В этой статье разберем одну из самых распространенных проблем наших заказчиков — накапливание большого объема "мусорных" не связанных между собой данных в Битрикс24. Она возникает, когда сотрудники компании фиксируют коммуникацию с клиентами без четко прописанного регламента: одни фиксируют коммуникации с клиентами в лидах, другие — в контактах, а третьи выбирают компании. Получается ситуация, что звонки, переписки и события разбрасываются по разным сущностям CRM Битрикс24.
Поделимся с вами решением, как настроить автоматическую сортировку входящих писем и избавить специалистов от ненужной рутины.
Если вам нужен перенос дел типа "Письмо" в Битрикс24 из сделок и контактов в компании плюс удаление дубликатов, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
1. Коммуникация с клиентами и проблема массового дублирования данных
Разберем ситуацию на примере нашего заказчика.
В его компании Битрикс24 внедрялся самостоятельно, без помощи интегратора.
В итоге за все время работы накопился немалый объем не связанных между собой данных.
В компании почта всех сотрудников привязана к Битрикс24. Как только на электронный ящик приходит сообщение от клиента, оно оказывается и на портале в виде лида на стадии "Неразобранное".
Менеджеры компании привязывают письма к разным сущностям Битрикс24: лид, контакт или компания — кому как удобнее.
Из-за этого возникает проблема дублирования данных. Звонки, события, переписки с одной и той же компанией распыляются по множеству сущностей в Битрикс24.
В качестве решения мы предложили заказчику настроить сортировку лидов по признакам "Сроки исполнения заказа" и "Вид изделия и тираж", а также настроить автоматическое распознавание этих параметров из писем клиентов, если заказ поступает на почту sale@.
За счет парсинга темы и тела письма мы выявили письма, которые содержат нужные данные, и в зависимости от содержимого лиды из этих писем мы перевели на нужные стадии воронки.
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Один из наших заказчиков, к слову, сталкивался с такой же проблемой. Ее удалось решить с помощью Пинкит.
Для решения проблемы дублирования и разрозненности данных предлагаем определенный алгоритм действий.
Рассмотрим пример клиента, соответствующего следующим условиям:
1) клиент - поставщик товаров для заказчика;
2) клиент также и приобретает услуги у заказчика.
Таким образом, данный клиент взаимодействует с несколькими бизнес-процессами, которые выполняют различные менеджеры с установленным разделением доступа и компетенций.
Мы предлагаем создать дифференциацию по направлениям деятельности на уровне каждой сделки.
Например, одна компания может выступать как заказчик полиграфии и в то же время быть поставщиком издательской продукции.
Для каждого направления деятельности назначен отдельный сотрудник.
А о том, как навести порядок на портале, убрать дубли и перенести коммуникацию из контактов в компании, расскажем в следующем пункте.
2. Распознавание тела письма для создания лида на нужной стадии и перенос дел из таймлайна контакт/лид в таймлайн компании
2.1. При создании задачи типа "письмо" в Битрикс24 Пинкит определяет тему и содержание письма.
Следом формируется лид, который автоматически направляется в соответствующую папку для обработки ответственным сотрудником.
Такая автоматизация сокращает необходимость ручной обработки входящей корреспонденции и обеспечивает немедленное распределение писем в соответствующие этапы воронки.
В результате клиентские запросы не теряются на стадии "не разобрано", а сразу доставляются ответственному сотруднику.
Кстати, оцените подборку о настройке парсинга с использованием искусственного интеллекта.
2.2. В случае, если сотрудник компании-клиента уволился и контакт с ним прекратился, но при этом важно сохранить историю, существует следующее решение.
Сначала ставим пометку в контакте о его увольнении, а затем переносим все дела, письма, звонки, события и комментарии из его ленты в таймлайн компании.
Или, если больше подходит этот вариант, создаем новый контакт и переносим данные в него вместо компании.
Для реализации этого решения добавляем доступы к порталу Битрикс24 и создаем интеграцию.
На шаге "Откуда" выбираем портал Битрикс24, а в качестве события выбираем "Добавлено дело".
При этом можем выбрать, какие именно дела перенести, например, звонки или письма. Также можем указать статус - "Ожидается" или "Завершено".
На шаге "Инструменты" добавляем необходимые запросы.
Например, в Пинкит есть действие "Форматирование номера телефона", чтобы номера в делах автоматически указывались в стандартном формате.
На шаге "Куда" указываем тот же портал Битрикс24.
Здесь создаем дело, которое переносится уже в другую сущность - либо компанию, либо новый контакт.
На шаге "Сопоставление данных" проводим сопоставление между данными дел, чтобы корректно перенести нужную информацию.
Важно отметить, что дела в старом контакте не удаляются.
Однако, с помощью дополнительной интеграции можно легко очистить портал от лишних данных после проверки корректности переноса.
Настройка закончена, можно запустить автоматизацию.
На портале может быть много задублированных по смыслу полей, а также разные значения одного и того же поля в нескольких сущностях. Наглядно выявить дубликаты и пропуски в данных поможет интеграция Битрикс24 и Google Sheets.
В этом случае мы выгружаем все поля нужных сущностей, ищем дубли и производим замену. Табличная сводка затем может стать исходником для аналитического отчета и дашборда, который покажет в динамике необходимые суммарные показатели.
Очень многие заказчики обращаются к подобной настройке. Посмотреть и попробовать настроить интеграции можно в личном кабинете Пинкит.
Если вам нужен перенос дел типа "Письмо" в Битрикс24 из сделок и контактов в компании плюс удаление дубликатов, вам поможет наш сервис Пинкит.
Протестируйте сценарии автоматизации в личном кабинете Пинкит, зарегистрировавшись по ссылке: https://lk.pinkit.io/register/
Тарифы на платформу и функционал в тарифной сетке можно посмотреть здесь: https://pinkit.io/
Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Татьяна Плахутина
|
|
Пинкит - это платформа для простых интеграций между веб-сервисами. Любой сервис, который имеет свой API может через Пинкит отдавать данные в Битрикс24 или дрогой сервис. Но лучше один раз увидеть
 , где наши специалисты на тестовом стенде покажут, как настроить интеграцию, чтобы решить боли вашего бизнеса. |
|
Татьяна Плахутина
|
|
Больше статей о настройке Пинкит читайте в разделе "".
Подписывайтесь на наш , где мы собрали большой плейлист об автоматизации бизнеса с помощью CRM. |
|
Татьяна Плахутина
|
|
Компания Пинол более 10 лет на рынке внедрения CRM. Мы имеем уникальную экспертизу, поэтому не тратьте время на самостоятельное изучение, мы готовы вам помочь!
Подарочная консультация по вопросам автоматизации уже ждет вас по ! |
Елена Хажина
|
|
Регистрируйтесь по ссылке: в личном кабинете Пинкит и протестируйте интеграции.
|