Заявки через CRM-формы.

Коллеги, здравствуйте!

Мы принимаем заявки через CRM-форму. После регистрации новой заявки в CRM-форме у нас в CRM создается Сделка. Поля в CRM-форме указаны из пользовательских полей Сделки.
Мы размещаем в CRM-форму пользовательское поле "Инициатор заявки"-поле со списком. В списке мы перечисляем всех сотрудников из Битрикс и Контактов CRM, которые могут зарегистрировать эту заявку. (Поле со списком сделано потому, что в CRM-форме нет возможности добавить поля типа "Привязка к сотруднику", "Пользователь", "Привязка к элементу" или "Контакт").
Инициатор заявки у нас может быть нашим сотрудником - пользователем Битрикс и одновременно Контактом CRM или только Контактом CRM.

Нам необходимо, чтобы инициатору после регистрации заявки приходили уведомления в Битриксе, а Контакту смс-сообщение об отправке заявки, о принятии заявки ответственным менеджером и последующие уведомления по изменению стадий сделки.

Вопрос 1: Подскажите, какое есть решение, чтобы автоматически по полю со списком «Инициатор заявки» определялся пользователь Битрикс и Контакт CRM и именно ему отправлялись уведомления и смс?

1) Мы сделали шаблон бизнес-процесса, который срабатывает при создании новой Сделки, назначает ответственного за Сделку и отправляет уведомление об этом инициатору.
- Создали переменную типа пользователь «Инициатор заявки из Битрикс»
- Создали переменную типа привязка к элементам CRM контакт «Инициатор заявки из Контактов»
- В шаблоне бизнес-процесса прописали условие, с помощью которого в соответствии с выбранным элементом списка «Инициатор заявки» переменным «Инициатор заявки из Битрикс» и «Инициатор заявки из Контактов» присваиваем соответствующие значения.
- По условию, например, если из списка «Инициатор заявки» выбрано Иванов Иван Иванович, то в переменную «Инициатор заявки в Битрикс» указываем пользователя Битрикс - Иванов Иван Иванович, а в переменную Инициатор заявки из Контактов» указываем Контакта CRM – Иванова Ивана Ивановича.
- В получателях уведомлений указываем эти переменные.

Нам нужно, чтобы этот процесс был гибким. Чтобы мы не прописывали в каждом шаблоне это условие, у нас много шаблонов, а если список инициаторов поменяется, то мы замучаемся редактировать шаблоны бизнес-процессов.

Вопрос 2: Какие еще есть способы решения нашего вопроса?

2) При последующих изменениях стадий Сделки у нас срабатывают робот и должны отправляться последующие уведомления и смс инициатору заявки.

Вопрос 3: Этот инициатор (пользователь Битрикс и Контакт CRM) должны определяться из пукта1. Как лучше это реализовать?