Бизнес процесс создания и движения документа в Битрикс24. Входящие документы

1 Преамбула

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.

2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

1. Счёт на оплату
2. Заявление на отпуск
3. Заявление на командировку
4. Входящие документы
5. Исходящие документы
6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Входящие документы присутствуют во всех сферах деятельности, на всех предприятиях. Без этого не функционирует ни один бизнес. Подчас поток входящей корреспонденции достигает такого объема, что справиться с ним не удаётся. Возникает путаница с тем, кому адресовать конкретных пришедший документ и что с ним делать. Документ откладывается. Возникает цейтнот. Бизнес не отвечает вовремя на входящие запросы и может наступить угрожающий момент для бизнеса в целом.

Автоматизация бизнес-процесса обработки входящих документов призвана решить эту проблему раз и навсегда с использованием типового бизнес-процесса «Входящие документы» системы Битрикс24.

Захожу в раздел, где указан бизнес-процесс – «Входящие документы».

Внизу расположен список зарегистрированных входящих документов с указанием атрибутов и прикрепленных электронных сканированных копий.

С помощью фильтра можно управлять отображением списка.

Для примера я отобразил фильтр по двум полям – «Дата документа» и «Требуется ответ». Фильтр можно создать с использованием любой комбинации из всех полей документа, а также сохранить для последующего использования.

Таким образом, никакой, даже самый большой объем входящих документов не будет являться для вас проблемой.

Кроме того, создавая разделы (с помощью кнопки «Управление разделами») можно создавать иерархическую структуру папок и распределять корреспонденцию по ним, введя свой порядок в структуре.

Сам типовой бизнес-процесс распределения входящей документации довольно прост, по сравнению с другими. Однако, в вашей организации, это может оказаться не так, для чего есть кнопка «Бизнес-процессы», где существующий процесс можно легко отредактировать в дизайнере.

Кроме того, вы сможете создать еще сколько угодно бизнес-процессов и запускать их в зависимости от типа приходящей документации. Соответственно и маршрут входящего документа будет разным изначально, да и в дальнейшем он будет зависим от той логики, которая будет заложена в бизнес-процессе с помощью функциональных блоком, параметров, констант и переменных.

В разделе «Настройка процесса» можно настроить поля процесса. Таким образом вы можете полностью кастомизировать бизнес-процесс обработки входящих документов.

У некоторых может возникнуть вопрос. А что тогда даёт типовой бизнес-процесс, если его надо настраивать? Как практик, я легко отвечу на это. Делать бизнес процесс, начинаю с чистого листа или делая тоже самое, имея перед собой проработанный и имплементированный бизнес процесс, может быть не на 100% подходящий, – это, как говорят в Одессе, «две большие разницы». Попробуйте.

Итак, типовой бизнес-процесс «Входящие документы» Битрикс24 настроен. Как он работает?

2.2 Входящие документы. Создание и движение документа

Перехожу в раздел «Процессы» и выбираю «Входящие документы». Появляется список документов, которые мы уже видели выше. Нажимаю на кнопку «Добавить элемент» и заполняю поля.

В качестве «Кому адресовать» выбираю самого себя для тестирования процесса.

После нажатия на кнопку «Сохранить» получатель увидит уведомление в верхнем правом углу интерфейса системы.

Кроме того, в нижнем правом углу появится информация об уведомлении, так что пользователь пропустить событие не должен.

Информация появится также в живой ленте, поскольку соответствующий чекбокс в процессах был установлен в положение «включено».

Прямо из живой ленты можно приступить к работе над документом, нажав на соответствующую кнопку.

Ещё один элемент интерфейса, который даст информацию о том, что происходит – это раздел «Бизнес-процессы». Всё потому, что бизнес процесс создал Задание. Все задания по бизнес-процессам собираются в этом разделе в список.

Из списка также можно приступить к выполнению. Вот как это выглядит.

Таким образом и происходит работа над входящими документами с использованием типового бизнес-процесса «Входящие документы»..

3 Выводы

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.