order@pinall.ru 8 (800) 222-53-76

ГлавнаяО компанииКейсыКейсыПеренос дел типа “Письмо” с вложениями из сделок и контактов в компании в Битрикс24 с удалением дубликатов

Перенос дел типа "Письмо" в Битрикс24 из сделок и контактов в компании (плюс удаление дубликатов)

Публичные кейсы уменьшения ручного труда с помощью Пинкит, интеграции между разными веб-сервисами и опыт наших клиентов.

04.12.2024

Если в практике вашей компании нередки случаи, когда вы не можете отыскать в Битрикс24 нужный звонок или письмо от определенного клиента, то этот материал будет вам полезен.

Сегодня разберем кейс, когда на вашем портале CRM хранится большой объем данных и к одной компании может быть привязано сразу несколько контактов. Стандартно переписка и звонки обычно привязываются именно к этой сущности, но это не совсем удобно в некоторых случаях и может привести к путанице в коммуникациях.

По большому счету коммуникации относятся к компаниям, так как контакты внутри компании могут перемещаться на другие должности или вовсе уволиться. Узнайте, как навести порядок в коммуникациях с клиентами внутри CRM.

1. Ситуация заказчика: настраиваем привязку к компаниям в делах и звонках, если они штатно привязываются к контакту

Разберем ситуацию на примере одного из наших заказчиков, который работает с коробочной версией Битрикс24.

Перенос дел в Битрикс24 из сделок в таймлайн компании с удалением дубликатов: похожий кейс можно увидеть по ссылке в нашем блоге.

Привязка писем и звонков идет по стандартному алгоритму и выглядит так:

1.1. Если электронная почта указана в карточках контакта и компании, то письмо будет привязано в обе карточки клиента. Если же email содержится, к примеру, только в карточке контакта, но его нет в карточки компании, то письмо прикрепляется только в контакт.

1.2. В случае отправки клиенту письма из сделки, ответ на это письмо попадает в эту же сделку.

1.3. Если у вас несколько активных сделок по одному клиенту и он не отвечает на ваши письма, а просто отправляет новое сообщение, то оно будет привязано к самой последней открытой сделке.

1.4. Входящие звонки фиксируются только в последней из сделок или лидов.

1.5. Исходящий звонок будет сохранен в конкретной сделке или лиде лишь в том случае, если он был инициирован из карточки этой сделки или лида.

1.6. Если существует контакт или компания с таким же номером телефона, то исходящий звонок будет обязательно прикреплен к этому контакту или компании.

1.7. В случае, если имеется как контакт, так и компания с указанным номером, звонок будет прикреплен и туда, и туда.

Подобный сценарий не удовлетворяет нашего заказчика по нескольким причинам.

Одна из них: для поиска необходимого звонка нужно проверять как сделки, так и контакты с компаниями.

Случаются ситуации, когда работники организаций, с которыми взаимодействует наш заказчик, увольняются, и тогда контакт, связанный с компанией, становится неактуальным.

Для заказчика важно учитывать всю коммуникацию с клиентом в сущности Компания, так как именно она является основной сущностью для сделок и контактов.

Все дела по каждой компании должны быть централизованы, а не разбросаны по отдельным сделкам и контактам, которые могут быть устаревшими.

Резюмируем задачу заказчика

Если подытожить запросы заказчика, то нужно, во-первых, связывать звонки и письма исключительно с компаниями-партнерами и контрагентами.

Если компании нет, то взаимодействие следует привязывать только к контакту, без создания новой компании.

Во-вторых, никогда не связывать переписку со сделками (за исключением воронки продаж, где ведется сделка по созданию партнера).

В-третьих, необходимо удалить дубликаты дел, которые останутся в родительской сущности после переноса, чтобы избежать поступления новых писем и сохранять порядок.

Для этого настраиваем следующие интеграции:

Перенос дел типа “Письмо” из карточки контакта в карточку компании

Если у контакта еще нет связанной компании, письма должны оставаться в карточке контакта.
Если у контакта есть привязанный контрагент (компания), тогда переносим во все привязанные компании.
Письма будут переноситься с не проставленной галочкой “Не запланированные”, чтобы избежать повторной отправки.
После того как задача будет перемещена из одной сущности в другую, она удаляется в родительской сущности без возможности восстановления вместе со всеми ее данными.

Перенос дел типа “Письмо” из сделки в контакт/компанию

Если у контакта отсутствует связанная компания, письма должны оставаться в контакте.
Если у контакта есть привязанный контрагент (компания), тогда переносим во все привязанные компании.
Письма будут переноситься с не проставленной галочкой “Не запланированные”, чтобы избежать повторных отправок.
После перемещения задачи из одной сущности в другую, в родительской сущности задача удаляется без возможности восстановления всех ее данных.

Также мы настроим дополнительную интеграцию, которая будет обновлять задачи и завершать их, чтобы они не оставались в статусе “Не запланированные”.

Эта логика будет действовать только для тех задач, которые мы переносим, другие задачи не будут затронуты.

Обратите внимание: на шаге 1 и 3 каждой интеграции событие и действие добавляется при помощи функционала Пинкит.Билдер. Использование Пинкит.Билдер позволяет настроить бесшовное взаимодействие без дополнительной разработки. Билдер — важный инструмент для тех пользователей, которые самостоятельно настраивают интеграции.

Далее разберем настройку автоматизаций при помощи интеграций на платформе Пинкит.

2. Расшифровка звонка в смарт-процесс Битрикс24

Шаг первый: Откуда

Получаем данные из Битрикс24 в момент создания дела. Можем отфильтровать дела по ответственному с помощью дополнительных запросов, если это необходимо. Укажем тип дела "Письмо".

Шаг второй: Инструменты

Получить все привязанные компании

Используем API-запрос методом GET с урлом /crm.contact.company.items.get?id={{source.OWNER_ID}}.

Проверка, что компания у контакта есть. Если компании нет, то прервать

Используем инструмент проверки по полю step1.result. Если значение будет пустым, интеграция прервется.

Для каждой компании

Используем перебор по полю step1.result.

Шаг третий: Куда

Добавляем привязку дела:

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Настраиваем сопоставление:

Идентификатор дела - ID дела

Идентификатор типа элемента - 4

Идентификатор элемента - {{step3.COMPANY_ID}}

Шаг пятый: Запуск