Интеграция для обмена данными между порталами Битрикс24 вместо перехода на старший тариф

1. Организация совместной работы в Битрикс24 при слиянии компаний

Как мы сказали выше, на портале Битрикс24 нашего заказчика уже зарегистрировано 500 сотрудников.

Теперь к компании присоединяется новая организация, численность которой составляет 100 человек.

В связи с этим перед заказчиком стоит выбор: либо расширить текущий портал до 1000 пользователей, либо создать отдельный портал Битрикс24 для второй компании и синхронизировать оба портала.

Инструкция по настройке обмена данными между облаком Битрикс24 и коробкой (создание и обновление сделок): подробности в кейсе.

В решении задачи есть несколько аспектов, которые могут вызвать трудности.

Важно, чтобы структура организации на обоих порталах была одинаковой, а также настроить бизнес-процессы для всех сотрудников, например, процесс закупок.

Главная сложность заключается в том, что сотрудники обеих компаний должны работать совместно, взаимодействовать над общими проектами и использовать единую базу контактов и сделок.

Инструкция по обмену задачами Битрикс24 (из коробки в облако) и проверка интеграции на успех: читайте здесь.

Использование внешних сервисов (таких как мессенджеры) для общения между сотрудниками на разных порталах Битрикс24 не представляется идеальным решением.

Клиент заинтересован в максимальной автоматизации процессов и поиске наиболее удобного способа для взаимодействия сотрудников.

Передача сделок из коробки Битрикс24 в облако Битрикс24 с сегментацией по пользовательским полям: актуальный кейс по ссылке.

Возможные решения задачи:

Решение 1. Наиболее простым вариантом является переход на тариф Энтерпрайз-1000. Этот вариант понятен заказчику, однако ему нужно только 600 сотрудников, а не 1000, что означает, что 400 рабочих мест на портале останутся незадействованы.

Решение 2. Можно зарегистрировать второй портал Битрикс24 для компании, рассчитанный на 100 сотрудников, и настроить обмен данными между первым и вторым порталами.

Также может быть интересно: обмен задачами и комментариями из одного Битрикс24 в другой с дублированием информации в Телеграм описан здесь.

В Битрикс24 заказчик активно использует функционал задач, проектов и групп, поэтому обмен должен быть настроен именно для этих элементов.

Для реализации такого обмена задачами (и комментариями к ним) можно использовать платформу Пинкит для интеграции между порталами.

Такой вариант подходит как для франшиз, так и для слияния компаний, когда одна является головной, а другая — дочерней.

Постоянный фоновый обмен обеспечит бесшовное и единое рабочее пространство для всех сотрудников, избавив их от необходимости вручную переносить, например, комментарии к задачам.

Далее мы расскажем, как настроить обмен задачами между порталами Битрикс24.

2. Обмен задачами между порталом А и порталом Б

Шаг первый: Откуда

Ставим источником данных Битрикс24 (портал А), а в качестве события выбираем создание задачи.

Шаг второй: Инструменты

• Задача выгружалась раньше?

Чтобы избежать дублей, нужно проверить, есть ли задача с таким ID на портале Б. Указываем в названии поля source.id, добавляем доступы к порталам А и Б и выбираем необходимую сущность — задачу.

• Проверка сопоставления

Указываем название поля - step13, Условие - Пустое значение, Действие - Продолжить, если проверка пройдена.

• Получить вложения задачи

Получаем вложения из задачи, используя API-запрос GET-методом с указанием следующего урла: /task.item.getfiles.json?TASKID={{source.id}}. Не забываем указать доступ к порталу А.

• Вложения в задаче найдены?

Используем инструмент "Если-Иначе". Указываем Название поля step3.result, Условие - Не пустое значение. Результату при успешной проверке присваиваем значение 1, при неуспешной - 0.

• Постановщик сопоставления

Используем инструмент "Сопоставление данных". Указываем название поля для сопоставления source.createdBy — это поле Постановщик.

Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б, как это указано на скриншоте. Это необходимо, чтобы задачи передавались с корректными постановщиками.

• Наблюдатель указан в задаче?

Используем инструмент "Если-Иначе". Указываем Название поля source.auditors - это поле Наблюдатель, Условие - Не пустое значение. Результату при успешной проверке присваиваем значение 1, при неуспешной - 0.

• Выполнить, если указан наблюдатель. Сопоставить наблюдателей

Используем инструмент "Сопоставление данных". Указываем Условие выполнения - step7, название поля для сопоставления - source.auditors — это поле Наблюдатель.

Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б, чтобы задачи передавались с корректными наблюдателями.

• Соисполнители указаны в задаче?

Используем инструмент "Если-Иначе". Указываем Название поля source.accomplices — это поле Соисполнитель, Условие — Не пустое значение.

Результату при успешной проверке присваиваем значение 1, при неуспешной - 0.

• Выполнить, если указан соисполнитель. Сопоставить соисполнителей

Используем инструмент "Сопоставление данных". Указываем Условие выполнения - step8, название поля для сопоставления — source.accomplices - это поле Соисполнитель.

Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б, чтобы соисполнители также ставились корректно.

Шаг третий: Куда

Приемником данных ставим портал Б, а действием выбираем создание задачи.

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем название и описание задачи.

Крайний срок

Тип: Тело

Название параметра: fields.DEADLINE

Значение параметра: {{Крайний срок}}

Дата создания

Тип: Тело

Название параметра: fields.CREATED_DATE

Значение параметра: {{Дата создания}}

Дата изменения

Тип: Тело

Название параметра: fields.CHANGED_DATE

Значение параметра: {{Дата изменения}}

Шаг пятый: Запуск

Настройка интеграции завершена, можем запускать.

Резюмируем

Интеграция автоматически создает задачу на портале Б при её создании на портале А.

Благодаря синхронизации ролей, таких как постановщик, наблюдатель и исполнитель, задача на портале Б будет полностью соответствовать назначенным ролям с портала А.

Также возможно настроить интеграцию, которая будет обновлять задачу на портале А в случае изменений на портале Б (например, при изменении срока или названия задачи).

Такой двусторонний обмен данных позволяет сотрудникам обеих платформ оперативно отслеживать изменения в работе и быстро реагировать на них через комментарии, которые синхронизируются в обе стороны.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит