В процессе работы компании, есть множество задач по работе с важной документацией, которая требует согласования, обсуждения, сохранности и т.д.. За данный процесс отвечает делопроизводство. Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними. Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Есть не маловажный, существенный плюс в Битрикс24, по организации согласования документов, который считаем необходимым обозначить. Например, в GooglDoc нет такой возможности, как запуск бизнес-процесса на согласование документа нескольким ответственным лицам, нежели в Битрикс24. А этот этап рассмотрения является важным этапом согласования не только документов в целом, но и любого другого рабочего вопроса.
В этой статье мы бы хотели вам рассказать о том, как на корпоративном портале Битрикс24 организовать внутренний электронный документооборот (для обмена документами между сотрудниками), для чего он нужен, и как научить ваших сотрудников обмениваться документами внутри портала, не выходя за его «рамки» и без сторонних сервисов для обмена документации.
Как это работает, читайте далее.
![]()
Школа удаленных продаж Алексея Окара - поможет вам и вашим сотрудникам, если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете, как организовать следующее:
Как выстроить удаленную работу;
Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;
Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;
Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании;
Пинол уже 9 лет работает исключительно на удаленном формате. Мы не понаслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.
Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.
Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок:
в доменной зоне RU в доменной зоне UA в доменной зоне BY в доменной зоне KZ
Алексей Окара,
учредитель Пинол
Чем удобен документооборот внутри корпоративного портала?
Любые рабочие процессы на корпоративном портале желательно делать максимально доступными и простыми для восприятия их работниками.
Идеальный вариант: создать для внутреннего пользования регламент по электронному документообороту в вашей компании, и прописать там детально все этапы работы с конкретными видами документов. С готовым регламентом всех сотрудников можно ознакомить при помощи Wiki, сделав сообщение доступным для чтения в Живой ленте:
Для того чтобы использовать функцию Wiki, необходимо ее добавить в целевую группу, где вы планируете информировать о новых изменениях всех ваших коллег, а также знакомить с внутренними регламентами и документами сотрудников.
С примерной последовательностью обмена документами на корпоративном портале в Битрикс24, мы вас ознакомим ниже:
1. Чтобы сотрудник легко смог передать нужную информацию другому ответственному коллеге, необходимо создать целевую задачу, например:
2. В задаче согласовываем все нюансы по рабочему вопросу с ответственными лицами (по конкретному кейсу), и переходим на следующую стадию – запуск Бизнес-процесса по согласованию конкретного документа:
3. Бизнес-процессы должны быть четко целевыми. Т.е. не советуем согласовывать документы в одном каком-нибудь универсальном бизнес-процессе (в предыдущей статье мы рассматривали журнал входящей и исходящей корреспонденции, который отображает регистрацию документов в каждом конкретном бизнес-процессе):
4. Выбрав необходимый бизнес-процесс, мы заполняем в нем все необходимые строки, и отправляем на согласование ответственным лицам. При этом ссылку на сам бизнес-процесс (она будет отображаться в Живой ленте сообщением) советуем скопировать и вставить в чек-лист целевой задачи, чтобы в случае необходимости можно было быстро его найти.
Почему такая последовательность удобна:
а) вам не придется долго искать необходимые вам документы (они будут отображаться в журнале бизнес-процесса, и согласовываться в задаче);
б) работая по регламенту внутреннего документооборота на корпоративном портале, ваши сотрудники не делают лишней работы, а работают в четком алгоритме;
в) все ваши внутренние документы будут в относительной безопасности, т.к. будут храниться на корпоративном портале и под ответственность лиц, которые отвечают за данные процессы;
г) хранить документы на электронной почте или в мессенджерах мы не рекомендуем, чтобы не допустить случайную утечку информации третьим лицам. Также настоятельно советуем разъяснить этот момент и всем вашим сотрудникам, которые, так или иначе, участвуют в обмене документами:
Если все бизнес-процессы ваших удаленных сотрудников будут проходить в рамках корпоративного портала, то взаимодействие коллег будет максимально эффективным и безопасным.
В следующей статье предлагаем вам ознакомиться с темой: «Корпоративная культура для удаленных сотрудников – как организовать взаимодействие и сделать работу коллектива результативной».
Важно!
Компания Пинол уже более 9 лет успешно помогаем внедрять бизнес-процессы в CRM под любой запрос клиента.
Если у вас остались вопросы, или вам нужна консультация, а также помощь нашего технического специалиста, то смело оставляйте свой запрос в нашей форме.
Мы обязательно с вами свяжемся в кратчайшие сроки, постараемся максимально подробно ответить на все интересующие вас вопросы и организовать необходимые рабочие процессы!
Полезные ссылки
1. «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок»;
2. «Кадровый электронный документооборот в Битрикс24. Как перевести бизнес на удаленку?»;
3. «Организация HR-процессов в Битрикс24. Регламент Пинол по выбору удаленных штатных сотрудников»;
4. «Как адаптировать персонал к виртуальному офису Битрикс24?»;
5. «Виртуальный офис Битрикс24. Как эффективно работать с блоком "Задачи"?»;
6. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.
Время работы специалистов с 1000 до 2200
![]()
Юлия Кузнецова
|
Сервис
Если Вам нужна помощь в комплексной настройке приложений Пинол, в рамках использования сервиса |
![]()
Юлия Кузнецова
|
Вот пример нескольких из них: |
![]()
Юлия Кузнецова
|
Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми
|
