Интеграция и обмен данными между Saby Docs (СБИС) и Битрикс24 для автоматизации документооборота

1. Подписание документов из Битрикс24 в СБИС

Разберем пример одного из наших заказчиков — владельца крупной федеральной сети.

Его бизнес столкнулся с задачей упростить и ускорить подготовку, согласование и подписание документов с контрагентами.

Это ключевой элемент эффективной работы компании, который требует четкого и прозрачного процесса.

В бизнесе согласование проходит через несколько важных шагов:

• руководитель направления дает первичное одобрение,


• юридический отдел тщательно проверяет документ,


• отдел финансового мониторинга проводит дополнительный анализ,


• заместитель директора утверждает финальную версию,


• ответственный за нормоконтроль ставит завершающую печать.

Для максимальной прозрачности и контроля в Битрикс24 настроен бизнес-процесс, который плавно ведёт документ через все этапы согласования и автоматически сохраняет утвержденные версии в архив на диске Битрикс24.

Не все так гладко

Но есть одна проблема: после прохождения всех этапов согласования документ в Битрикс24 регистрирует один сотрудник, а доступ к системе СБИС для подписания обычно имеет другой — чаще всего бухгалтер.

В результате файл приходится вручную передавать между сотрудниками для утверджения электронной подписью и отправки контрагенту.

Этот дополнительный шаг замедляет процесс, создает лишнюю рутину и повышает риск ошибок.

Если вас интересует автоматизация передачи договоров клиентам из бизнес-процесса Битрикс24 в Контур.Диадок, готовый шаблон есть по ссылке.

Решение

Заказчик стремился полностью исключить ручной труд и ускорить документооборот.

Поэтому были поставлены задачи:

• Автоматически передавать согласованные документы из Битрикс24 в СБИС сразу после обновления бизнес-процесса.


• Получать обратно из СБИС подписанные контрагентом документы напрямую в Битрикс24.

Отличным вариантом решения стала интеграция между SabyDocs и Битрикс24 на платформе Пинкит — она обеспечивает бесшовный обмен документами, устраняя задержки и минимизируя ошибки.

Благодаря интеграции бизнес-процессы стали проще, прозрачнее и заметно быстрее.

Наше техническое решение включило несколько ключевых этапов:

1.1. Авторизация и интеграция через платформу Пинкит

Мы добавили авторизацию в СБИС Saby Docs с помощью Пинкитбилдер, чтобы обеспечить безопасный и удобный доступ.

1.2. Автоматическая передача документов из Битрикс24 в СБИС через API:

• Шаг 1: Отслеживаем обновление элемента списка в Битрикс24.


• Шаг 2: Поиск информации о контрагенте — для этого ИНН и КПП должны быть корректно заполнены в Битрикс24, чтобы гарантировать точное совпадение в СБИС. При этом вложение из Битрикс24 автоматически преобразуется в формат base64 для передачи.


• Шаг 3: Отправляем документ в СБИС ЭДО, указывая ID контрагента и компании-отправителя.


• Шаг 4: В запрос включаем все необходимые данные и файл.


• Шаг 5: Интеграция автоматически выполняет отправку без участия сотрудников.

1.3. Автоматический контроль статуса исходящих документов в СБИС:

• Шаг 1: Получаем список изменений по документам через СБИС ЭДО (требуется тариф «Обмен с контрагентами»).


• Шаг 2: Проверяем, что документ относится к нужному бизнес-процессу в Битрикс24.


• Шаг 3: Обновляем соответствующий элемент списка в Битрикс24.


• Шаг 4: При необходимости сопоставляем поля для корректного отображения информации.


• Шаг 5: Интервал проверки статусов — каждые 5 минут, что обеспечивает оперативное отслеживание.

Готовый шаблон кейса можно установить по ссылке.

Далее расскажем, как настроить первую интеграцию шаг за шагом.

2. Отправка документов из Битрикс24 в СБИС

Шаг первый: Откуда

Укажем событие Элемент списка - создание:

Либо событие Элемент списка - обновление:

Шаг второй: Инструменты

Получаем информацию о контрагенте по ИНН и КПП с помощью API-запроса методом GET с указанием URL = online.sbis.ru/service/?srv=1.

Шаг третий: Куда

Укажем событие Записать документ в СБИС. Команда «СБИС.ЗаписатьДокумент» создает редакцию документа, а также обновляет реквизиты или вложения.

Событие настроили без разработки через Пинкитбилдер.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем поля при необходимости.

Шаг пятый: Запуск

Запускаем интеграцию.

3. Итог

Интеграция между Saby Docs (СБИС) и Битрикс24 создает полноценный автоматизированный цикл документооборота:

3.1. Согласованный в Битрикс24 документ автоматически передается в личный кабинет СБИС.

3.2. Документ подписывается электронной подписью компании и автоматически сопоставляется с контрагентом по ИНН и КПП.

3.3. Далее документ отправляется контрагенту, который подписывает его своей ЭЦП.

3.4. Подписанный обеими сторонами документ возвращается обратно в Битрикс24, где хранится в актуальном виде.

Преимущества автоматизации обмена документами между СБИС и Битрикс24 для бизнеса:

• Скорость и эффективность. Исключение ручной передачи файлов сокращает время подписания и отправки документов на 50–70%, значительно ускоряя коммуникацию с партнёрами.


• Минимум ошибок. Автоматическое сопоставление контрагентов по ИНН и КПП и обмен данными через API сводят к минимуму риски, связанные с человеческим фактором.


• Оптимизация ресурсов. Сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на более важной работе — анализе, стратегии и развитии бизнеса.


• Прозрачность и контроль. Все этапы документооборота видны в режиме реального времени, а статусы документов автоматически обновляются в Битрикс24, упрощая контроль и отчетность.


• Рост конкурентоспособности. Быстрый и точный документооборот повышает репутацию компании как надежного и современного партнёра, что особенно ценно для крупных и федеральных организаций.

Скачайте готовый шаблон интеграции по ссылке, адаптируйте его под свои задачи и начните получать выгоды от полной автоматизации уже сегодня!

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp, расскажите о вашем бизнес-сценарии, и наши инженеры помогут настроить интеграцию без ручного труда и разработки.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Подберите свой шаблон интеграции без регистрации здесь.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит