Автоматизация согласования документов, спецификаций – кейс сталепромышленной компании "Регион"

С помощью бизнес-процессов в Битрикс24 можно полностью автоматизировать практически все процессы компании. Автоматизация бизнеса переводит работу компании на более качественный уровень работы. Она помогает лучше обслуживать клиентов и сводит к минимуму проблемы, связанные с человеческим фактором из-за которых, как правило, клиенты уходят к конкурентам (менеджер забыл перезвонить, отправить коммерческое предложение или пропустил входящую заявку).

Мы много лет занимаемся созданием бизнес-процессов для CRM в Битрикс24. Знаем, как организовать управление процессами в компании – от простых до сложных.

Все наши клиенты получают готовые бизнес-процессы совершенно бесплатно!

Пинол – 10 лет на рынке внедрения. Мы имеем уникальную экспертизу, поэтому не тратьте время на самостоятельное изучение, мы готовы вам помочь! Вы можете ознакомиться с нашими готовыми кейсами по внедрению Битрикс24. Более 50 готовых шаблонов бизнес-процессов для автоматизации процессов в вашей компании – от простых до сложных. Любой кейс можем повторить на вашем портале или адаптировать под вас. Если Вам нужна помощь в комплексной настройке приложений Пинол , в рамках использования сервиса «Пинкит» , то отправьте нам заявку на почту order@pinall.ru.

Подарочная консультация по вопросам автоматизации уже ждет вас по ссылке!

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Алексей Окара,

учредитель Пинол

Задача

Требовалось настроить процесс согласования документов. Чтобы каждый документ или спецификация проходили через согласование 5-и сотрудников и 1-го представителя покупателя.

Решение

После проведения аудита Битрикс24 компании заказчика и изучения их внутренних регламентов, наши аналитики предложили не создавать уникальные сложные бизнес-процессы, а адаптировать наши готовые шаблоны бизнес-процессов, размещенные на сайте Pinall.

В конечном счете было реализовано решение в виде бизнес-процесса.

Процесс согласования проходит следующим образом в несколько этапов:


1. Менеджер запускает процесс, указывает название документа, загружает сам документ и пишет комментарий.


2. Проводится проверка на наличие руководителя на рабочем месте:
   
            а. Если руководитель на месте, ему будет предложено ознакомиться с документом и принять решение по одному из 3-х вариантов: согласовать, отказать, вернуть на доработку менеджеру.
   
            б. Если руководитель отсутствует, документ проходит мимо него.



3. Решение принимает коммерческий директор: согласовать, отказать, вернуть на доработку руководителю. Если его нет на месте – менеджеру. Несогласованный документ возвращается руководителю для внесения правок, если его нет на месте – сразу менеджеру с отказом.


4. Юридический отдел. Согласование переходит на первого юриста в очереди, который есть на рабочем месте. Он может согласовать документ или отказать в этом и, указав замечания, вернуть на предшествующий этап.



5. Офис-менеджер создает новый документ, присваивает ему номер спецификации и наименование организации. Отправяет его на согласование в юридический отдел. Согласование происходит по пункту 4 этого списка. После него документ считается согласованным.


6. Офис-менеджер отдает документ в печатном виде на подпись, сканирует его и загружает скан на портал. Менеджеру ставится задача "Отправить на почту до конца месяца". В ответ менеджер получает документ, подписанный второй стороной и загружает его в бизнес-процесс. Коммерческий директор получает окончательный вариант согласованного документа, который нельзя отредактировать, и видит всю историю согласования.

Итог

Такая автоматизация наводит порядок в процессе согласования, избавляет от множества возможных проблем и недопонимания в рабочем процессе, сводит к минимуму вопросы из разряда: "Когда отправил?", "Когда пришло?", "Не дозвонился", "Не отвечает".

Больше нет необходимости искать отложенные документы. В истории видно, когда был запущен процесс, кто и в какой срок реагирует на поставленную задачу.

Получите полный спектр услуг по автоматизации вашего бизнеса: внедрение CRM плюс техническая поддержка для взрывного роста продаж!