В этом материале предлагаем разобрать один очень интересный кейс автоматизации бизнес-процессов для ведущего подразделения группы компаний, которая занималась строительством Москва-Сити.
Речь пойдет о настройках смарт-процессов для организации системы пропусков, а также обмена данными между СКУД Кларис и Битрикс24.
1. Автоматизация системы выдачи и учета пропусков: вариант первый
Наш заказчик — строительная компания, активно участвующая в проектах по развитию транспортной инфраструктуры Москвы, включая расширение метро и реализацию других масштабных городских инициатив.
Обратившись к нам еще в прошлом году, они поставили задачу по автоматизации процесса выдачи пропусков для сотрудников.
Заказчик предложил решение через смарт-процессы, так как основные рабочие процессы компании проходят в Битрикс24.
Процесс выглядит следующим образом: менеджер заказывает пропуск и согласовывает его с охраной.
После одобрения пропуск появляется на экране службы безопасности (на входе).
Пропуски могут быть нескольких видов:
- Разовый: если гость пришел пешком и ему нужно пройти через один из входов в бизнес-центр.
- Разовый + парковка: если гость приехал на автомобиле, ему оформляют пропуск на парковку и пропуск для входа в бизнес-центр.
- Разовый + парковка + внос/вынос материальных ценностей: если гость приехал на автомобиле, ему оформляются три пропуска: для парковки, для входа в бизнес-центр и для вноса или вывоза материальных ценностей.
- Пропуск на парковку.
- Временный пропуск: оформляется на ограниченный период.
Мы предложили внедрить автоматизацию для всех типов пропусков с использованием смарт-процессов в Битрикс24.
Для этого был создан смарт-процесс "Выдача пропусков", включающий следующие стадии:
- "Передано на согласование в службу безопасности"
- "Согласовано"
- "Пропуск выписан"
- "Пропуск отклонен"
- "Не явился".
При создании карточки смарт-процесса автоматически назначается стадия «Передано на согласование в СБ», после чего запускается бизнес-процесс согласования со службой безопасности.
Если пропуск отклоняется, стадия изменяется на «Пропуск отклонен», а если одобрен — на «Согласовано».
На стадии «Согласовано» активируется второй бизнес-процесс с паузой до даты действия пропуска.
Когда наступает указанная дата, сотрудник охраны получает задачу в Битрикс24 для выдачи пропуска.
Если гость пришел и получил пропуск, задача завершается, и смарт-процесс переходит на стадию «Пропуск выписан».
В случае, если он не явился, процесс переключается на стадию «Не явился».
Через год компания клиента внедрила новую систему управления предприятием — Кларис.
В связи с этим потребовалась интеграция этой системы с Битрикс24 и доработка существующего функционала по пропускам.
Теперь расскажем, какие изменения были внесены.
2. Обмен данными между Кларис и Битрикс24 через Пинкит: Вариант второй
2.1. Экспорт заявок из Битрикс24 в Кларис (первая интеграция)
В Битрикс24 создается заявка на пропуск через смарт-процесс "Заказ пропуска в бизнес-центр".
После того как специалист службы безопасности утверждает заявку и смарт-процесс переходит на стадию "Согласовано", информация передается в Кларис, где требуется передать данные из полей смарт-процесса.
Типы пропусков предполагают разные поля для передачи.
- Разовый пропуск: Экспортируются поля "ФИО", "Организация".
Если посещение является групповым, ставится отметка "Групповое посещение".
Далее передается список посетителей из многозначного поля Битрикс24 в одно поле Кларис в формате "ФИО посетителя № авто" (формат: х111хх77) через новую строку для каждого посетителя.
- Разовый пропуск с парковкой: Экспортируются поля "ФИО", "Групповое посещение" (аналогично п. 2.1.1), "Организация", "Дата", "Номер авто", "Марка авто" и "Место парковки".
- Пропуск для внесения или вывоза материальных ценностей:
Экспортируются поля "ФИО", "Групповое посещение" (аналогично п. 2.1.1), "Организация", "Дата", "Номер авто", "Марка авто", "Данные о материальных ценностях", а также поле "Действие", в котором можно выбрать "Внесение" или "Вывоз".
В зависимости от заполнения этого поля, будет заказан соответствующий пропуск.
2.2. Экспорт статусов из Кларис в Битрикс24 (вторая интеграция)
Каждая заявка в Кларис проходит несколько этапов статусов, которые должны быть переданы в Битрикс24.
2.3. Экспорт дополнительных полей из Кларис в Битрикс24
Когда гость прибывает на пропускной пункт, охрана ставит отметку о его приходе в Кларис и выдает пропуск.
В этот момент в карточку смарт-процесса Битрикс24 поступают номер пропуска, а также данные о времени и дате входа/выхода.
Задача не обошлась без трудностей, связанных с особенностями API Кларис и отсутствием вебхуков.
Однако, с помощью запросов с фильтрацией и сортировкой, решение оказалось более быстрым и экономичным.
4. Итог
Если вам нужно автоматизировать систему учета пропусков, мы предлагаем готовые решения или можем разработать индивидуальную настройку по вашему запросу.
Благодаря большому количеству успешных кейсов, мы легко подберем оптимальный вариант для вашей автоматизации или создадим решение с нуля, полностью соответствующее вашим требованиям.
Нам нравится решать сложные и нестандартные задачи!
Кстати, для нашего заказчика авторизация в Кларис была выполнена в рамках бонусных часов техподдержки, фактически в подарок.
Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.
Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.