Обмен задачами между коробкой и облаком Битрикс24 с проверкой срабатывания интеграции на успех

1. Необходимость в обмене данными: задачи и решение

Бизнес-сценарии, которые требуют настроить наши заказчики, бывают разные.

Однако множество из них объединяет одно - необходимость обмена данными между несколькими порталами CRM.

Рассмотрим один из примеров: нашему заказчику потребовалось связать портал Битрикс24 с аналогичным сервисом своего бизнес-партнера, помогающему с техподдержкой.

Мы настроили такой сценарий, при котором работники заказчика формируют запрос в техподдержку в виде тикета, в комментариях описывают задачу и прикрепляют, например, картинку с наглядным отображением проблемы во вложения.

Благодаря такой настройке заказчик и его партнер исключили из рабочего процесса созвоны и мессенджеры.

Из-за этого существенно облегчилась коммуникация и сократилось время на выполнение задач, так как они стали напрямую поступать из одного портала Битрикс24 в другой.

Кейс на эту тему читайте в нашей статье.

Рассмотрим другой пример - настройка обмена данными между сервисами главного офиса и филиалов (или франчайзи).

Реализация такого сценария немного сложнее, так как отделений может быть несколько, и у каждого из них свой портал Битрикс24.

В таком случае не обойтись без автоматизации, так как циркулирующий объем данных между офисами невозможно передавать вручную.

К тому же, всю информацию нужно структурировать, а также понимать, что нужное сообщение дошло до адресата.

Тут понадобится дополнительная интеграция, которая уведомит отправителя, как вариант, в Телеграме, о том, что задача достигла адресата.

Кейс об обмене задачами для франшизы читайте здесь.

Независимо от сценария, который нужно реализовать заказчикам, решение всегда одно и тоже - автоматизация обмена данными.

Как только задача появляется на одном из порталов Битрикс24, она должна появиться и на другой платформе вместе с комментариями и вложениями.

Переходим к настройке интеграций и описанию всех инструментов.

2. Интеграция по выгрузке задач из портала А в портал Б. Подробная настройка

2.1. Шаг 1: Откуда

На портале А создается задача, Пинкит забирает из нее необходимые данные.

2.2. Шаг 2: Инструменты

Инструмент “Задача выгружалась раньше?”

Чтобы избежать дублирования задачи, необходимо проверить, существует ли она на портале Б (проверяется по ID). В названии поля указываем source.id, добавляем доступы к порталам А и Б и в качестве необходимой сущности выбираем задачу.

Инструмент “Проверка сопоставления”

Указываем название поля - step13, Условие - “Пустое значение”, Действие - “Продолжить”, в случае успешного прохождения проверки.

Инструмент “Получить вложения задачи”

Даем доступ к порталу А. Далее с помощью API-запроса GET-метода получаем файлы из задачи и указываем следующий урл: /task.item.getfiles.json?TASKID={{source.id}}.

Инструмент “Вложения в задаче найдены?”

С помощью инструмента “Если-Иначе” указываем название поля step3.result, Условие - "Не пустое значение". Если проверка прошла успешно - присваиваем значение 1, если неуспешно - 0

Инструмент “Постановщик сопоставления”

При помощи инструмента “Сопоставление данных” указываем название поля для сопоставления source.createdBy - это поле “Постановщик”. Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б:

Инструмент “Наблюдатель указан в задаче?”

С помощью инструмента “Если-Иначе” указываем название поля source.auditors - это поле "Наблюдатель", Условие - "Не пустое значение". Если проверка прошла успешно, то присваиваем результату значение 1, если неуспешно - 0.

Инструмент “Выполнить, если указан наблюдатель. Сопоставить наблюдателей”

С помощью инструмента “Сопоставление данных” указываем условие выполнения - step7, название поля для сопоставления - source.auditors - это поле "Наблюдатель". Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б:

Инструмент “Убрать дубли из массива (Наблюдатели)”

С помощью инструмента “Объединение массивов” выставляем условие выполнения - step7, Массивы для объединения - step2, отмечаем галочки “Игнорировать ошибки” и “Исключить повторы”.

Инструмент “Соисполнители указаны в задаче?”

С помощью инструмента “Если-Иначе” указываем название поля source.accomplices - это поле “Соисполнитель”, условие - “Не пустое значение”. При успешной проверке присваиваем результату значение 1, при неуспешной - 0.

Инструмент “Выполнить, если указан соисполнитель. Сопоставить соисполнителей”

С помощью инструмента “Сопоставление данных” указываем условие выполнения - step8, название поля для сопоставления - source.accomplices - это поле “Соисполнитель”. Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б

Инструмент “Убрать дубли из массива (Соисполнители)”

С помощью инструмента “Объединение массивов” выставляем условие выполнения - step8, массивы для объединения - step9, ставим галочку “Исключить повторы”.

2.3. Шаг 3: Куда

На портале Б в необходимой группе создаем задачу и назначаем ответственного.

2.4. Шаг 4: Сопоставление данных

Сопоставляем название и описание задачи - это стандартные поля Битрикс24.

Далее с помощью инструмента “Добавить” выполняем пользовательское сопоставление:

Постановщик

Значение параметра: {{step11}}

2.5. Шаг 5: Запуск

Даем интеграции наименование, задаем периодичность запросов данных, сохраняем и запускаем.

3. Проверка интеграции по выгрузке задач из портала А в портал Б на успех плюс выгрузка файлов. Подробная настройка

Данная интеграция нужна для проверки успешного срабатывания первой интеграции, а также проверки удачной или неудачной выгрузки задачи. Следом выгружаем в задачу вложения.

3.1. Шаг 1: Откуда

Выбираем ранее настроенную интеграцию Пинкит, триггер - “Интеграция - успех”, подключаем доступ.

3.2. Шаг 2: Инструменты

Инструмент “Вложение было?”

Применяем инструмент проверки. Название поля - source.int3992.step10, Условие - (Число)Равно, Сравниваемое значение - 1, Действие - "Продолжить, если проверка прошла успешно".

Инструмент “Для каждого вложения”

Применяем инструмент “Для каждого”. Название поля - source.int3992.step3.result.

Инструмент “Получить развернутую информацию о вложениях”

Используем API-запрос GET-методом, указываем следующий урл: /disk.attachedObject.get?id={{step2.ATTACHMENT_ID|default()}}

Инструмент “Вытащить формат файла”

Применяем инструмент “Замена по регулярному выражению”, Название поля - step3.result.NAME|default(), Регулярное выражение - /.+\./.

Инструмент “Скачать файл”

Применяем инструмент “Скачать файл”. Пользуемся GET-методом и указываем урл: {{step3.result.DOWNLOAD_URL|default()}}, укажем также расширение файла - {{step4}}.

3.3. Шаг 3: Куда

Даем доступ к порталу Б и создаем в задаче вложение.

3.4. Шаг 4: Сопоставление данных

Сопоставляем “ID задачи”, “Название файла” и “URL файла”.

ID задачи {{source.int3992.result.result.task.id|default()}}

Название файла {{step3.result.NAME}}

URL файла {{step5}}

3.5. Шаг 5: Запуск

Даем интеграции наименование, задаем периодичность запросов данных, сохраняем и запускаем.

4. Настройка проверки интеграции по выгрузке задач из портала А в портал Б на успех плюс выгрузка комментариев.

4.1. Шаг 1: Откуда

Настройка аналогична пункту 3.1.

4.2. Шаг 2 - Инструменты

Инструмент “Получить комментарии из портала откуда выгружаем”

Используем API-запрос GET-методом и указываем урл: /task.commentitem.getlist.json?TASKID={{source.int3992.source.id}}&order[POST_DATE]=desc

Инструмент “Для каждого комментария”

Применяем инструмент “Для каждого”, “Название поля” - step1.result.

Инструмент “Есть ли вложения”

Применяем инструмент “Если-Иначе”.Название поля - step2.ATTACHED_OBJECTS, Условие - Существует. При успешной проверке присваиваем результату значение 1, при неуспешной - 0.

Инструмент “Отфильтровать файл”

Применяем инструмент “Фильтр элементов массива”. Условие выполнения - step7, Название поля - step2.ATTACHED_OBJECTS|default(). Название поля внутри элемента массива - DOWNLOAD_URL, Условие - Не пустое значение.

Инструмент “Взять формат файла”

Применяем инструмент “Замена по регулярному выражению”. Условие выполнения - step7, Название поля - step3.0.NAME|default(). Регулярное выражение - /.+\./.

Инструмент “Скачать файл”

Применяем инструмент “Скачать файл”. Пользуемся GET-методом и указываем следующий урл: {{step3.0.DOWNLOAD_URL}}, также указываем расширение файла - {{step5}}. Условие выполнения - step7.

Инструмент “Загрузить файл на диск”

Применяем инструмент API-запроса методом POST. Условие выполнения - step7, URL - /disk.storage.uploadfile.

Тело запроса:

{

4.3. Шаг 3: Куда

Добавляем комментарий в задачу на портале Б.

4.4. Шаг 4: Сопоставление данных

Сопоставляем поля:

ID задачи: {{source.int3992.result.result.task.id}}

Текст комментария: от: {{step2.AUTHOR_NAME}}

{{step2.POST_MESSAGE}}

Добавляем пользовательское сопоставление:

Файл в комментарий

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_FORUM_MESSAGE_DOC.0

Значение параметра: {{step9}}

4.5. Шаг 5: Запуск

Даем интеграции наименование, задаем периодичность запросов данных, сохраняем и запускаем.

5. Резюмируем

При помощи данной инструкции можно обойтись без разработки с нуля и самостоятельно настроить три интеграции: выгрузку задач из коробки в облако Битрикс24, проверку успешной выгрузки задач и выгрузку вложений и комментариев к задачам.

Интеграции автоматизируют процесс обмена данных между порталами Битрикс24, существенно сократят объем ручного труда и сэкономят драгоценное время.

Чтобы самостоятельно настроить обмен задачами, файлами и комментариями по описанной выше инструкции, регистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит