Отчеты в Google Sheets из amoCRM: отслеживаем изменения в CRM, работая с большим объемом данных

Ситуация заказчика: настройка управленческой отчетности

Как мы сказали выше, компания заказчика довольно крупная, поэтому дела она ведет с такими же титанами бизнеса.

Весь рабочий процесс проходит в amoCRM, где фиксируются сделки, задачи, контакты и прочее.

В нашу компанию заказчик обратился с запросом настройки автоматизации для выгрузки данных из CRM в таблицы Гугл.

К примеру, руководящий состав хочет отслеживать активности менеджера, а именно:

• Задачи, поставленные в сделке;
• Комментарии, оставленные в сущности;
• Время нахождения сделки на той или иной стадии и др.

Для реализации такого бизнес-сценария потребовалась выгрузка колоссального количества данных.

Во-первых, мы настроили выгрузку любых событий по компаниям, контактам и сделкам.

Например, в одно из полей сущности Сделка вносится изменение. Интеграция это фиксирует и передает в аналогичное поле таблицы.

Во-вторых, если компания, контакт или сделка были удалены (например из-за дублирования), то для избежания ошибок или потери важных данных информация об этом также передавалась в таблицу.

Плюс удаленные сделки помечаются специальным тегом.

Также мы выгрузили все сделки по воронкам и по каждой из них настроили глубокую аналитику. Список полей получился следующий:

• По фиксации любых изменений: Дата, Автор, Объект, Название компании, Номер компании, Событие, Значение "До", Значение "После";


• По выгрузке звонков: Дата звонка, Сотрудник, Группа сотрудника, Входящий/исходящий, Результат, Длительность звонка, Номер телефона клиента, Имя клиента, Название компании клиента, Код компании клиента.

На основе полученных данных можно оценивать эффективность звонков и работы менеджеров в целом, а также отслеживать динамику продаж.

Для наглядности и удобства дальнейшей аналитики информацию можно представить в виде дашбордов с диаграммами и графиками.

Но в процессе настройки не обошлось без проблем - оказалось, что не каждое поле можно выгрузить в таблицу.

Бывали случаи, что сотрудники не оставляли в задаче комментария об их закрытии, а это крайне важно для отчета.

Решить эту задачу удалось с помощью написания регламента для сотрудников.

С его помощью менеджеры пришли к единому сценарию работы над сущностями и заполнения необходимых полей.

Резюмируем

На первый взгляд кажется, что это обычная интеграция по выгрузке изменений в таблицу.

Однако стоит помнить, что компания заказчика очень большая и в ней работает внушительное количество менеджеров, а сделок, компаний и контактов и того больше.

Выгрузка всех событий по всем сотрудникам за месяц дает нагрузку в более чем 100 000 API-вызовов, и Пинкит успешно с этим справляется.

На основе полученных данных можно построить дашборды и демонстрировать их на планерках вместе с отчетами.

Это поможет руководящему составу определить моменты рабочего процесса, требующие особого внимания, выявить узкие места бизнеса, а также наглядно покажет эффективность сотрудников.

Регистрируйтесь по ссылке: https://lk.pinkit.io/register и пробуйте самостоятельно настроить интеграции.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит