Автоматизация выгрузки данных из Битрикс24 в таблицы для составления отчетов по товарам с последующим построением дашбордов

1. Запрос заказчика: проблемы и решение

Наш заказчик, владеющий кафе-рестораном, довольно давно сотрудничает с нашей компанией.

В этот раз он обратился к нам с запросом настройки отчетов по сделкам, контактам и менеджерам.

Суть в следующем: у заведения есть сайт, с которого поступают заказы и следом передаются в Битрикс24.

Входящие в CRM данные заказчик хочет структурировать, а после на их основе строить дашборды для дальнейшего анализа.

Главная проблема здесь в том, что вручную собирать всю эту информацию в таблицу долго и трудозатратно.

В среднем менеджеры заказчика тратят на это около часа в день, а это примерно двадцать два часа в месяц или более двухсот часов в год.

Поэтому перед нами встала задача автоматизировать этот процесс, чтобы сотрудники могли сосредоточить усиля на анализе данных, а не на их сборе.

2. Автоматизация выгрузки данных и создания отчетов при помощи Пинкит

Ранее мы уже настраивали подобную выгрузку данных (кейс читайте тут) по сценарию, сопоставимому с поставленным запросом.

После консультации с заказчиком решено было действовать по аналогии, но плюс еще настроить выгрузку данных из Битрикс24 в табличку Гугл.

Для реализации такого сценария понадобилось настроить четыре интеграции:

На создание и изменение контакта, а также на создание и изменение сделки:

ТЗ для создания отчетов следующее:

2.1. Настроить отчет по менеджерам по конверсии: количество новых заявок (сделок), количество продаж с новых заявок (количество успешных сделок), сумма продажи с заявок, процент конверсионности (по формуле).

2.2. Настроить отчет по менеджерам по прибыли: количество оформленных заказов (сделок), сумма заказов, допродажа (галочка в сделке), написали старому клиенту (смотрим по количеству сделок, старый он или новый), заказ постоянного клиента, процент конверсионности (по формуле).

2.3. Настроить отчет по клиентам: количество сделок, средняя сумма заказов, дата последнего заказа, популярное блюдо в заказе (для индивидуальных предложений, например, 6 порция сырников в подарок тем, кто постоянно берет сырники), и ответственный.

Отчет нужен для того, чтобы выявить клиентов, которым можно предложить индивидуальные условия, либо продать дополнительные товары.

На основе полученных данных строились дашборды, куда обязательно вносились блюда, которые контакт заказывал чаще других.

Помимо этого в дашборд вносились:

• ID сделки
• наименование сделки
• воронка, к которой привязана сделка
• дата создания и закрытия сделки
• сумма сделки
• ответственный и так далее.

Особенно важный столбец — это товары.

Главным плюсом здесь является то, что Пинкит позволяет выгружать данные не с момента запуска интеграции, а за все время.

Таким образом можно получить информацию о сделках за любой период, нужно только выставить время первого запроса.

Это очень удобно, особенно, если портал работает давно и в CRM накопилась внушительная база данных.

Регистрируйтесь по ссылке: https://lk.pinkit.io/register и пробуйте самостоятельно настроить нужную вам интеграцию.

Алексей Окара,
основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит