Генерация отчетов в виде документа на диске в Битрикс24 по расписанию

1. Пример заказчика: проблема и решение

Наш заказчик для работы с задачами использует Битрикс24.

Еженедельно его работникам необходимо заполнять отчет для аппаратного совещания, который сотрудники всех отделов составляют вручную в обычном текстовом формате.

Передача файлов из смарт-процессов Битрикс24 в Telegram, а значений полей — в таблицу Эксель: кейс по ссылке.

В отчете фиксируются как план работы на неделю, так и итоги по выполненным задачам.

Итоговый отчет сохраняется в папке на диске Битрикс24.

Для составления отчета сотрудники находят нужный файл на диске, затем просматривают задачи за отчетный период и вручную переносят необходимые данные в отчетный файл.

Заказчик попытался перевести этот процесс в формат сделок. Он создал несколько воронок, каждая из которых представляла отдельное подразделение компании.

В каждой сделке в специальных пользовательских полях фиксировались как план на неделю, так и отчет по итогам.

Миграция из Google Sheets в смарт-процессы Битрикс24 с автоматической генерацией документов с QR-кодом: читайте в нашем блоге.

Однако процесс все равно оставался трудоемким.

Заказчик хотел бы по итогу прийти к следующему идеальному сценарию:

Задача ставится из сделки, а когда она закрывается, сотрудник указывает ее результат.

Он, в свою очередь, попадает в поле сделки "Отчет за неделю".

Далее автоматически генерируется документ с данными о плане и итогах работы и сохраняется на общем диске.

Этот документ затем используется для формирования общего отчета.

Перенос дел типа “Письмо” с вложениями из сделок и контактов Битрикс24 в компании Битрикс24 с удалением дубликатов: наводим порядок в статье.

Мы изучили задачу и предложили использовать не сделки для этого процесса (чтобы не загромождать портал), а настроить автоматизацию через смарт-процессы.

Для каждого проекта, по которому ведутся задачи, создается отдельный смарт-процесс, и отчет с данными о плане и результатах работы генерируется непосредственно из карточки смарт-процесса.

В следующих пунктах разберем, как настроить с помощью Пинкит интеграции с Битрикс24 для автоматизации отчетности по задачам.

2. Интеграция для записи данных по задаче в смарт-процесс

Шаг первый: Откуда

Выбираем источником данных Битрикс24 и забираем их в момент обновления задачи (задача закрыта, указан результат задачи - указываем это дополнительным запросом).

Шаг второй: Инструменты

• Проверяем, что есть привязка к смарту у задачи

Используем инструмент проверки по полю source.ufCrmTask.0. Условие - не пустое значение, действие - продолжить, если проверка пройдена.

• Разбиваем ID Смарта

Преобразуем строку в массив в поле source.ufCrmTask.0.

• Получаем список результатов задачи

Используем API-запрос POST-методом.

URL - /tasks.task.result.list

Тело - { "taskId" : {{source.id}} }

Заголовки: Content-Type: application/json Accept: application/json

• Получили смарт и взяли поле отчета

Используем API-запрос POST-методом.

URL - /crm.item.get

Тело - { "entityTypeId":1036, "id":{{step4.1}} }

Заголовки: Content-Type: application/json Accept: application/json

• Получим строку

Используем инструмент Если-иначе по полю source. Условие - Существует, Результат при успешной проверке = {{step5.result.item.ufCrm6_1732870381}} \n {{step2.result.0.formattedText}},

Результат при неуспешной проверке = {{step5.result.item.ufCrm6_1732870381}} \n {{step2.result.0.formattedText}} (это поле с результатом задачи).

• Обработка

Используем замену по регулярному выражению. Название поля - step9, Регулярное выражение = /\n/, Строка для замены - \n.

Шаг третий: Куда

Обновляем смарт-процесс:

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Можем пропустить настройки.

Шаг пятый: Запуск

Запускаем интеграцию.

3. Генерация документа из смарт-процесса

Шаг первый: Откуда

Интеграция запускается по расписанию, так как отчет необходимо формировать раз в неделю.

Поэтому первый шаг настройки, который отвечает за выбор расписания, можно пропустить (параметры могут быть произвольными в зависимости от потребностей)

Для запуска интеграции по расписанию используется инструмент Пинкит "Расписание интеграций".

Шаг второй: Инструменты

• Проверяем направление воронки

Используем проверку по полю source.categoryId. Условие - ЧислоРавно, сравниваемое значение - 10.

• Запускаем бизнес-процесс, формирующий документ (шаблон бизнес-процесса мы настроили ранее в Битрикс24).

Используем API-запрос POST-методом.

URL - /bizproc.workflow.start

Тело - { "TEMPLATE_ID": "208", "DOCUMENT_ID": [ "crm", "Bitrix\\Crm\\Integration\\BizProc\\Document\\Dynamic", "DYNAMIC_1036_8" ] }

Заголовки - Content-Type: application/json Accept: application/json

• Прерывание

Используем проверку по полю source.startedFromInstrument. Условие - Существует, Действие - Продолжить, если проверка пройдена.

На этом этапе интеграция прерывается, следующие шаги можно пропустить.

Интеграция запускает по каждому смарту бизнес-процесс, который создает файл из шаблонов документов и грузит его на диск.

4. Обновляем данные в полях смартов

Интеграция также запускается по расписанию.

Шаг первый: Откуда

Настройка на этом этапе не влияет на работу интеграции, так как запуск процесса осуществляется не на первом шаге, а по расписанию.

Однако, к примеру, можно указать процесс создания смарт-процесса.

Шаг второй: Инструменты

Проверяем направление воронки

Используем проверку по полю source.categoryId. Условие - ЧислоРавно, сравниваемое значение - 10.

Шаг третий: Куда

Обновляем смарт-процесс:

Шаг четвертый: Сопоставление данных

Сопоставляем смарты по ID смарт-процесса:

И добавляем пользовательские сопоставления:

Обновляем планы на эту неделю

Тип: Тело

Название параметра: fields.ufCrm6_1732870353

Значение параметра: {{source.ufCrm6_1732870391}}

Очищаем планы на следующую

Тип: Тело

Название параметра: fields.ufCrm6_1732870391

Значение параметра: '' Очищаем отчет за неделю

Тип: Тело

Название параметра: fields.ufCrm6_1732870381

Значение параметра: ''

Резюмируем

С помощью Пинкит мы настроили несколько интеграций с Битрикс24, которые автоматизируют процесс создания еженедельных отчетов.

Данные из поля «Результат» в задачах автоматически перенаправляются в смарт-процесс, где на основе этих данных генерируется отчетный файл.

После этого поля очищаются, чтобы в следующем цикле заполниться новыми данными.

Таким образом, весь процесс отчетности становится полностью автоматизированным и требует минимальных усилий со стороны сотрудников.

Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.

Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно настроить авторизацию, необходимые события и действия без разработки с ограниченным доступом к ним.

Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.

Алексей Окара,
продакт-менеджер Пинкит