Автоматизируем отчеты: выгрузка звонков из Битрикс24 в отчеты Google Sheets плюс визуализация на дашбордах для руководителя

1. Контроль эффективности звонков из Битрикс24

Приведем пример из нашего опыта автоматизации отчетности из Битрикс24.

У одного из заказчиков менеджеры звонят клиентам непосредственно из Битрикс24.

Для этого используется встроенная телефония.

Процесс созвонов автоматизирован и удобен, но отчетность ведется вручную.

Менеджеры заполняют таблицы, в которых указывают, сколько совершили звонков, вносят суммы оплат и другую информацию.

Из отдельных таблиц с отчетами по всем менеджерам формируется сводный отчет для руководителя.

В нем содержится информация о количестве звонков, совершенных каждым менеджером, а также о среднем количестве звонков в день по отделу, и прочие данные, на основе которых составляется статистика за неделю.

Кейсы по аналитике данных Вы найдете в этой подборке.

Недостатки ведения отчетности вручную:

1.1. Заполнение таблиц и их проверка создает дополнительную нагрузку на сотрудников и руководителей.

1.2. Данные в таблицах сложно сверить с реальными данными.

При заполнении таблицы сотрудник может ошибиться.

Своевременно выявить ошибки, без которых никогда не обходится ручной труд, не представляется возможным, так как таблицы не связаны напрямую с порталом Битрикс24.

1.3. Чтобы судить об эффективности работы каждого отдела, недостаточно только числовых показателей.

Нужно наглядное представление, а именно визуализация полученных статистических данных.

Автоматизированная выгрузка данных из Битрикс24 по направлению телефонии необходима, чтобы исключить ошибки, возникающие при ручном заполнении отчетности и избавить сотрудников от рутинных отчетов.

Например, для организаций, которые имеют в своем распоряжении сеть колл-центров, автоматизирование отчетности – это необходимость, так как ручной ввод данных для их сотрудников полностью исключается.

Решением задачи является двухступенчатая система автоматизированной отчетности:

1. Интеграция Битрикс24 и Google-таблиц

2. Дашборд по ключевым показателям.

Как использовать сервис «Звонок» в похожих ситуациях, читайте здесь.

2. Автоматическая выгрузка информации о звонках из Битрикс24 в Google Sheets

Автоматическая выгрузка данных о созвонах каждого менеджера или сотрудника колл-центра и расчет статистики по ним не составит труда при использовании платформы для простых интеграций Пинкит.

Задача состоит в следующем:

2.1. Необходимо учесть все звонки длительностью более 30 секунд.

То есть не все созвоны будут учитываться в статистике, а только нужной продолжительности.

2.2. В отчете необходимо заполнить поля с данными об ответственном за звонок сотруднике, дате и продолжительности разговора.

2.3. Необходимо рассчитать статистические данные автоматически: общее и среднее количество звонков каждого менеджера и отдела в целом за день, неделю, месяц.

Интеграция Битрикс24 и Google Sheets с помощью Пинкит

В Битрикс24 фиксируется информация о каждом звонке, как о «деле».

Чтобы выгрузить данные о звонках в таблицу, настроем связь с Google-таблицами через сервис Пинкит.

Для настройки процесса понадобится регистрация в системе.

Шаг 1. В личном кабинете Пинкит нужно выбрать «Битрикс24».

Далее выбираем действие «Создано дело», его тип «Звонок», статус «Завершен».

Шаг 2. Во вкладке «Инструменты» следует указать требуемые параметры, в том числе минимальную длительность звонка – 30 секунд.

Шаг 3. После настройки параметров необходимо выбрать сервис Google Sheets.

С его помощью в таблице будет создаваться новая строка для каждого последующего звонка из Битрикс24 с соответствующими данными.

Шаг 4. Необходимо настроить столбцы таблицы Google в соответствии с полями в настройках «Дела» в Битрикс24.

Это не занимает много времени и нужно для корректной выгрузки в таблицу информации о сотруднике, совершившем звонок, дате, времени звонка и других параметров.

Шаг 5. На завершающем этапе совершается выгрузка выборки за все время, результат проверяется.

Вывод основных показателей на дашборд

Отчет по звонкам необходим руководству для планирования дальнейшей работы.

Но его можно сделать и эффективным инструментом мотивации для менеджеров.

Кастомизация отчета и вывод данных на дашборд помогает визуализировать полученные сотрудниками и отделами результаты, наглядно отобразить достигнутый компанией уровень эффективности.

Данная методика позволяет оперативно отслеживать важные для компании изменения, как позитивные, так и негативные, чтобы вовремя принять необходимые меры.

Подробнее о том, какой культуры работы по дашбордам мы придерживаемся, здесь.

Рутинный труд в отделе продаж всегда можно автоматизировать. Это в свою очередь стимулирует продажников продавать больше, освобождая время и силы на непосредственную работу с клиентами. Ручное копирование данных, составление отчетов, чреватое ошибками и искажением общей картины, уходит в прошлое. Мы эффективно решаем задачу по уменьшению ручного труда во всех бизнес-процессах.

Попробовать интеграцию и протестировать ее для Вашего бизнеса можно в личном кабинете.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит