Бизнес-процесс "Счет на оплату" в Битрикс24

1 Преамбула

Любой предприниматель скажет вам, что процессы, которые происходят у него в бизнесе совсем не такие, как у других. Что его бизнес уникален, и он работает так, как никто другой. И будет прав.

Однако, есть бизнес-процессы настолько похожие или просто унифицированные, что компания Битрикс решила предложить, наконец-таки, «не изобретать велосипед». И внедрила в своих продуктах заранее разработанные бизнес-процессы, характерные для большинства предприятий.

В данной статье я покажу вам, что это за процессы, почему это хорошо и как с этим работать.

2 Типовые бизнес-процессы

Итак, что это за бизнес-процессы.

1. Счёт на оплату
2. Заявление на отпуск
3. Заявление на командировку
4. Входящие документы
5. Исходящие документы
6. Выдача наличных

Перейдя по новой вкладке «Процессы» в разделе «Компания», вы увидите следующее. 

Захожу в первый же бизнес-процесс – «Счёт на оплату».

Мы видим список элементов. В данном бизнес-процессе элемент – это и есть счёт. Управление списком стандартное, как и любым списком в Битрикс24. Управление разделами даёт нам возможность создавать иерархию разделов наподобие иерархии папок в Windows. Что, согласитесь, удобно.

Если перейти по вкладке «Бизнес-процессы», то можно будет запустить редактор самого бизнес-процесса «Счета на оплату».

Таким образом, вы можете без всяких проблем отредактировать типовой бизнес-процесс, настроив его под себя, если имеются какие-то нюансы в вашем бизнесе.

Скажу сразу. Бизнес-процессы в Битрикс24 разработаны весьма профессионально, проработка вопроса очень глубокая. Мне понадобились минимальные изменения, да и то, связаны они были с добавлением нескольких функциональных блоков уведомлений, которые были необходимы для бизнес-единиц.

Отмечу еще одну особенность. В типовых бизнес-процессах используется функциональный блок «Установка прав». Такое редко встретишь среди схем имплементированных бизнес-процессов, которые были сделаны собственными силами или заказывались разработчику. Это динамическое назначение прав на документ в зависимости от входящих параметров. Очень здорово! Напрасно мы этим пренебрегали.

Ещё одной особенностью типового бизнес-процесса, которую также не часто встретишь в «самодельных» схемах, является частое использование функционального блока «Запись в отчёт». Это позволяет чётко фиксировать не только начальные и конечные активности с сущностями, что и так делает система, но и делать конкретные записи для отчетности. Сами записи в отчет формируются в процессе выполнения бизнес-процесса из свойств конкретного обрабатываемого в данном процессе объекта, то есть счёта в этом случае.

Нельзя не отметить также отлично продуманную группировку функциональных блоков при помощи функциональных блоков «Инициализация» и «Цикл согласования».

Во вкладке «Настройка процесса» обращает на себя внимание удобная настройка полей процесса.

А теперь я покажу вам, как изменить документ и процесс под реально функционирующую фирму с двумя юридическими лицами. Мы также свяжем входящий счет со сделкой и счётом нашей CRM Битрикс24 для контроля и связи закупки с продажей.

Необходимо добавить поля к документу.

1.       Сделка CRM (текстовое, для вставки URL)

2.       Счёт CRM (текстовое, для вставки URL)

3.       Сумма продажи (числовое)

4.       Дельта продажи (числовое)

5.       Наша фирма (плательщик по счёту) (список выбора)

В настройках полей процесса наживаю кнопку «Добавить поле». Заполняю поля формы для конфигурирования поля «Сделка CRM».

Остальные поля создаются аналогично, описывать их нет смысла, а вот поле «Наша фирма» - случай особый. Остановлюсь на нём.

Тип данного поля – список, что позволяет выбирать только те значения, которые присутствуют в списке выбора. Этот список выбора задаём мы сами. Делается это на вкладке «Список».

Задам сортировку этого поля со значением 25, таким образом, чтобы поле оказалось наверху, после «За что платим». Система поменяет все значения сортировки полей и в списке полей получится следующая последовательность.

Итак, поля документа добавлены.

Создаю новый элемент – то есть счёт для проверки, появились ли наши поля в документе и как они заполняются.

Всё на месте. Я специально оставил открытым выпадающий список «Наша фирма», чтобы показать, что мы правильно сконфигурировали поля документа.

Далее посмотрим на документ в динамике бизнес-процесса.

2.2 Счет на оплату. Создание и движение документа

Нажимаю «Добавить элемент» в разделе «Процесс: Счет на оплату». Дальше – дело техники. Заполняю поля и нажимаю «Сохранить». Документ создаётся и начинает движение по бизнес-процессу.

Где его искать и что с ним происходит? Во-первых, счет появился в разделе «Процесс: Счет на оплату» в списке счетов. Это строка со значением «Стилет №7» (ну так уж мне захотелось купить это холодное оружие). Из этого списка можно редактировать содержимое счета дважды кликнув на соответствующей строке.

Во-вторых, поскольку в разделе «Процессы» под соответствующей иконкой «Счет на оплату» чекбокс «Показать в Живой ленте» включен, соответствующая запись появится в Живой ленте.

Здесь уже видно, что счет на оплату «Стилет №7» добавил я и он находится в состоянии «Утверждение руководителем» и показано, каким именно руководителем данный счет может или должен быть утверждён согласно прописанному бизнес-процессу.

Ну и в-третьих, в разделе «Мои процессы» будет следующая картинка (если там будут еще запущенные процессы, то список, естественно, будет больше).

Здесь же можно запустить и ещё один процесс, и не только счет на оплату, но и все остальные (нажав на кнопку «Запустить процесс»), а также контролировать все бизнес-процессы, имеющие отношение к вашему аккаунту.

Рассмотрю ещё один любопытный и очень полезный момент. Если открыть сам счет из любого из трёх описанных выше интерфейсов и перейти по вкладке «Бизнес-процессы», то нашим глазам откроется следующая картина.

Видим, что текущий статус – «Утверждение руководителем», это не просто текст, а гиперссылка. Если на неё нажать, то отобразится история.

Итак, мы имеем полную информацию о жизненном цикле документа.

Дальнейшее движение документа по бизнес-процессу в данной статье описывать смысла я не вижу, всё происходит элементарно. Просто каждый из участников в зависимости от своей роли будет нажимать на кнопки «Утвердить», «Согласовать», «Отклонить» (которые, кстати, кастомизируются в функциональных блоках бизнес-процесса) и иногда над этими кнопками будет запрашиваться какая-нибудь дополнительная информация.

3 Выводы

Что же мы получили от типовых процессов?

При внедрении Битрикс24 мы СРАЗУ же после настройки списка пользователей и их ролей начинаем использовать всю мощь и удобство бизнес-процессов, которые в вашей компании наверняка есть.

Даже при отличиях в типовых бизнес-процессах вашей компании от имплементированных в систему, никто не запрещает легко их менять и настраивать.

Документооборот прозрачен и удобен. Имеется несколько интерфейсов для управления движением документов.

Компания Битрикс сделала еще один шаг навстречу пожеланиям пользователей внедрением типовых бизнес-процессов.