Импорт данных из Google Sheets в Битрикс24

1. Запрос заказчика: проблема и решение

Как мы сказали выше, заказчик ведет учет всех данных и выполняет расчеты в Google Таблицах.

Для каждого заказа создается отдельная таблица, называемая "Проект".

У каждого проекта есть паспорт, который частично заполняется автоматически, используя данные, размещенные на других листах таблицы. Это: "НМЦ", "Реальный срок поставки", "Планируемая дата завершения проекта", "Количество позиций", "Число поставщиков проекта".

Оставшиеся поля заполняются вручную на основе документации, включая: "Место поставки", "Срок поставки по договору", "Дата доставки", "Дата приемки", "Срок оплаты", "Аванс", "Обеспечение заявки", "Обеспечение договора", "Правила приемки", "Категория товаров".

1.1. Главная цель таблицы "Проект":

• Определить перечень товаров и их количество, которые нужно поставить в рамках проекта.


• Разделить товары на группы для отправки запросов поставщикам (например, если закупаются ботинки и гвозди, запросы на ботинки отправляются тем, кто специализируется на обуви, а запросы на гвозди — тем, кто занимается крепежом).


• Собрать адреса электронной почты поставщиков, которые могут предоставить товары определенной группы.


• Автоматически разослать письма с запросами на поставку товара всем потенциальным поставщикам.


• Собрать все предложения с ценами и сроками в единую таблицу.


• Автоматически отсортировать данные по возрастанию цен.


• Выбрать наиболее подходящих поставщиков (при этом лучшие не всегда означают самые дешевые).

В проекте есть несколько листов, между которыми можно переключаться в нижней части таблицы.

1.2. Таблица "Сбор КП"

Эта таблица в проекте используется для следующих целей:

• Представление списка товаров и их количества, которые необходимо поставить в рамках проекта.


• Отображение минимальной цены на товар, как для оригинала, так и для аналога.


• Предоставление краткой сводки по сбору коммерческих предложений (достаточно ли предложений по товару, есть ли аналоги).


• Отображение НМЦ (максимальной цены, которую заказчик готов заплатить) за товар.


• Определение необходимости сбора дополнительных данных по товару (сертификат, паспорт поверки и другие документы).


• Отображение предложений от поставщиков.


• Выбор трех поставщиков с наименьшими ценами.

Таблица "Выбор поставщиков"

Эта таблица в проекте используется для следующих целей:

• Анализа предложений от поставщиков.


• Внесения комментариев относительно каждого поставщика.


• Определения финальных поставщиков для проекта.

Основная цель проекта — выбрать поставщика, предлагающего наиболее выгодные цены, соответствующие условиям технического задания.

Чтобы оценить, подходит ли поставщик, необходимо отправить ему уточняющие письма по заранее подготовленным шаблонам. В таблицу также вносятся комментарии о каждом поставщике.

При принятии решения о выборе поставщика учитываются различные факторы.

Иногда может быть выгоднее приобрести товары по более высокой цене, но у одного поставщика, чем закупать небольшими партиями у нескольких разных.

Важно также учитывать стоимость доставки.

Кроме того, заказчик присваивает каждому поставщику рейтинг ("хороший", "средний", "непонятно"), который также влияет на выбор.

Приоритет отдается официальным дилерам или тем, с которыми уже была проведена покупка.

В таблице товары фиксируются с полным описанием, включая информацию о звонках, вопросах от поставщиков, возникших проблемах, а также расчетах стоимости и рентабельности.

2. Импорт данных в Битрикс24

Мы продемонстрировали заказчику функционал Битрикс24 в сочетании с Пинкит.

Заказчик пригласил нашего инженера на свой портал в роли интегратора, и мы приступили к работе.

Сделки

При создании сделки в таблице автоматически создается соответствующий проект.

Далее клиент продолжает работу по проекту (сделке) в таблице, как и раньше.

Мы настроили автоматическую передачу данных из Google Sheets в сделки Битрикс24.

Сделка в воронке проходит по следующим стадиям:

• Принять решение о расчете.


• Создать таблицу проекта.


• Согласовать запросы.


• Разослать письма.


• Мало ответов.


• Есть вопросы.


• Есть проблемы по расчету.


• Собираем предложения.


• Расчет сдан на проверку.


• Определить продажную цену.

В сделки выгружаются следующие поля из таблиц:

• Звонки по проекту.


• Вопросы по проекту.


• Проблемы по проекту.


• Есть неотвеченные вопросы по проекту.


• Есть неотвеченные проблемы по проекту.


• Есть неразосланные запросы.


• Есть неразосланные ответы на вопросы.


• Есть неразосланные проблемы по проекту.


• Место поставки товара.


• Реальный срок поставки, календарные дни.

• Срок поставки по договору, календарные дни.


• Срок доставки, календарные дни.


• Срок приемки, календарные дни.


• Срок оплаты, календарные дни.


• Планируемый срок проекта, дни.


• Наличие аванса.


• Выбрано поставщиков.


• Количество товаров.


• Себестоимость.

Кроме того, мы настроили обязательность заполнения определенных полей и их видимость для различных сотрудников, чтобы обеспечить корректность данных и контроль над процессом.

Резюмируем

В итоге заказчик осознал, что хранить большой объем данных по проекту (сделке) и выполнять расчеты в таблице — это слишком громоздко.

Кроме того, существует риск нарушить все расчеты из-за человеческого фактора, если данные будут введены некорректно в какое-либо поле.

С этой точки зрения Битрикс24, как система управления взаимоотношениями с клиентами, оказывается более удобным и наглядным инструментом.

Однако, если вы или ваши сотрудники привыкли работать с таблицей — никаких проблем!

Вносите данные так, как вам удобно, а мы быстро и точно продублируем их в сделки на вашем портале Битрикс24.

Для нас в этом проекте самым важным условием был безошибочный перенос значений полей из таблицы в соответствующие поля сделки.

При этом важно отметить, что проектов и таблиц было много, что сделало интеграцию высоконагруженной.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит