Распознавание тела письма в Битрикс24 для сортировки поступающей корреспонденции от клиентов

Если вы хотите автоматизировать генерацию отчетов в виде документа на диске в Битрикс24, воспользуйтесь нашей интеграционной шиной Пинкит.

⏩ Смотреть кейсы и скачать шаблоны интеграций.

⏩ Какие сервисы можно интегрировать?

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

1. Коммуникация с клиентами и проблема массового дублирования данных

Разберем ситуацию на примере нашего заказчика.

В его компании Битрикс24 внедрялся самостоятельно, без помощи интегратора.

В итоге за все время работы накопился немалый объем не связанных между собой данных.

В компании почта всех сотрудников привязана к Битрикс24. Как только на электронный ящик приходит сообщение от клиента, оно оказывается и на портале в виде лида на стадии "Неразобранное".

Менеджеры компании привязывают письма к разным сущностям Битрикс24: лид, контакт или компания — кому как удобнее.

Из-за этого возникает проблема дублирования данных. Звонки, события, переписки с одной и той же компанией распыляются по множеству сущностей в Битрикс24.

В качестве решения мы предложили заказчику настроить сортировку лидов по признакам "Сроки исполнения заказа" и "Вид изделия и тираж", а также настроить автоматическое распознавание этих параметров из писем клиентов, если заказ поступает на почту sale@.

За счет парсинга темы и тела письма мы выявили письма, которые содержат нужные данные, и в зависимости от содержимого лиды из этих писем мы перевели на нужные стадии воронки.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит

Один из наших заказчиков, к слову, сталкивался с такой же проблемой. Ее удалось решить с помощью Пинкит.

Для решения проблемы дублирования и разрозненности данных предлагаем определенный алгоритм действий.

Рассмотрим пример клиента, соответствующего следующим условиям:

1) клиент - поставщик товаров для заказчика;

2) клиент также и приобретает услуги у заказчика.

Таким образом, данный клиент взаимодействует с несколькими бизнес-процессами, которые выполняют различные менеджеры с установленным разделением доступа и компетенций.

Мы предлагаем создать дифференциацию по направлениям деятельности на уровне каждой сделки.

Например, одна компания может выступать как заказчик полиграфии и в то же время быть поставщиком издательской продукции.

Для каждого направления деятельности назначен отдельный сотрудник.

А о том, как навести порядок на портале, убрать дубли и перенести коммуникацию из контактов в компании, расскажем в следующем пункте.

2. Распознавание тела письма для создания лида на нужной стадии и перенос дел из таймлайна контакт/лид в таймлайн компании

2.1. При создании задачи типа "письмо" в Битрикс24 Пинкит определяет тему и содержание письма.

Следом формируется лид, который автоматически направляется в соответствующую папку для обработки ответственным сотрудником.

Такая автоматизация сокращает необходимость ручной обработки входящей корреспонденции и обеспечивает немедленное распределение писем в соответствующие этапы воронки.

В результате клиентские запросы не теряются на стадии "не разобрано", а сразу доставляются ответственному сотруднику.

Кстати, оцените подборку о настройке парсинга с использованием искусственного интеллекта.

2.2. В случае, если сотрудник компании-клиента уволился и контакт с ним прекратился, но при этом важно сохранить историю, существует следующее решение.

Сначала ставим пометку в контакте о его увольнении, а затем переносим все дела, письма, звонки, события и комментарии из его ленты в таймлайн компании.

Или, если больше подходит этот вариант, создаем новый контакт и переносим данные в него вместо компании.

Для реализации этого решения добавляем доступы к порталу Битрикс24 и создаем интеграцию.

На шаге "Откуда" выбираем портал Битрикс24, а в качестве события выбираем "Добавлено дело".

При этом можем выбрать, какие именно дела перенести, например, звонки или письма. Также можем указать статус - "Ожидается" или "Завершено".

На шаге "Инструменты" добавляем необходимые запросы.

Например, в Пинкит есть действие "Форматирование номера телефона", чтобы номера в делах автоматически указывались в стандартном формате.

На шаге "Куда" указываем тот же портал Битрикс24.

Здесь создаем дело, которое переносится уже в другую сущность - либо компанию, либо новый контакт.

На шаге "Сопоставление данных" проводим сопоставление между данными дел, чтобы корректно перенести нужную информацию.

Важно отметить, что дела в старом контакте не удаляются.

Однако, с помощью дополнительной интеграции можно легко очистить портал от лишних данных после проверки корректности переноса.

Настройка закончена, можно запустить автоматизацию.

На портале может быть много задублированных по смыслу полей, а также разные значения одного и того же поля в нескольких сущностях. Наглядно выявить дубликаты и пропуски в данных поможет интеграция Битрикс24 и Google Sheets.

В этом случае мы выгружаем все поля нужных сущностей, ищем дубли и производим замену. Табличная сводка затем может стать исходником для аналитического отчета и дашборда, который покажет в динамике необходимые суммарные показатели.

Очень многие заказчики обращаются к подобной настройке. Посмотреть и попробовать настроить интеграции можно в личном кабинете Пинкит.

Расширьте возможности Битрикс24 с платформой Пинкит

С помощью Пинкит вы можете легко настроить интеграции вашей CRM и других веб-сервисов и уменьшить ручной труд.

Подберите сценарий автоматизации под ваши задачи на примере готовых кейсов и шаблонов интеграций в Пинкит

Узнайте, какие сервисы можно интегрировать с помощью Пиникт: https://lk.pinkit.io/tariffs