Бизнес-процесс в Битрикс24 для автоматизации работы выездных менеджеров

1. Кейс клиента

В компаниях, где ведется учет рабочего времени, боль менеджеров, часто работающих вне офиса, заключается, кроме прочего, в необходимости ручной фиксации каждого выезда рабочем календаре Битрикс24.

Необходимо автоматизировать рутинную работу по учету выездов сотрудников, чтобы бизнес-процесс автоматически делал запись в календарь с указанием даты и цели отъезда. Также необходимо, чтобы в календаре фиксировались данные клиента, к которому необходимо сделать выезд.

Вы можете собрать и настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для начала создадим новый процесс живой ленте в каталоге бизнес процессов.

В каталоге бизнес-процессов найдите и откройте только что созданный бизнес-процесс. Нажмите кнопку «Действия» и выберите пункт «Настроить бизнес-процессы»:

Добавим поле «Клиент» типа «Привязка к элементам CRM»:

Далее переходим к настройке самого бизнес-процесса:

Первым шагом добавляем действие «Запрос дополнительной информации»:

В настройках данного действия указываем, что заполняют сотрудники - тот кто создал:

Название задания и описание задания укажите произвольно. В нашем случае мы казали такие значения полей:

• название задания: «Укажите дату и цель выезда»,


• описание задания: «Пожалуйста укажите дату и цель вашего визита к клиенту».

Создадим еще одно поле в данном действии. Для этого нажмите «Создать/добавить поле»:

В настройках параметров действия нового поля указываем следующее:

• название: Дата выезда,


• код: data,


• тип: Дата.

Сохраняем настройки и добавляем ещё одно поле. В настройках параметров действия указываем:

• название: Цель выезда,


• код: target,


• тип: Многострочный текст.
  
  

Далее добавляем действие в бизнес-процесс: «Событие календаря»:

В настройках действия события календаря производим следующие настройки:

1. Пользователь: Автор.
   
   
   
   
   


2. Название события: Выезд к клиенту.


3. Описание события: подставляем переменную «Цель выезда».
   
   
   
   
   
   
   

   Теперь в этом же поле вставляем поле документа «Клиент»:

   
   
   

   В конечном итоге поле «Описание события» выглядит следующим образом:

   
   
   


4. Дата начала: подставляем переменную «Дата».
   
   
   
   
   
   
   

   В конечном итоге, у нас получается следующие настройки действия:

   
   
   

3. Выводы

После внедрения данного бизнес-процесса, каждый менеджер перед выездом запускает его из живой ленты Битрикс24:

Бизнес-процесс создает задание указать дату и цель выезда. Менеджер заполняет необходимые поля:

Для проверки работы бизнес-процесса, переходим в календарь Битрикс24. Открываем событие, которое создалось автоматически на указанную нами дату:

Как видим, в календаре сотрудника создалась запись об отсутствии на указанную дату, а также в описании события указана цель выезда, и данные клиента, с которым назначена встреча.

Заполните Бриф на разработку и отправьте его на почту Пинол: order@pinall.ru, чтобы мы доработали данный шаблон бизнес-процесса именно под ваши условия.

Или просто добавьте этот товар в корзину и отправьте нам ваш заказ. Мы свяжемся с вами в ближайшее время для уточнения необходимых параметров!