Битрикс24. Автоматизация процесса для приема на работу нового сотрудника.
| 1 Преамбула |
В данной статье я опишу бизнес-процесс приема на работу, который знаком всем. Все мы устраивались на работу и проходили собеседование. Для качественного улучшения работы менеджеров по персоналу и встраивания планирования их работы в общий план работы фирмы необходимо формализовать процесс приема на работу и внедрить его в систему. Я применю в этой работе немного другой приём, по сравнению с тем, который я описывал в предыдущей статье. Бизнес-процесс я опишу без жесткой привязки к системе, платформе, как я это делаю обычно. Саму же привязку я сделаю в виде текстового описания того, «как это должно быть», то есть, “ToBe” будет изложено текстом.
| 1.1 Что есть |
В результате переписки по электронной почте и/или с помощью других средств коммуникации менеджер по персоналу производит отбор кандидатов на первичное собеседование с работодателем. В процессе последующих за этим согласований по линии кандидат – менеджер по кадрам – работодатель с использованием подобных же средств коммуникации может быть согласована встреча (собеседование), по результатам которой может быть сформировано предложение кандидату.
| 1.2 Что должно быть |
Сам по себе процесс не должен меняться по сути, но все его шаги должны быть автоматизированы в системе рабочего процесса, с ведением истории и записи событий в календаре. Так же система должна позволять фиксировать плановые встречи, то есть участвовать в планировании рабочего времени работодателя и менеджера по кадрам. Система должна отправлять уведомления по электронной почте в течение выполнения бизнес-процесса в те моменты, когда это обозначено в описании. Уведомления должны содержать в себе ссылки для быстрого переходя к тем задачам, ознакомление или действия по которым требуют вмешательства адресата (участника процесса).
| 2 Схематизация бизнес-процесса |
В процессе зафиксированы три роли.
- Кандидат
- Менеджер по продажам
- Работодатель
Кандидат не является пользователем Битрикс24 и участвует в процессе, используя сообщения по электронной почте. Менеджер по кадрам и Работодатель являются пользователями системы Битрикс 24. Взаимодействие между этими ролями строиться путем выполнения активностей во внутреннем бизнес-процессе системы.
| 2.1 Описание схемы бизнес-процесса |
Далее по тексту в скобках я указываю номера действий (функций) бизнес-процесса, схема которого приведена ниже (Рисунок 1). Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс.
Кандидат отправляет (1.1) по электронной почте заявку на рассмотрение его кандидатуры Менеджером по кадрам на определённый в Битрикс24 электронный адрес. При поступлении письма на этот адрес автоматически формируется лид в системе.
По созданному лиду системой назначается ответственные – Менеджер по кадрам. Автоматически запускается бизнес-процесс обработки лида. Менеджер по кадрам просматривает (2.1) лид, в комментарии к которому содержится тело письма-заявки от Кандидата. В результате лид может быть переведен в некачественные и закрыт, или, в случае возникновения интереса к Кандидату, Менеджер по кадрам создает письмо как «Дело» от сущности «Лид».
Для удобства использования данного функционала я рекомендую настроить в системе шаблоны писем.
После отправки письма, Менеджер по кадрам закрывает лид.
В ответ на полученное письмо Кандидат высылает (1.2) Менеджеру по кадрам письмо с резюме, которое точно также создает лид, который обрабатывается (2.2) на предмет соответствия резюме базовым требованиям.
В результате обработки Менеджер по кадрам, подобно тому, как было описано выше, отправляет письмо с отказом Кандидату (2.3.1) или меняет статус лида, в результате чего бизнес-процесс создаёт (3.1) в системе задание для Работодателя, позволяющее решить, насколько резюме соответствует техническим требованиям.
Выбор логического «или» разветвляет ход решения по кандидатуре. В случае полного несоответствия Кандидата техническим требованиям, Работодатель выбирает соответствующий пункт выпадающего списка задания, что служит для бизнес-процесса сигналом к переходу к следующему шагу (3.2.1) – отправке автоматического отказа по электронной почте с последующем закрытием лида.
В случае неполного соответствия Работодатель может изменить условия предложения (3.2.2). Битрикс24 отправляет уведомление Менеджеру по кадрам.
Если соответствие полное, то без изменений условий предложения система отправляет уведомление Менеджеру по кадрам, которые, в свою очередь, указанным выше способом, отправляет (2.4) сообщение Кандидату.
Любым из способом коммуникаций Кандидат либо отказывается от предложения, любо согласует (1.3) с Менеджером по кадрам время и место собеседования. Менеджер по кадрам заносит запланированное событие, в данном случае, созданную Задачу Битрикс24, в календарь системы (данные активности могут быть созданы бизнес-процессом лида). Ответственным по задаче будет являться сам Менеджер по кадрам, а Работодатель – соисполнителем.
После проведения собеседования (2.5), что в системе соответствует закрытию задачи, бизнес-процесс лида создает задание для Работодателя с решением о степени соответствия Кандидата позиции (вакансии), на которую тот претендует. В случае выбора Работодателем варианта «Полностью не соответствует, система отправляет (3.3.1) сообщение по электронной почте Кандидату. Если Работодатель определяет соответствие Кандидата, как не полное, то он изменяет (3.3.3) условия предложения. В случае полного соответствия, предложение формируется сразу и отправляется (3.3.2) Кандидату по электронной почте. Менеджеру по кадрам система отправляет уведомление и лид закрывается. Всё.
| 3 Имплементация |
| 3.1 Подготовка |
Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24 в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и модуль CRM. Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе.
| 3.2 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса. |
Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи. В своей предыдущей статье, опубликованной на сайте компании PinALL, я описывал создание и исполнение бизнес-процесса в документообороте небольшой организации. По созданному Техническому Заданию с описанием бизнес-процессов (которое практически полностью приведено в данной статье), включая схемы, я создаю рабочий процесс в системе для сущности «Лид» CRM Битрикс24.
