Документооборот внутри корпоративного портала Битрикс24

Школа удаленных продаж Алексея Окара - поможет вам и вашим сотрудникам, если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете, как организовать следующее: 

Как выстроить удаленную работу; 

Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;

Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;

Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании;

Пинол уже 9 лет работает исключительно на удаленном формате. Мы не понаслышке знаем, с какими подводными камнями столкнётся Ваш бизнес при переходе на удаленку.

Если вашей компании требуется переход на удаленную работу, направляйте ваш запрос на почту Пинол: order@pinall.ru. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.  

Если вы еще не используете Битрикс24, то сделайте это сейчас - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из наших партнерских ссылок: 

в доменной зоне RU в доменной зоне UA в доменной зоне BY в доменной зоне KZ 

в доменной зоне COM

Алексей Окара,

учредитель Пинол

Чем удобен документооборот внутри корпоративного портала?

Любые рабочие процессы на корпоративном портале желательно делать максимально доступными и простыми для восприятия их работниками.

Идеальный вариант: создать для внутреннего пользования регламент по электронному документообороту в вашей компании, и прописать там детально все этапы работы с конкретными видами документов. С готовым регламентом всех сотрудников можно ознакомить при помощи Wiki, сделав сообщение доступным для чтения в Живой ленте:

Для того чтобы использовать функцию Wiki, необходимо ее добавить в целевую группу, где вы планируете информировать о новых изменениях всех ваших коллег, а также знакомить с внутренними регламентами и документами сотрудников.

С примерной последовательностью обмена документами на корпоративном портале в Битрикс24, мы вас ознакомим ниже:

1. Чтобы сотрудник легко смог передать нужную информацию другому ответственному коллеге, необходимо создать целевую задачу, например:

2. В задаче согласовываем все нюансы по рабочему вопросу с ответственными лицами (по конкретному кейсу), и переходим на следующую стадию – запуск Бизнес-процесса по согласованию конкретного документа:

3. Бизнес-процессы должны быть четко целевыми. Т.е. не советуем согласовывать документы в одном каком-нибудь универсальном бизнес-процессе (в предыдущей статье мы рассматривали журнал входящей и исходящей корреспонденции, который отображает регистрацию документов в каждом конкретном бизнес-процессе):

4. Выбрав необходимый бизнес-процесс, мы заполняем в нем все необходимые строки, и отправляем на согласование ответственным лицам. При этом ссылку на сам бизнес-процесс (она будет отображаться в Живой ленте сообщением) советуем скопировать и вставить в чек-лист целевой задачи, чтобы в случае необходимости можно было быстро его найти.

Почему такая последовательность удобна:

а) вам не придется долго искать необходимые вам документы (они будут отображаться в журнале бизнес-процесса, и согласовываться в задаче);

б) работая по регламенту внутреннего документооборота на корпоративном портале, ваши сотрудники не делают лишней работы, а работают в четком алгоритме;

в) все ваши внутренние документы будут в относительной безопасности, т.к. будут храниться на корпоративном портале и под ответственность лиц, которые отвечают за данные процессы;

г) хранить документы на электронной почте или в мессенджерах мы не рекомендуем,  чтобы не допустить случайную утечку информации третьим лицам. Также настоятельно советуем разъяснить этот момент и всем вашим сотрудникам, которые, так или иначе, участвуют в обмене документами:

Если все бизнес-процессы ваших удаленных сотрудников будут проходить в рамках корпоративного портала, то взаимодействие коллег будет максимально эффективным и безопасным.

В следующей статье предлагаем вам ознакомиться с темой: «Корпоративная культура для удаленных сотрудников – как организовать взаимодействие и сделать работу коллектива результативной».

Важно!

Компания Пинол уже более 9 лет успешно помогаем внедрять бизнес-процессы в CRM под любой запрос клиента.

Если у вас остались вопросы, или вам нужна консультация, а также помощь нашего технического специалиста, то смело оставляйте свой запрос в нашей форме.

Мы обязательно с вами свяжемся в кратчайшие сроки, постараемся максимально подробно ответить на все интересующие вас вопросы и организовать необходимые рабочие процессы!

Полезные ссылки 

1. «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок»;

2. «Кадровый электронный документооборот в Битрикс24. Как перевести бизнес на удаленку?»;

3. «Организация HR-процессов в Битрикс24. Регламент Пинол по выбору удаленных штатных сотрудников»;

4. «Как адаптировать персонал к виртуальному офису Битрикс24?»;

5. «Виртуальный офис Битрикс24. Как эффективно работать с блоком "Задачи"?»;

6. Рекомендуем ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24.