Как настроить Битрикс24, чтобы входящее письмо генерировало задачу менеджеру принять письмо в работу?

Роботы и триггеры в Битрикс24 - это простой помощник, с помощью которого вы сможете быстро автоматизировать несложные процессы вашего бизнеса. Они имеют массу настроек, но исходя из данного примера, вам не сложно будет их освоить.

Для сложных и многоуровневых процессов в Битрикс24 существует другой инструмент - «бизнес-процессы». С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все деловые процессы компании, связать воедино работу отделов компании. 

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании - от простых до сложных.

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Алексей Окара,
основатель Пинол

Кейс клиента

Компании важно, чтобы вся переписка по сделке попадала не в почтовые ящики менеджеров, а велась из CRM. Руководитель отдела продаж, независимо от того, какой менеджер ведет сделку (вышел он на работу сегодня или находится в отпуске/на больничном), должен иметь возможность в любой момент контролировать работу по сделке и при необходимости подключиться к процессу. 

Более того, нужно, чтобы при поступлении нового письма от клиента, автоматически создавалась задача менеджеру ознакомиться с письмом и провести по нему работу.

Алгоритм действий для автоматизации данного процесса

Решать задачу будем с помощью CRM Битрикс24. Если у вас еще нет своего портала в Битрикс24, вы можете бесплатно и быстро пройти регистрацию. После регистрации вы сможете вносить данные клиентов и лидов в Битрикс24, создавать сделки в CRM.

Чтобы в вашем Битрикс24 появились расширенные возможности с различными интеграциями, нужно установить приложение Пинкит:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

На странице с описанием приложения, которая откроется, нажмите кнопку «Установить»:

Чтобы почтовая переписка попадала не в ящики ваших сотрудников, а в CRM и прикреплялась к карточке сделки, необходимо подключить почту в Битрикс24. Для этого перейдите в раздел «CRM», в верхнем меню выберите пункт «Еще», далее кликните на «Работа с почтой» - «Email-трекер»:

Выберите почтовый сервис, который хотите подключить и, следуя инструкциям Битрикс24, выполните необходимые настройки.

Теперь, когда вам нужно написать клиенту письмо, делайте это прямо из карточки сделки: 

Сюда же, в ленту сделки, а не только в почтовый ящик менеджера, будут попадать ответные письма от клиента. Теперь переписка по сделке будет доступна руководителю независимо от того, вышел ли сотрудник на работу или нет. Он в любой момент сможет проконтролировать работу и в случае необходимости подключить к сделке другого менеджера.

Перейдем к автоматизации процесса. Настроим Битрикс24 так, чтобы входящее письмо генерировало задачу менеджеру прочитать и отработать письмо. Для этого будем использовать триггеры Битрикс24.

Триггеры в Битрикс24 устанавливаются на определенную стадию сделки и срабатывают, когда происходит одно из этих событий:

При наступлении одного из этих событий, триггер переведет сделку в ту стадию, на которую он был установлен. В нашем случае, необходимо, чтобы при получении входящего письма сделка автоматически переходила на стадию «В работе».

По умолчанию сделки в Битрикс24 имеют такие стадии:

Вы можете добавить или изменить названия стадий сделки в соответствии с вашим бизнесом. Для этого перейдите в раздел «CRM», в верхнем меню выберите пункт «Еще» - «Настройки» - «Стадии сделки».

Установка триггера

Перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки. Выберете пункт «Роботы и бизнес-процессы» и кликните на «Сделки»: