Согласование документов в Битрикс24 и подписание их в Диадок внутри бизнес-процесса

1. Использование Битрикс24 и Диадок: проблема и решение

Разберем пример нашего заказчика, который использует в работе систему ЭДО, в частности, сервис Диадок, в то время как его сотрудники работают в Битрикс24.

Диадок нужен для отправки, согласования и подписания документов электронной подписью, например, актов, договоров и прочего с поставщиками и клиентами.

Битрикс24 используется для подготовки этих документов, где они формируются в сделках и смарт-процессах с помощью шаблонов в конструкторе документов.

Однако в подобном бизнес-сценарии есть проблема: сотрудники, которые занимаются подготовкой документов, не имеют доступа к Диадок, поскольку этот доступ предоставляется только бухгалтерам и руководству.

В результате им приходится вручную переносить документы из Битрикс24 в Диадок.

Это не только отнимает дополнительное время, но и увеличивает вероятность ошибок — например, сотрудники могут забыть передать документ в нужный сервис.

Кроме того, существует ещё один неудобный момент — бухгалтер не всегда находится в системе Диадок.

Возникают ситуации, когда контрагент отправляет запрос на обмен документами (например, "добавляет в друзья"), но некому его принять.

В таких случаях поставщик вынужден ждать, и это может затянуть процесс отправки и подписания документов.

Такое положение вещей негативно влияет на всю работу, поскольку документооборот — это важный процесс, требующий строгого соблюдения сроков и порядка.

Решить проблему заказчика мы предложили с помощью интеграции Битрикс24 и Диадок на платформе Пинкит.

Подробнее об этом расскажем далее.

2. Интеграции по обмену документами из смарт-процессов Битрикс24 и обратно плюс создание дела из письма для аппрува запроса контрагента

Всего потребуется настроить две интеграции (шаблон можно скачать по ссылке).

2.1. Начнем с более простого кейса — добавления юридического лица в друзья в Диадок.

Когда в систему Диадок поступает запрос от контрагента, одновременно приходит уведомление на корпоративную почту.

Почта привязана к Битрикс24 и письмо автоматически попадает на портал.

Пинкит отслеживает это письмо и создает на его основе дело для нужного сотрудника (например, бухгалтера).

Таким образом, бухгалтер получает уведомление прямо в Битрикс24, не выходя из системы, и может согласовать нового контрагента в Диадок, также не покидая платформу Битрикс24.

Это упрощает процесс и ускоряет взаимодействие.

2.2. Теперь рассмотрим интеграцию для отправки документов из Битрикс24 в Диадок.

Когда сотрудник создает смарт-процесс, он с помощью бизнес-процесса готовит документ, который нужно передать в Диадок.

Для этого используется инструмент "Скачать файл" (такой же инструмент мы применяем при интеграции с HeadHunter).

Процесс выглядит следующим образом:

На первом шаге мы забираем данные из Битрикс24 при создании или обновлении смарт-процесса.

На втором шаге настраиваем инструмент для скачивания документа.

На третьем шаге передаем документ в Диадок для дальнейшего согласования и подписания электронной подписью (ЭЦП).

Кроме того, в смарт-процесс Битрикс24 автоматически передается статус документа ("Согласовано" или "Подписано"), и уже подписанный ЭЦП документ возвращается обратно в смарт-процесс.

Резюмируем

Интеграция Битрикс24 и Диадок помогает сэкономить время и деньги на согласовании и подписании документов.

Если интегрировать функционал Диадок или Контур с CRM-системой, можно автоматизировать весь цикл согласования и подписания документов.

Это включает обмен статусами документов между Диадок и Битрикс24, а также возможность подписания документов ЭЦП прямо из портала CRM.

С помощью интеграции Битрикс24 и Диадок вы сможете организовать процесс согласования и подписания документов в Диадоке, не покидая Битрикс24.

Это позволит значительно повысить эффективность работы и упростить взаимодействие с контрагентами.

Протестируйте интеграцию: шаблон доступен в личном кабинете Пинкит.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит