Учет рабочего времени аутсорсеров или передача больших объемов данных из электронных таблиц в Битрикс24

1. Проблема аутсорсера, фиксирующего рабочие часы не в CRM

Допустим, вы работаете с командой аутсорсеров из нескольких разработчиков с почасовой оплатой.

У них есть доступ к вашему порталу Битрикс24, через который они получают задачи.

Вот только привлеченные сотрудники предпочитают фиксировать отработанное время в таблице Excel, Jira или других сервисах.

Их отчет может включать, к примеру, описание проделанной работы, дату и количество затраченных часов, а также ссылку на задачу в Битрикс24.

В конце отчетного периода вашему ответственному за оценку результативности сотруднику приходится переносить эти данные вручную.

Это процесс сам по себе требует значительных затрат времени и усилий.

К тому же нет гарантий, что работники как с одной, так и с другой стороны не допустят ошибок при вводе данных.

А от корректности информации зависит оплата труда, что может привести к довольно жарким спорам.

У платформы Пинкит есть решение этой проблемы.

2. Настройка автоматического экспорта данных из Excel или Google таблиц в систему Битрикс24 с применением инструмента Пинкит

Предположим, что автоматизация включает в себя перенос данных из Google Sheets. Триггером для этого послужит обновление данных в таблице (ячейке).

В поле “Событие” добавляем - изменение в строках. Следует учитывать, что интеграция настроена так, что данные отправляются лишь при заполнении всей строки.

Это нужно для того, чтобы все тайминги имели дату выполнения, а также комментарий с информацией о выполненных за данный промежуток времени работах.

Процесс настройки интеграции выглядит следующим образом:

2.1 На первом шаге в поле “Откуда получаем данные” ставим Google Sheets (GS). Когда - “Обновлена строка”.

Теперь интеграция сработает при изменении содержимого в любой ячейке строки.

2.2 На последнем шаге получаем сгенерированную ссылку, которую затем вставляем в скрипт.

2.3. Пишем скрипт в формате JSON.

2.4. Выбираем необходимые таблицы для мониторинга. Для этого идем в Расширения -> Apps Script и вставляем созданный скрипт.

После этого находим справа от кнопки «Отладка» функцию createSpreadsheetOpenTrigger и запускаем выполнение (кнопка «Выполнить»).

2.5. Указываем название листа таблицы для отслеживания и вставляем ссылку из интеграции.

2.6. Сохраняем настройки.

Теперь при изменении данных в Google Sheets интеграция будет автоматически отправлять информацию в Битрикс24.

На этапе тестирования мы столкнулись с проблемой настройки переноса данных, но успешно ее решили.

Попадающее в задачу время не фиксировалось на вкладке «Время»:

Причина была в следующем: мы заполняли значение в USER_ID в токене, а оно создавалось автоматически. Сейчас время фиксируется корректно.

Также мы исключили возможность появления повторных записей, доработав скрипт.

3. Итог

С помощью платформы Пинкит мы обеспечили надежную и автоматическую передачу данных о рабочем времени и проделанной работе аутсорсеров из таблиц в соответствующие задачи Битрикс24.

Подобным образом можно настроить выгрузку из любой электронной таблицы.

Устали от ручного переноса данных? Ошибаетесь в цифрах и теряете прибыль? Пора это закончить - оставляйте заявку и мы настроим вам выгрузку из таблицы Гугл или эксель в вашу CRM.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит