Парсинг тела письма в Битрикс24 с автоматическим созданием контактов или компаний с контролем дубликатов

Ситуация заказчика: потребность в сокращении ручного труда

Обратившийся к нам заказчик работает в региональном отделении крупной московской сети, занимающейся предоставлением доступа к общей системе правовых документов.

Для начала разберем, как выглядит рабочий процесс в компании

На основном сайте организации пользователи, которым нужен доступ к документам, заполняют специальную форму.

Сделать это можно как от юридического, так и от физического лица.

В ней указывается необходимая контактная информация: имя, телефон, регион, специализация и так далее.

Похожий кейс о распознавании тела письма в Битрикс24 для сортировки поступающей корреспонденции от клиентов в Битрикс24 и распределения лидов по группам описан здесь.

Заявки улетают в головной офис компании. Тот, в свою очередь, пересылает их на почту региональным коллегам в зависимости от указанной области.

В задачи нашего заказчика как партнера-представителя входит обработка попавших к нему входящих писем.

Электронная почта его офиса привязана к порталу Битрикс24, где из каждого входящего сообщения создается лид, к делу которого прикрепляется письмо из главного офиса.

Далее заказчику нужно внести в клиентскую базу данные контакта или компании и привязать их к лиду. Именно с этого момента и начинаются трудности.

Проблемы заказчика и поставленные задачи

Создавать новые сущности и копировать необходимую информацию работникам заказчика приходится вручную, а подобных заявок может приходить очень много. Этот процесс отнимает немало времени и сил сотрудников.

Не исключаем и возможность потери заявки в силу человеческого фактора, что равноценно потере клиента.

Для заказчика архиважно снизить риск ошибок в рабочем процессе, время на обработку входящих заявок и объем ручного труда работников, так как в его деле новые клиенты зачастую становятся постоянными.

Об автоматическом переносе дел из таймлайна сущности Контакт в таймлайн сущности Компания для наведения порядка в Битрикс24 читайте в этой статье.

Решение задачи заказчика - автоматизация при помощи платформы Пинкит, которая будет распознавать тело письма и автоматически создавать из лидов сущности “Компания” и “Контакт”, а также передавать данные из входящего письма в соответствующие поля.

Переходим к настройке интеграции.

2. Настройка интеграции

Шаг первый - Откуда: выбираем Битрикс24 и добавляем к нему доступы. В качестве триггера ставим создание дела, а тип дела - письмо.

На данном этапе Пинкит извлечет информацию о задачах из входящих писем.

В качестве пользовательского фильтра будем учитывать только лиды, исключая компании или контакты, а также добавим условие обработки только лидов с определенным наименованием.

Шаг второй - Инструменты: здесь настраиваем API-запросы, которые в первую очередь проверяют наличие соответствующих компаний и контактов.

Пример запроса на получение контакта:

А также другие API-запросы, которые, в случае если контакт и компания не найдены, автоматически создадут контакт и компанию из полученных данных. Таким образом исключаются дубликаты.

Пример запроса на создание контакта:

Тут же можем проверить успешность запроса с помощью инструмента "Протестировать".

Шаг третий - Куда: выбираем тот же Битрикс24, действие - “Обновить лид”. Привязываем уже созданные контакты и компании к лиду, в котором создано дело с письмом, которое обработали на первом шаге.

Шаг четвертый - Сопоставление данных: сопоставляем информацию из дела и полей контакта или компании. Каждая строка из письма должна быть корректно связана с соответствующим полем, например, ФИО, электронная почта и номер телефона.

Шаг пятый - Запуск: запускаем интеграцию, предварительно установив периодичность запросов.

Итог

При помощи настройки всего одной интеграции наш заказчик избавился от лишнего ручного труда, а также в разы ускорил рабочий процесс.

Теперь при получении письма из головного офиса из него не только автоматически создается лид, но и выгружается вся необходимая информация, создается компания, либо контакт и заполняются все нужные поля.

Регистрируйтесь по ссылке https://lk.pinkit.io/register в личном кабинете Пинкит и попробуйте настроить интеграции внутри Битрикс24 и amoCRM или же между несколькими внешними сервисами с вашей CRM.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит