Подписание и согласование документов — ежедневная рутина любой компании. Работаете с ЭЦП в Контур.Диадок, а согласовываете в Битрикс24? Объедините эти две платформы с помощью интеграции, чтобы забыть про лишнюю ручную работу!
Как это сделать — читайте в нашем материале.
1. Оптимизация бизнес-сценария на примере заказчика
Наш клиент использует Битрикс24, активно задействуя универсальные списки и бизнес-процессы для согласования документов и счетов.
В процессе участвуют ключевые сотрудники — юрист, главный бухгалтер и руководство.
Каждый документ (договор или допсоглашение) проходит их проверку, а затем уходит на подпись контрагенту через Контур.Диадок.
Согласование документов в Битрикс24 и подписание их в Диадок внутри бизнес-процесса: подробности в статье.
Однако процесс отправки документа на подпись в ЭДО требует от бухгалтера ряда шагов.
Ему нужно вручную найти нужный документ, запустить процесс согласования, следить за его ходом, открывать и проверять документ, а затем перейти в ЭДО и отправить по назначению.
Выгрузка оплат из банка ВТБ в смарты Битрикс24 с автоматическим получением подписанных актов из Диадока: читайте по ссылке.
Клиент хотел бы дополнить бизнес-процесс согласования так, чтобы готовый документ из Битрикс24 сразу попадал в систему ЭДО без необходимости вручную искать файл.
Это убережёт от ошибок — например, подписания устаревшей версии документа, — и сэкономит время: бухгалтеру не придётся раз за разом входить в Контур.Диадок и загружать файлы, даже если доступ к ЭДО есть только у него.
Реализовать подобный сценарий можно с помощью Пинкит.
Интеграция для автоматической передачи файла из Битрикс24 в личный кабинет Контур.Диадок будет работать по такому сценарию.
Файл будет отправлен как черновик, что позволит ускорить процесс и избежать необходимости ручной загрузки документа в систему:
В случае поиска контрагента по ИНН в базе Диадок, интеграция сможет автоматически передавать документ на подпись в уже готовом виде.
Система будет искать контрагента по ИНН в ЭДО и автоматически назначать получателя документа, что значительно упростит процесс подписания и снизит риск ошибок при вручную назначении получателя.
2. Интеграция Битрикс24 и Диадок через Пинкит (создание черновика документа)
Предварительно для заказчика был настроен функционал в Битрикс24, который создает элемент универсального списка.
В этом списке хранится уже согласованный всеми сотрудниками по цепочке документ, готовый для передачи в Диадок.
Шаг первый: Откуда
Источником данных ставим Битрикс24, событие Элемент списка создание - > Процессы "Согласование договора".
Шаг второй: Инструменты
Пропускаем шаг.
Шаг третий: Куда
Отправляем сообщение в Диадок:
Шаг четвертый: Сопоставление данных
Настраиваем сопоставление полей в Битрикс24 и Диадок:
Шаг пятый: Запуск
Запускаем интеграцию.
3. Обратная интеграция между Диадок и Битрикс24
Если документ был отправлен контрагентом в Диадок и его нужно согласовать, подписать и вернуть поставщику, можно настроить обратную интеграцию.
Для этого добавляется событие "Новый документ" в Диадок.
Пинкит будет забирать файл из Диадок и передавать его в Битрикс24.
Документ будет сохраняться в универсальном списке Битрикс24 "На согласование", затем пройдет согласование через бизнес-процесс.
После этого файл будет передан обратно в Диадок с помощью интеграции, описанной ранее в пункте 2, для финальной отправки на подпись контрагенту.
Резюмируем
При помощи настройки подобных интеграций существенно сокращается объем ручного труда, связанного с проверкой личного кабинета Диадок, поиском согласованных документов и их передачей между Битрикс24 и Диадок.
Также автоматизация процесса согласования ускоряет весь цикл, что, в свою очередь, сокращает время на подписание документов и повышает общую эффективность работы с ними.
Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.
Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.