Документооборот внутри корпоративного портала Битрикс24

Если вам нужен двусторонний обмен комментариями к задачам, файлами и таймингом для двух порталов Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Чем удобен документооборот внутри корпоративного портала?

Любые рабочие процессы на корпоративном портале желательно делать максимально доступными и простыми для восприятия их работниками.

Идеальный вариант: создать для внутреннего пользования регламент по электронному документообороту в вашей компании и прописать там детально все этапы работы с конкретными видами документов. С готовым регламентом всех сотрудников можно ознакомить при помощи Wiki, сделав сообщение доступным для чтения в Живой ленте:

Для того, чтобы использовать функцию Wiki, необходимо ее добавить в целевую группу, где вы планируете информировать о новых изменениях всех ваших коллег, а также знакомить с внутренними регламентами и документами сотрудников.

С примерной последовательностью обмена документами на корпоративном портале в Битрикс24 мы вас ознакомим ниже:

1. Чтобы сотрудник легко смог передать нужную информацию другому ответственному коллеге, необходимо создать целевую задачу, например:

2. В задаче согласовываем все нюансы по рабочему вопросу с ответственными лицами (по конкретному кейсу), и переходим на следующую стадию – запуск Бизнес-процесса по согласованию конкретного документа:

3. Бизнес-процессы должны быть четко целевыми. Т.е. не советуем согласовывать документы в одном каком-нибудь универсальном бизнес-процессе (в предыдущей статье мы рассматривали журнал входящей и исходящей корреспонденции, который отображает регистрацию документов в каждом конкретном бизнес-процессе):

4. Выбрав необходимый бизнес-процесс, мы заполняем в нем все необходимые строки, и отправляем на согласование ответственным лицам. При этом ссылку на сам бизнес-процесс (она будет отображаться в Живой ленте сообщением) советуем скопировать и вставить в чек-лист целевой задачи, чтобы в случае необходимости можно было быстро его найти.

Почему такая последовательность удобна:

а) вам не придется долго искать необходимые вам документы (они будут отображаться в журнале бизнес-процесса и согласовываться в задаче);

б) работая по регламенту внутреннего документооборота на корпоративном портале, ваши сотрудники не делают лишней работы, а работают в четком алгоритме;

в) все ваши внутренние документы будут в относительной безопасности, т.к. будут храниться на корпоративном портале и под ответственность лиц, которые отвечают за данные процессы;

г) хранить документы на электронной почте или в мессенджерах мы не рекомендуем,  чтобы не допустить случайную утечку информации третьим лицам. Также настоятельно советуем разъяснить этот момент и всем вашим сотрудникам, которые, так или иначе, участвуют в обмене документами:

Если все бизнес-процессы ваших удаленных сотрудников будут проходить в рамках корпоративного портала, то взаимодействие коллег будет максимально эффективным и безопасным.

В следующей статье предлагаем вам ознакомиться с темой: «Корпоративная культура для удаленных сотрудников – как организовать взаимодействие и сделать работу коллектива результативной».

Если вам нужен двусторонний обмен комментариями к задачам, файлами и таймингом для двух порталов Битрикс24, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит