Бизнес-процесс заявление на отпуск в Битрикс24

Если вас интересует настройка интеграции Superjob с Битрикс24, вам подойдет наша платформа Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

1 Преамбула

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.

2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

1. Счёт на оплату
2. Заявление на отпуск
3. Заявление на командировку
4. Входящие документы
5. Исходящие документы
6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Человек может работать без отпуска долго. Но когда-то всё равно сотрудника надо отправлять в отпуск. Этого требует и законодательство РФ. Практика последних лет основана на том, что сотрудники планируют свои отпуска вместе с работодателем заранее, в году предыдущем.

Сотрудник должен согласовать заявление на отпуск, для чего в Битрикс24 создан типовой бизнес процесс «Заявление на отпуск».

В данной статья я мог бы ограничится собственно описанием типового бизнес-процесса согласования заявления на отпуск, но, зная реальную работу кадровых работников, нельзя пропустить такой функционал системы как календари, который поможет работать с графиком отпусков.

Битрикс24 – очень мощная система с богатыми функциональными возможностями. Как правило, она используется для решения очень ограниченного круга задач. Это беда не только Битрикс24, но, в общем то, всех систем. Заложенные возможности подчас используются на 5-10%.

Календари Битрикс24 (именно во множественном числе, так как их может быть множество!) – богатейший функционал системы.

Что такое график отпусков? Это такая таблица, в которой перечислены сотрудники и обозначены даты их плановых отпусков в году. Если посмотреть на график отпусков со стороны системы, то график – это множество заранее назначенных задач, отображенных в отдельном календаре. Календаре отпусков.

Ограничусь постановкой одной задачи на отпуск в календаре, остальные будут делаться аналогично.

Сначала (это надо сделать один раз в инсталляции системы) я создам отдельный календарь, специально для отпусков, чтобы другие задачи не смешивались с задачами отпусков.

Для того, чтобы календарь отличался от других в отображении, сделаю его синим. Сразу же, поскольку чекбокс «Добавить в избранные» был включен, календарь обозначается в правой части экрана вместе со стандартными календарями пользователя.

Как видно, Битрикс24 позволяет производить синхронизацию календарей с Outlook и мобильными устройствами, но это тема отдельной статьи.

Теперь создам задачу с помощью «+Добавить», «Событие через планировщик». Побалую себя – отправлюсь в отпуск на две недели в конце августа!

Закончу формирование задачи на отпуск, нажав на кнопку «Далее» и заполнив поля следующей формы. Пусть будет напоминание за 5 дней до начала отпуска. Кроме того, моё отсутствие будет занесено автоматически в график отсутствий (и такой есть уже в стандартной Битрикс24). Как видите, выбирается календарь – в нашем случае «Отпуска».

Давайте проверим – прокрутим календарь до августа. Синий календарь – отпуск.

А что будет, если я поставлю себе задачу на время отпуска? Система позволила это сделать и не предупредила, что это время отпуска и отсутствия. Но, в календаре информация отображается и конфликт виден в интерфейсе (надо только включить чекбокс «Мои задачи»).

Прямо из календаря можно изменить задачу и перенести сроки – или отпуска или задачи.

Таким образом можно сформировать график отпусков для всей организации. Задачи будут присылать напоминания в заданное время для того, чтобы сотрудник мог написать заявление и согласовать свой отпуск. Но, писать заявление на бумаге больше не надо, и ходить с ним по кабинетам – тоже. Для этого есть типовой бизнес-процесс Битрикс24 «Заявление на отпуск».

2.2 Заявление на отпуск. Настройки

В разделе «Процессы» я выбираю пункт «Заявление на отпуск». В интерфейсе системы вижу список заявлений со статусами.

Как и для других процессов, данный типовой бизнес-процесс не есть что-то неизменное. Его можно редактировать в конструкторе бизнес-процессов Битрикс24.

В константах параметра шаблона необходимо указать пользователей, «Кто утверждает» и «Кто оформляет» отпуск. Для тестирования я указал себя, т.е. «Значение константы» «Кто утверждает» равно «Автор».

Наша фирма представлена двумя юридическими лицами. В типовом бизнес-процессе этого нет. А я настрою это в разделе «Настройка процесса», «Поля процесса», «Добавить поле».

Теперь необходимо указать, какие значения из списка может принимать поле «Наша фирма». Это делается на вкладке «Список».

Список полей заявления изменился.

Думаю, нет необходимости рассказывать, что теперь мы можем обрабатывать заявления отдельно, используя это кастомное поле.

Итак, я настроил календарь отпусков, добавил поле к документу. Представим, что за 5 дней, как и указано в задаче календаря, я получаю уведомление и начинаю процесс согласования заявления на отпуск.

В разделе «Процесс: Заявление на отпуск» нажимаю на кнопку «Добавить элемент». Второй вариант – в разделе «Мои процессы» выбираю из выпадающего списка «Запустить процесс» пункт «Заявление на отпуск». Результат одинаков – интерфейс формы создания заявления.

В процессе согласования все роли процесса будут получать уведомления следующего вида, а также запросы на совершение действий по утверждению документа.

В результате полноценного использования типового бизнес-процесса «Заявление на отпуск» с минимальной модификацией процесса я запустил в работу, автоматизировал довольно нудный и рутинный процесс формирования графика отпусков и согласования заявления на отпуск.

3 Выводы

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.

Если вы ведете учет рабочего времени и работаете с большим объёмом данных, вам поможет наш сервис Пинкит.

Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register

Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит