Внедрение Битрикс24

Компания Пинол является Золотым партнером Битрикс24. Мы много лет занимаемся внедрением Битрикс24 в коробочном и облачном вариантах. Мы производим настройку программного обеспечения под индивидуальные условия каждого конкретного заказчика, проводим обучение пользователей работе с программным продуктом.

Внедрение корпоративного портала происходит на трёх уровнях:
техническом – внедрение как процесс настройки веб-сервера;
технологическом – внедрение Битрикс24 в технологические процессы;
организационном – внедрение корпоративной культуры в сознание сотрудников.

Заказывая внедрение CRM Битрикс24 в Пинол, вы получите систему «под ключ»!

Методология внедрения корпоративного портала CRM Битрикс24

Итак, решение о внедрении Битрикс24 принято. Что делать дальше? Чтобы процесс внедрения Битрикс24 был эффективным и не увяз в нюансах, рекомендуем придерживаться такой последовательности действий.

1. Определение целей внедрения совместно с интегратором

Затевая проект внедрения корпоративного портала, нужно ответить себе на вопросы, относящиеся к целям проекта:

• Что должно быть сделано в плане внутренней автоматизации?


• Почему это нужно делать?


• Какую пользу должен принести проект?


• Все ли знакомы с этим замыслом?


• Все ли одинаково его понимают?


• Все ли с ним согласны?


• Когда нужно закончить работу?


• Кто является конечным пользователем портала?


• Какое качество ожидаете получить?


• Какая функциональность ожидается?


• Какие средства имеются в распоряжении?


• Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям?

Ответив внутри организации на эти вопросы, далее необходимо запросить у интегратора бриф на проект автоматизации (интегратор — это компания-партнер Битрикс24, с помощью которой вы будете внедрять CRM в своей организации). Бриф содержит более конкретные вопросы по постановке задачи внедрения. Эти вопросы относятся к сущностям портала и бизнес-процессам, которые требуется автоматизировать. Также в брифе содержатся вопросы, конкретизирующие механизмам интеграции Битрикс24, которые нужно задействовать.

На основании брифа, интегратор решает, какие инструменты нужно применить для внедрения проекта. Это может быть:

• настройка бизнес-процессов или адаптация уже готовых шаблонов бизнес-процессов,


• написание приложений в Битрикс24 «с нуля» или подключение и настройка приложений, доступных в Маркетплейс.

Если вы не можете самостоятельно ответить на эти вопросы или у вас возникают сомнения в выборе рамок автоматизации, то можете воспользоваться акцией от Пинол — получите бесплатную услугу аудита своего портала Битрикс24.

В ходе аудита наши опытные сотрудники выслушают ваши «боли», затем просто и доступно расскажут, как настроить Битрикс24 под конкретные задачи в вашей компании. Подскажут, как лучше сотрудникам вашей компании использовать CRM для эффективной работы.

2. Заключение договора

В случае, если речь не идет о разработке, то по данным брифа интегратор может точно оценить объем трудозатрат на выполнение проекта. Клиенту предлагается заключить договор на выполнение работ, приобретя и оплатив определенный пакет часов технической поддержки.

Если же потребуется написание нового кода, то клиенту будет предложено заключить предварительный договор на следующий этап — анализ и разработку технического задания (ТЗ). По факту составления ТЗ заключается основной договор на внедрение Битрикс24.

3. Анализ и составление ТЗ

Анализ и составление ТЗ на внедрение Битрикс24 выполняются в рамках заключенного договора. Работы начинаются с виртуальной встречи в формате вебинара, запись которой будет доступна заказчику и исполнителю.

Встреча длится в среднем 1-3 часа. На вебинаре интегратор задает уточняющие вопросы заказчику относительно его требований к автоматизации. Вебинар также является своеобразным вводным тренингом по функционалу системы.

Часто записи одного вебинара бывает достаточно, чтобы выполнить все необходимые настройки портала. Документации в виде технического задания требуют лишь разрабатываемые решения по автоматизации операций (роботы, триггеры, бизнес-процессы), а также, разработка решений, расширяющих функционал портала.

В этих двух случаях предлагаются разные по структуре и содержанию технические задания. Если требуется автоматизация бизнес-процессов, то составляется ТЗ в виде таблицы с такими колонками:

• название этапа БП,


• выполняемые действия на этапе,


• результат по итогам действий,

Дополнительно к таблице подкрепляется графическое представление бизнес-процесса. Больше о том, как правильно составить ТЗ на бизнес-процесс в CRM-системе, читайте в этой статье.

Структура ТЗ на разработку гораздо более сложная. Здесь необходимо указать:

1. Описание бизнес-целей Заказчика.


2. Анализ существующих систем и проблемы текущей реализации (почему предлагаемого сейчас функционала недостаточно для достижения бизнес-целей).


3. Задачи необходимые для достижения бизнес-целей.


4. Описание пользовательских сценариев решения.


5. Список ролей пользователей системы.


6. Разрабатываемые объекты (диаграмма сущность – отношения, диаграмма базы данных, диаграмма классов, диаграмма потоков данных).


7. Описание методов программных классов.


8. Технические ограничения.


9. Риски связанные с разработкой решения.


10. Порядок установки решения.


11. Порядок тестирования решения.

Соответственно, отличается и объем трудозатрат на составление технического задания. Для ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов потребуется в среднем 4 часа, а на разработку — от 20 часов и более.

4. Реализация

Далее приведены работы, относящиеся к созданию программного продукта на базе Битрикс24, адаптированного под специфику Заказчика.

Этот этап занимает существенное время только для коробочной версии Битрикс24. Ее установка требует порядка 6 часов.

В случае с облачной версией необходима лишь регистрация, которая занимает не более 5 минут. Если заказчик уже работает в Битрикс24 (регистрация не нужна), то достаточно просто пригласить на портал интегратора. Как это сделать, читайте в статье: «Как пригласить интегратора на свой портал Битрикс24?».

В состав данных работ входит настройка:

• оргструктуры;


• групп пользователей CRM;


• воронок задач, лидов и сделок;


• папок на диске портала;


• календарей;


• дополнительных отчетов (помимо стандартных).

В среднем для выполнения таких работ достаточно одного рабочего дня (8 часов).

В состав данных работ входит настройка интеграции Битрикс24 с:

• электронной почтой;


• телефонией;


• группами соцсетей;


• мессенджерами;


• учетной системой 1С (в части обмена контактами, клиентами, сделками и счетами).

В зависимости от выбранного решения по интеграции, трудозатраты на эту работу варьируются от 4 до 12 часов.

На данном опциональном этапе могут потребоваться такие работы:

• простая автоматизация: создание роботов и триггеров в задачах и сущностях CRM (см. статью «Что могут роботы и триггеры в Битрикс24?»);


• сложная автоматизация через настройку бизнес-процессов: на живой ленте, в CRM, Битрикс24-диске, универсальных списках.

Трудозатраты на выполнение этих работ определяются разработанным техническим заданием.

Разработка решений в основном ведется на языке PHP. Базой для разработки и оценки трудозатрат является подготовленное техническое задание. В процессе разработки данное ТЗ может дополняться.

5. Подготовка к запуску

Данные работы должны быть выполнены за несколько дней до начала эксплуатации Битрикс24. К ним относятся следующие задачи.

Здесь необходимо выполнить следующее:

• импорт (для коробочной версии) и приглашение (для облачной) пользователей;


• загрузка данных по лидам, сделкам, контактам, компаниям.

При наличии заполненных шаблонов для импорта данные работы выполняются достаточно быстро — за 4-6 часов.

Если заполненных шаблонов нет и заказчик не готов предоставить начальные данные, то к этому времени нужно прибавить время, которое придется затратить для подготовки и очистки данных в шаблонах.

Обучение проводится в формате вебинара, что снимает ограничение на количество участников. Однако, рекомендуется делить обучение по тематикам на такие потоки обучения:

1. для всего персонала – пакет «Пользователь»,


2. для персонала, связанного с маркетингом и продажами – пакет «Продавец»,


3. администратора портала – пакет «Администратор портала»,


4. для топ-менеджмента – пакет «Руководитель».

Каждый из таких тематических тренингов в среднем занимает 3 часа.

По желанию заказчика, обучение может дополняться подготовкой организационных регламентов по использованию портала. Состав таких регламентов индивидуален и оговаривается с заказчиком отдельно.

В Пинол есть такие типовые регламенты:

• заполнения профиля пользователя;


• ведения оргструктуры;


• начала работы на портале;


• постановки задач;


• контроля исполнения задач(вне рамок проектов);


• контроля исполнения проектных задач;


• назначения встреч и бронирования переговорных;


• проведения планерок.

6. Эксплуатация портала

Это финальный этап, на котором пользователи приступают к работе на портале. Здесь участие интегратора минимальное и сводится к тому, чтобы периодически оказывать консультации, обновлять настройки роботов, триггеров, бизнес-процессов, настраивать новые отчеты и т.д.

Выводы

Таким образом, проект внедрения выливается в работы, состоящие из следующих этапов с таким объемом трудозатрат:

Если у вас остались вопросы по данной теме, то задавайте их в комментарии к статье. Если вы хотите привлечь Пинол к внедрению Битрикс24 в вашей организации, то отправьте нам свою заявку по почту:order@pinall.ru, и мы свяжемся с вами в ближайшее рабочее время, чтобы обсудить все вопросы.