назначения контрагентов и документа:

Принцип работы бизнес-процесса очень прост: берем файл и значения параметров БП, проверяем, есть ли подходящие папки на диске. Если нет, тогда делаем там, где нужно, дублируем файл туда, уведомляем пользователя об успешной загрузке файла в нужную папку и удаляем исходный файл.

Для основной работы нужна переменная – «IID инфоблока – библиотеки документов»

Ниже представлена схема начального этапа работы процесса «Проверка типа документа».

Вначале заполняем ID информационного блока, в котором будут находится документы с помощью действия «Изменение переменных».

Потом проверяем наличие папок в которых должны сохранятся документы, в случае их отсутствия – создаём.
«Разбивка даты» - получает текущую дату и делит на массив, узнаем год и месяц, которые мы будем использовать для организации каталога папок.

Далее смотрим есть ли папка для данного контрагента с помощью созданного нами действия «Поиск раздела инфоблока по имени». Если поиск не нашел нужную папку контрагента, она будет создана. Это действие в конце передает ID найденного либо созданного раздела.

Таким же действием смотрим наличие папки назначения документа. Она должна хранится в папке контрагента, поэтому в поле ID раздела-родителя мы указываем полученный в предыдущем действии ID папки контрагента.

Потом смотрим существование папки года, значение, которое уже было получено при помощи ParceData.

Последняя проверка – про существование папки месяца:

Далее идет опубликование документа в папку нужного месяца. Чтобы было удобнее мы его переименовываем в следующем виде «имя контрагента-тип документа-год.месяц»: {=Template:recipient_printable}-{=Template:Doc_type_printable}-{=ParceData:Year}.{=ParceData:Month}

В конце изменим статус на «Завершение работы с документом», двигаясь ко второй части.

Во второй части всего пара действий: информирование пользователя и уничтожение исходного файла из «Общих документов».

Для разработки этого бизнес-процесса Вам необходимо заказать нашу услугу Моделирование бизнес-процессов. При оформлении заказа Вам будет необходимо отправить запрос через веб-форму "Задать вопрос" с указанием названия бизнес-процесса на разработку.

Если Вам необходимо изменить существующий бизнес-процесс заполните, пожалуйста, Бриф на разработку бизнес-процессов.

Если у Вас возникли вопросы Вы можете связаться с нами:

позвонив по телефону +7 (499) 350-31-25или заказав обратный звонок на сайте
написав на наш электронный адрес order@pinall.ru
заполнив форму обратной связи "Задать вопрос"

Категории: Бизнес-процесс на Списке

Константин Лолуа24 марта 2016 18:21
Cоздание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24

Рустам Исхаков17 июля 2018 13:02
Добрый день! Прошу отправить на почту шаблон бизнес-процесса.

Алексей Окара17 июля 2018 13:57
Рустам Исхаков, здравствуйте. Оправили Вам БП в почту.

Рустам Исхаков18 июля 2018 11:22
Алексей Окара, БП bp-75.bpt получили, спасибо! Куда устанавливать данный шаблон? Создать пустой шаблон в разделе "Общий диск" - "Бизнес-процессы" и заимпортировать шаблон? Это бизнес-процесс последовательный или со статусами? По скриншотам в статье https://pinall.ru/wiki/C%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%... - это БП со статусами, но при импорте выглядит как последовательный. По описанию в шаблоне должны быть параметры, но при импорте список параметров пустой.

Алексей Окара18 июля 2018 12:15

Цитата
Рустам Исхаков написал: Куда устанавливать данный шаблон? Создать пустой шаблон в разделе "Общий диск" - "Бизнес-процессы" и заимпортировать шаблон?

Рустам Исхаков, здравствуйте. В БП в ЖЛ.

Цитата

Рустам Исхаков, Рустам Исхаков написал:
Это бизнес-процесс последовательный или со статусами? По скриншотам в статье https://pinall.ru/wiki/C%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5.... - это БП со статусами, но при импорте выглядит как последовательный.

Здесь я выгрузил БП какой у нас есть по данной ветке, в любом случае Вам потребуется его кастомизировать под свою задачу и надо идти от задачи, под что ставится БП.

Юлия Белицкая19 октября 2018 11:12
Оставляйте комментарий, если нужен шаблон данного бизнес-процесса. Мы свяжемся с вами и обсудим возможность получения файла. Участвуйте в акции Бесплатный аудит работы компании в Битрикс24 Подписывайтесь на наш YouTube-канал, где мы подробно разбираем как создавать и устанавливать бизнес-процессы:

Pavel Pavlovskiy12 февраля 2019 09:39
Добрый день! Прошу отправить на почту шаблон бизнес-процесса.

Юлия Белицкая12 февраля 2019 09:48
Pavel Pavlovskiy, здравствуйте Отправьте, пожалуйста, на почту order@pinall.ru ( строго в почту) 1. Адрес Вашего Битрикс24 2. Тарифный план Вашего Битрикс24 3. Срок действия тарифа Вашего Битрикс24( раздел Мой Битрикс24 в Вашем Битрикс24) 4. Тема, в которой идет обсуждение Вашего вопроса

Ирина Степанова23 января 2022 17:24
Добрый день! 1. Отправьте, пожалуйста, БП на почту. 2. В данном БП используются сторонние приложения/веб-хуки?

Для добавления комментария необходимо авторизоваться на сайте