Бизнес-процесс в Битрикс24 для контроля сделок, по которым не начата работа и постановки автозадач в зависимости от стадии сделки

Если вам интересно автоматическое обновление данных годового оборота компании при закрытии сделки в Битрикс24, вам поможет Пинкит.

⏩ Смотреть кейсы и скачать шаблоны интеграций.

⏩ Какие сервисы можно интегрировать?

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Необходимо автоматизировать процесс передачи заключенной сделки из отдела продаж в отдел производства, чтобы нельзя было забыть поставить задачи по сделке. Бизнес-процесс должен:

✔ При заключении проверять наличие типовых задач по сделке (закупить ПО, произвести отгрузку, выполнить другую работу) и при их отсутствии формировать блок типовых задач.

✔ Проверять полноту заполнения полей в этой сделке (чтобы были заполнены все важные поля). Если поля не заполнены, то переводить сделку на стадию "Заполнить карточку сделки".

✔ По завершению работ по сделке (исполнения условий договора) сделки ставить задачу для получения отзыва от клиента для измерения NPS (индекса клиентской лояльности).

✔ Находить проваленные сделки и ставить задачу начальнику отдела продаж по контролю причин неуспешного проведения сделки.

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Практически каждая компания сталкивается с таким кейсом. Менеджер переводит сделку в стадию "Заключена", но иногда человеческий фактор вмешивается в процесс, и работа по ней начинается, только когда разъяренный клиент звонит и требует оказание услуги или поставки товара.

Чем больше сотрудников и сделок в компании, тем выше риск потерять задачи по сделке и упустить срок по исполнению обязательств перед клиентом.

Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом.

Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по данной схеме:

Продолжение схемы (часть 2 из 3)

Продолжение схемы (часть 3 из 3)

Если вам нужен данный бизнес-процесс, отправьте нам заявку на его приобретение, и мы свяжемся с вами для обсуждения дальнейших действий.

После получения файла выполните действия, указанные ниже.

Создание бизнес-процесса в Битрикс24. Откройте: CRM / Еще / Настройки / Роботы и бизнес-процессы / Бизнес процессы:

Нажмите "Добавить шаблон" в блоке "Сделка":

В открывшемся окне параметров шаблона, введите название бизнес-процесса. В чекбокс «Автоматически запускать» поставьте галочку «При изменении» (запуск бизнес-процесса будет происходить автоматически при изменении стадии сделки) и нажмите кнопку «Сохранить». 

Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона.

 

Выберете файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать».

В результате в списке ваших бизнес-процессов для сделки появится новый, который мы только что создали.

3. Настройка стадий сделки

Так как данный бизнес-процесс срабатывает при наступлении определенных стадий сделки, важно, чтобы названия стадий сделки в вашей CRM совпадали с названиями в схеме бизнес-процесса.

Есть 2 способа, как привести в соответствие названия стадий сделки в бизнес-процессе и в вашем Битрикс24: сделать стадии в вашей CRM такие, которые используются в бизнес-процессе или изменить названия стадий в бизнес-процессе (поменять на те, которые вы используете в CRM). 

Рассмотрим первый вариант. Чтобы изменить стадии сделки в вашем Битрикс24, перейдите в раздел CRM / Еще / Настройки и выберете пункт «Справочники».

Настройте стадии (добавьте те, которые нужны для бизнес-процесса) и нажмите кнопку «Сохранить»:

4. Выводы

Процесс запускается автоматически каждый раз при изменении сделки.

Проверяется статус сделки. Если сделка заключена, а работы по ней не начинались (нет задач), то сделка считается вновь заключенной и требующей постановки задач.

В первую очередь происходит формальный контроль, заполнены ли обязательные поля сделки. Если заполнены не все обязательные поля, то:

1) статус сделки переводится в "Ожидание заполнения карточки сделки",

2) ставится задача менеджеру с указанием, какие поля сделки необходимо заполнить.

При прохождении формального контроля сотруднику отдела производства ставится задача ручного контроля правильности заполнения сделки и корректности данных в ней. При этом компания переводится в статус клиента. Сделка отмечается как "Принятая в производство", и в зависимости от типа сделки формируется блок регламентированных автозадач для реализации условий сделки. Это позволяет не забывать о ключевых моментах и снижает рутинную нагрузку на сотрудников.

Когда все обязательства перед клиентами по сделке выполнены, бизнес-процесс ставит дополнительную задачу по получению отзыва от клиента.

Важным моментом является формальная передача сделки из отдела продаж в отдел производства, что также позволяет снизить потери информации между отделами.

Так же бонусом является наполнение информацией CRM для последующего анализа и изучения.

В случае, если сделка не заключена (провалена), начальнику отдела продаж ставится задача по контролю причин неуспешного проведения сделки. Выяснив причины провала, он уже решает: удалить ее или же реанимировать и отдать другому менеджеру.

Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит

С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.

Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пинкит: https://lk.pinkit.io/tariffs