Как автоматизировать управление базой гостей для детских праздников: интеграция Remarked, Google Sheets и Битрикс24

1. Задача: эффективный сбор и сегментация базы гостей в Remarked

Компания нашего заказчика занимается организацией детских праздников. За годы работы на данном рынке они накопили большой список гостей (через платформы iiko, R-Keeper и Remarked).

Менеджеры работают с базой гостей в CRM Битрикс24 и делают рассылку приглашений на дни рождения детей клиентов в WhatsApp и Telegram.

Проблема в том, что между системами нет прямой связи, и сотрудникам приходится выгружать данные из Remarked в Битрикс24 через стандартные Excel-файлы.

Но этот метод содержит слишком много ручной работы, громоздкий и не дает желаемой эффективности — процесс экспорта-импорта данных и сегментация базы остается долгой и сложной рутиной.

Сложности в рабочем процессе заказчика

Гостевая база хранится в Remarked, однако информация о детях — их имена, даты рождения и возраст — записана в поле «Комментарий» одной строкой.

При экспорте данных в Битрикс24 через Excel заказчика не устроил формат карточек гостей: база не была разделена на взрослых и детей, а фильтрация по дате рождения была невозможна.

Это значительно осложняло поиск и сортировку информации.

В результате менеджерам было непросто находить нужных родителей и их детей, что затрудняло подготовку персональных приглашений и снижало скорость рассылки.

Если вас интересует передача бронирований из Remarked в смарт-процессы Битрикс24 для ресторана, готовый шаблон кейса есть по ссылке.

Решение: умная автоматизация через интеграцию

Мы предложили заказчику эффективное решение на базе платформы Пинкит, которое позволяет без ошибок перенести данные из Remarked через Google Sheets в Битрикс24, автоматически разделяя гостей на родителей и детей.

Такой подход значительно упростил работу менеджеров и позволил автоматизировать процесс рассылки приглашений, сделав его быстрым и удобным.

Технически наше решение работает следующим образом:

1.1. Разделение данных о детях из карточек родителей в Битрикс24

Начнем с выгрузки существующей базы контактов из Remarked в Битрикс24, где информация о детях хранится в поле «Дети» (UF_CRM_***).

Наша задача — превратить данные из одного поля в отдельные карточки для каждого ребенка с заполненными полями: ФИО, дата рождения, возраст и связь с родителем.

При этом из карточки родителя легко перейти к карточке ребенка и наоборот, что обеспечивает удобную навигацию и управление контактами.

1.2. Для этого настроим интеграцию

• Шаг 1: Создание контакта (родителя) в системе.


• Шаг 2: Разбор данных о детях, содержащихся в одном поле.


• Шаг 3: Создание отдельного контакта для каждого ребенка.


• Шаг 4: Обновление данных и сопоставление карточек детей с их родителями, чтобы связать их между собой.

Преимущества решения

• Экономия времени: автоматизация полностью исключает необходимость ручной обработки данных, значительно сокращая время подготовки базы гостей.


• Высокая точность: четкая сегментация на родителей и детей облегчает поиск и фильтрацию нужной информации.


• Удобство использования: связанные карточки в Битрикс24 позволяют мгновенно переключаться между данными родителей и детей, делая работу менеджеров комфортной и эффективной.


• Гибкость: интеграция легко настраивается под любые задачи — будь то рассылки приглашений или бронирования в ресторанах.

Готовый шаблон для вашего бизнеса

Хотите внедрить такую же автоматизацию? Просто скачайте готовый шаблон по ссылке и адаптируйте его под свои нужды.

А если понадобится помощь — эксперты Пинкит всегда рядом и настроят одну интеграцию для вас бесплатно!

Переходим к подробному описанию настройки интеграции.

2. Перенос данных из Google Sheets в Битрикс24

Шаг первый: Откуда

Выбираем событие добавления новой строки в Google Sheets.

Шаг второй: Инструменты

• Пол

Используем Сопоставление данных в поле source.data.5. Сопоставляем пол:

• Проверить, что дата не 0000-00-00 00:00:00

Используем тип шага Если-Иначе в полях source.data.6, source.data.7, source.data.15, source.data.4. Условие - (Текст) Полностью совпадает, Сравниваемое значение - 0000-00-00 00:00:00, Результат при успешной проверке = 0, Результат при неуспешной проверке = 1.

• Первое обращение

Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.6. Условие выполнения - step3.source_data_6.

• Последнее обращение

Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.7. Условие выполнения - step3.source_data_7.

• Дата регистрации

Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.15. Условие выполнения - step3.source_data_15.

• Категории

Используем Сопоставление данных в поле source.data.21. Сопоставляем поле в контакте Битрикс24 для кэшбэка.

• День рождения

Используем Форматирование даты/времени в поле source.data.4. Условие выполнения - step3.source_data_4.

Шаг третий: Куда

Создаем контакт в Битрикс24.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем столбцы таблицы и поля контакта:

Имя - {{source.data.1|default(ФИО отсутствует)}}

Email - {{source.data.2}}

Телефон - {{source.data.3}}

Дата рождения - {{step1}}

Комментарии - {{source.data.22}}

И добавляем пользовательские сопоставления:

Пол

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203152

Значение параметра: {{step2|default()}}

Первое обращение

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203178

Значение параметра: {{step4|default()}}

Последнее обращение

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203192

Значение параметра: {{step5|default()}}

Общая сумма покупок

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203205

Значение параметра: {{source.data.8}}

Количество броней

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203216

Значение параметра: {{source.data.9|default()}}

Количество отменённых броней

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203242

Значение параметра: {{source.data.10|default()}}

Общее кол-во покупок

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203295

Значение параметра: {{source.data.11|default()}}

Средний чек

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203314

Значение параметра: {{source.data.12|default()}}

Сумма бонусов

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203325

Значение параметра: {{source.data.13|default()}}

Карта лояльности

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203336

Значение параметра: {{source.data.14}}

Дата регистрации

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203356

Значение параметра: {{step6|default()}}

Уровень скидки

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203369

Значение параметра: {{source.data.16|default()}}

Автоматические тэги

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203380

Значение параметра: {{source.data.17|default()}}

Индивидуальные тэги

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203390

Значение параметра: {{source.data.18|default()}}

Аллергия

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203396

Значение параметра: {{source.data.19}}

Предпочтения

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203407

Значение параметра: {{source.data.20}}

Категории

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749203476

Значение параметра: {{step7|default()}}

Дети

Тип: Тело

Название параметра: fields.UF_CRM_1749208229

Значение параметра: {{source.data.23|default()}}

Шаг пятый: Запуск

Запускаем интеграцию.

3. Итог

Автоматизация управления гостевой базой с помощью интеграции Remarked, Google Sheets и Битрикс24 — это мощный инструмент, который помогает организаторам детских праздников оптимизировать коммуникацию и повысить эффективность рассылок.

Теперь можно легко фильтровать контакты по типу «Дети», сортировать их по дате рождения и заранее связываться с родителями для планирования новых праздников.

Это решение не только упрощает текущие задачи, но и гибко адаптируется под любые другие бизнес-процессы.

Хотите попробовать? Установите готовый шаблон интеграции по ссылке, а если потребуется помощь — команда экспертов Пинкит всегда готова поддержать и настроить первую интеграцию бесплатно!

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры помогут настроить интеграцию без ручного труда и разработки.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит