Счет на оплату в Битрикс24: Бизнес-процесс на согласование и возврат оригиналов – для компании USHATAVA

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Она помогает лучше обслуживать клиентов и сводит к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором из-за которых, как правило, клиенты уходят к конкурентам (менеджер забыл перезвонить, отправить коммерческое предложение или пропустил входящую заявку).

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании — от простых до сложных. Используйте примеры готовых бизнес-процессов, консультируйтесь на Форуме или присылайте запрос на разработку индивидуальных бизнес-процессов на почту Пинол: order@pinall.ru 

Алексей Окара, основатель Пинол

Задача

Требовалось разработать бизнес-процесс на согласование счета. 

Основной критерий заключался в том, что счет должны согласовать все руководители компании и Генеральный директор, после согласования, утвержденный счет передается на оплату в бухгалтерию.

Бизнес-процесс на согласование счета на оплату.

Процесс инициируется сотрудником.

Первоначально, срабатывает актвити, в нем необходимо прописать данные:

• От кого счет;
• Порядковый номер счета и дата выставления;
• Назначение платежа;
• Сумма.

После заполнения данной формы начинается цикл согласования. 

По условиям бизнес-процесса согласование документа  пройти через всех  руководителей, после этого утверждение переходит на Генерального директора.  

Если кто-то из руководителей не утверждает согласование, предусмотрено несколько запросов: "Отклонить навсегда" или "Отправить на доработку". 

"Отклонить навсегда" - процесс завершается;

"Отправить на доработку" - инициатор получает документ на доработку. После внесения исправлений, инициатор загружает новый документ, и запрос на согласование отправляется заново руководителю. 

После всего цикла утверждения, счет переходит на оплату бухгалтеру, с пометкой Счет утвержден.

В задании для бухгалтера  указано:

• От кого счет;
• Порядковый номер счета и дата выставления;
• Назначение платежа;
• Сумма.

По условию бизнес-процесса, бухгалтер должен утвердить или отклонить  оплату.  Для этого предусмотрено несколько запросов: "Подтвердить оплату" или "Отклонить оплату". 

"Отклонить оплату"- бухгалтер указывает причину отказа и процесс завершается. 

"Подтвердить оплату" - процесс переходит в статус оплаты.

После шага Оплата счета, инициатору ставиться задание на собор оригиналов документов:

• Оригинал счета;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ.

После этого бизнес-процесс входит в цикл.

Цикл будет крутиться до тех пор, пока все оригиналы не будут переданы в бухгалтерию .

Как только бухгалтер поставит статус Документы получены.

Процесс перейдет, в статус Счет закрыт, инициатору придет соответствующее уведомление,  о том, что Оригиналы документов получены, после этого процесс автоматический завершается. 

Настроенный бизнес-процесс очень помогает в согласовании счета, а также помогает отслеживать возврат оригиналов. Автоматизация берет на себя большой объем рутинной работы, на который раньше у сотрудников уходило масса времени.

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!