Можно ли в Битрикс24 организовать полноценную систему документооборота компании? Анализ возможностей платформы

Если вы хотите настроить обмен данными из таблицы эксель и смарт-процесса Битрикс24 в обе стороны с настройкой бизнес-процесса по генерации документов, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Разработчики Битрикс24 достаточно хорошо прониклись термином «создание единого информационного пространства» компании и создали наиболее общедоступную платформу, где базовая функциональность совмещает в себе:

• блоки CRM,


• управления проектами,


• корпоративную социальную сеть,


• систему управления рабочим временем сотрудников,


• хранилище документов,


• репозиторий бизнес-процессов и систему управления ими.

У многих клиентов возникает большой соблазн сосредоточить в Битрикс24 все ключевые информационные потоки и организовать на его базе систему электронного документооборота компании. Насколько Битрикс24 может оправдать такие ожидания? Чтобы ответить на этот вопрос, разберем, какие функции должна выполнять система документооборота.

Какие задачи должна решать система документооборота?

Согласно открытым источникам, система документооборота предназначена для решения таких задач:

• систематизация работы с документами;


• создание документов по шаблонам, их регистрация и хранение;


• автоматизация учёта;


• классификация документов.

При этом функциями системы документооборота являются:

1. создание карточек документа и формирование текста;


2. сохранение данных в формате pdf или MS Word;


3. управление правами доступа пользователей;


4. создание маршрутов и управление движением документов;


5. рассылка уведомлений, напоминаний;


6. ведение журналов, справочников, классификаторов;


7. формирование поручений;


8. поиск и подписание документов;


9. формирование отчётов.

Посмотрим, в какой мере Битрикс24 выполняет каждую из этих функций (рассматриваем, в основном, функционал облачной версии Битрикс24).

1. Создание карточек документа и формирование текста

Данный функционал плюс конструктор документов от разработчика «HTMLStudio» доступен из модуля CRM в Битрикс24. К сущностям CRM (сделка, лид, счет, предложение) можно привязать карточку (шаблон документа), данные в которую будут автоматически наполняться информацией, содержащейся в этих сущностях. К документу можно прикрепить графические символы (логотип, факсимиле, печать).

В коробочной версии Битрикс24 можно доработать сущности, из которой генерируются документы. В частности, добавить карточки внутренних приказов. Также можно допрограммировать функционал формирования документов на основе данных, зафиксированных в бизнес-процессе. Таким образом, может быть решена задача по заполнению реквизитов документа в бизнес-процессе и вывода документа с внесенными в бизнес-процессе данными на печать по факту завершения бизнес-процесса.

2. Сохранение данных в формате pdf или MS Word

При сохранении документов, сгенерированных из CRM, можно выбрать один из данных форматов.

Дополнительно документы можно отправить клиенту по электронной почте или разместить в публичном доступе.

3. Управление правами доступа пользователей

Права доступа к Битрикс24.Диску настраиваются довольно гибко (подробнее об этом можно прочитать в помощи к Битрикс24).

Также можно разграничить права на запуск бизнес-процессов по согласованию документа до уровня отдельного пользователя.

Очень гибко можно ограничить доступ сущностям CRM, из которых формируются клиентские документы.

4. Создание маршрутов и управление движением документов

В Битрикс24 есть прекрасный конструктор бизнес-процессов. Его можно вызвать из Битрикс24.Диска, отправив на согласование сохраненный там файл.

Опции конструктора бизнес-процессов достаточно широки. 

5. Ведение журналов, справочников, классификаторов

В настройках модуля CRM, откуда производится печать документов, можно добавлять любые справочники и классификаторы к сущностям CRM.

6. Формирование поручений

В механизме бизнес-процессов, с использованием которого согласуются документы, можно формировать любые задачи и задания исполнителям.

7. Поиск и подписание документов

В Битрикс24 реализован умный поиск. Он способен найти по словам или фразе не только в заголовке документов, но и в их содержимом. Причем, поиск одинаково хорошо работает как в документах Word, так и файлах pdf-формата). Правда, система пока никак не подсвечивает результаты поиска в самом документе.

Теперь о возможности подписания документов. В механизме бизнес-процессов Битрикс24 есть опция утверждения документа. Она выступает своеобразной электронно–цифровой подписью.

8. Формирование отчётов

Битрикс24 обладает определенной прозрачностью в части функционала документооборота: можно увидеть шаги любого из запущенных бизнес-процессов.

В коробочной версии Битрикс24 можно создавать собственные отчеты. Например, для расчета KPI по исполнению бизнес-процессов согласования документов. Такие отчеты могут подсказать, например, кто из сотрудников согласовывает договор быстро и за какое среднее время, а кто делает это медленно, или на каком шаге возникают наибольшие задержки в согласовании документов.

Выводы

Анализ возможностей Битрикс24 показал, что данная платформа является полноценным фундаментом для реализации электронного документооборота. Документооборот, реализованный штатным функционалом Битрикс24 вполне может конкурировать с грандами рынка систем электронного документооборота.

Если вы хотите настроить обмен данными из таблицы эксель и смарт-процесса Битрикс24 в обе стороны с настройкой бизнес-процесса по генерации документов, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит