Автоматизация распределения заявок в Битрикс24 по менеджерам с передачей количества лидов в профиль сотрудника

1. Как оптимально распределять входящие заявки в Битрикс24

Компания нашего заказчика работает в сфере банкротства и арбитража.

В качестве CRM-системы они используют Битрикс24, где активно ведут работу с лидами, сделками, звонками, письмами и коммуникацией в открытой линии через WhatsApp.

Входящие заявки поступают из различных источников.

В системе не настроено автоматическое распределение заявок между менеджерами, что приводит к перегрузке некоторых сотрудников, в то время как другие получают минимальное количество задач.

Из-за этого заявки не всегда обрабатываются вовремя.

Перенос дел в Битрикс24 из сделок в таймлайн компании с удалением дубликатов: наводим порядок в Битрикс24 по ссылке.

С учетом того, что ежедневно приходит множество заявок, процесс их распределения требует постоянного внимания и корректировки.

Кроме того, каждая заявка имеет свои особенности, а менеджеры кроме обработки новых заявок, должны работать с текущими клиентами, звонками, вести переписку в почте и в WhatsApp.

Чтобы равномерно распределять заявки, требуется вручную проверять количество лидов у каждого сотрудника и переназначать ответственных.

На эту рутинную работу идет много времени, так как необходим мониторинг текущей нагрузки каждого менеджера. Заказчик обратился к нам с задачей оптимизации процесса распределения заявок.

Инструкция по адаптации сотрудника в Битрикс24 по значению пользовательского поля в профиле сотрудника: читайте подробнее здесь.

Мы предложили решение этой проблемы с помощью настройки автоматизации на платформе Пинкит. Как работает наша автоматизация:

1.1. В карточке сотрудника в Битрикс24 мы добавили новое пользовательское поле "Количество лидов по менеджеру".

В это поле будет автоматически заноситься текущее количество лидов, что позволит видеть нагрузку и равномерно распределять заявки.

Для начала заполняем поле числовыми значениями (если поле пустое, то менеджер не учитывается в процессе распределения).

1.2. Вводится ограничение, чтобы лиды из определенных источников не распределялись автоматически (это указано по запросу клиента).

1.3. В Пинкит настраивается интеграция для автоматического равномерного распределения лидов.

Интеграция "Скорозвон" и Битрикс24: передача лидов из Битрикс24 на автодозвон, обновление статуса лида при дозвоне и удаление контакта из списка на прозвон - кейс в нашем блоге.

Как настроить такую автоматизацию, расскажем далее.

2. Настройка интеграции для равномерного распределения лидов

Шаг первый: Откуда

Добавляем новую интеграцию. На шаге 1 выбираем Битрикс24, событие создания лида.

Шаг второй: Инструменты

• Группа 1. Список источников (Указываем их ID)

Используем Сопоставление данных, добавляем источники заявок (лидов), которые будут участвовать в интеграции. Указываем источники по ID.

• Группа 1. Если источник VALID, тогда продолжить

Используем инструмент "Проверка". Будет осуществлена проверка на соответствие условию по полю step1, что источник валидный.

• Группа 2. Получить пользователей портала по ID

Будем использовать API-запрос методом GET.

Пример URL: /user.get?filter[ACTIVE]=true&filter[ADMIN_MODE]=1&filter[ID][0]=****&filter[ID][1]=***, где звездочки - это ID сотрудников.

• Группа 2. Отфильтровать пользователей, где существует поле UF_USR_***

Используем инструмент Фильтр элементов массива по полю step3.result. Название поля внутри элемента массива = UF_USR_****, это поле со счетчиком лидов.

• Группа 2. Отсортировать по возрастанию количества лидов (поле в карточке менеджера "Количество лидов в работе у менеджера".)

Используем инструмент Сортировка массива по полю step4. Название поля внутри элемента массива - UF_USR_****, это код того самого поля в карточке сотрудника. Сортируем по возрастанию.

• Группа 3. Прибавить к счетчику Лидов +1

Используем инструмент Математическое действие. Указываем поле step5.0.UF_USR_**** и действие Сложить +1.

• Группа 3. Обновить счётчик Менеджера на актуальное кол-во Лидов

Будем использовать API-запрос методом GET. Пример урла: /user.update?ID={{step5.0.ID}}&UF_USR_****={{step6}}.

Шаг третий: Куда

Обновляем лид в Битрикс24.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем ID лида={{source.ID}}, ID ответственного={{step5.0.ID}}.

Шаг пятый: Запуск

Запускаем интеграцию.

Резюмируем

Настройка подобной интеграции в Пинкит позволила значительно снизить объем ручного труда сотрудников компании нашего заказчика.

Больше не нужно тратить время на проверку занятости каждого менеджера и вручную распределять лиды между ними.

Теперь при создании новой заявки, лид автоматически будет направлен к менеджеру с наименьшей загрузкой.

При этом количество критериев для оценки загруженности менеджеров может быть увеличено (например, количество открытых дел, задач или сделок).

В настройках можно указать столько параметров, сколько необходимо для справедливого и эффективного распределения работы.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит