В этой статье мы расскажем о том, как настраивать бизнес-процессы в Битрикс24, чтобы организовать удобный документооборот в компании.
Сначала посмотрим как может происходить процесс наполнения поступающих документов в компанию по папкам Диска.
Огромный объем разных документов в любой компании требует хорошо продуманной структуры для хранения. Даже при готовой структуре разделов уходит много времени на поиск того, что нужно.
Чтобы сократить это время используется бизнес-процесс «Входящая документация». Он запускается сам при загрузке файлов в раздел «Общие документы» и переносит о папкам в зависимости от их типа.
Может быть использован для входящих документов, а также для иных видов документов.
Используем следующую систему вложенности для документов:
Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц Первые три значения указывается на этапе добавления документа.
Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц Первые три значения указывается на этапе добавления документа.
Это обязательные поля. По умолчанию можете установить те значения, которые вам часто встречаются.
Таким же образом устанавливаются списки выбора назначения контрагентов и документа:
Принцип работы бизнес-процесса очень прост: берем файл и значения параметров БП, проверяем, есть ли подходящие папки на диске. Если нет, тогда делаем там, где нужно, дублируем файл туда, уведомляем пользователя об успешной загрузке файла в нужную папку и удаляем исходный файл.
Для основной работы нужна переменная – «IID инфоблока – библиотеки документов»
Ниже представлена схема начального этапа работы процесса «Проверка типа документа».
Вначале заполняем ID информационного блока, в котором будут находится документы с помощью действия «Изменение переменных».
Потом проверяем наличие папок в которых должны сохранятся документы, в случае их отсутствия – создаём.
«Разбивка даты» - получает текущую дату и делит на массив, узнаем год и месяц, которые мы будем использовать для организации каталога папок.
«Разбивка даты» - получает текущую дату и делит на массив, узнаем год и месяц, которые мы будем использовать для организации каталога папок.
Далее смотрим есть ли папка для данного контрагента с помощью созданного нами действия «Поиск раздела инфоблока по имени». Если поиск не нашел нужную папку контрагента, она будет создана. Это действие в конце передает ID найденного либо созданного раздела.
Таким же действием смотрим наличие папки назначения документа. Она должна хранится в папке контрагента, поэтому в поле ID раздела-родителя мы указываем полученный в предыдущем действии ID папки контрагента.
Потом смотрим существование папки года, значение, которое уже было получено при помощи ParceData.
Далее идет опубликование документа в папку нужного месяца. Чтобы было удобнее мы его переименовываем в следующем виде «имя контрагента-тип документа-год.месяц»: {=Template:recipient_printable}-{=Template:Doc_type_printable}-{=ParceData:Year}.{=ParceData:Month}
В конце изменим статус на «Завершение работы с документом», двигаясь ко второй части.
Во второй части всего пара действий: информирование пользователя и уничтожение исходного файла из «Общих документов».
Для разработки этого бизнес-процесса Вам необходимо заказать нашу услугу Моделирование бизнес-процессов. При оформлении заказа Вам будет необходимо отправить запрос через веб-форму "Задать вопрос" с указанием названия бизнес-процесса на разработку.
Если Вам необходимо изменить существующий бизнес-процесс заполните, пожалуйста, Бриф на разработку бизнес-процессов.
Если у Вас возникли вопросы Вы можете связаться с нами:
Если у Вас возникли вопросы Вы можете связаться с нами:
- позвонив по телефону +7 (499) 350-31-25или заказав обратный звонок на сайте
- написав на наш электронный адрес order@pinall.ru
- заполнив форму обратной связи "Задать вопрос"
Константин Лолуа
|
Cоздание бизнес-процесса «Входящая документация» в Битрикс24 |
Рустам Исхаков
|
Добрый день! Прошу отправить на почту шаблон бизнес-процесса. |
Алексей Окара
|
Рустам Исхаков, здравствуйте. Оправили Вам БП в почту. |
Рустам Исхаков
|
Алексей Окара, БП bp-75.bpt получили, спасибо!
|
Алексей Окара
| ||||
| ||||
Юлия Белицкая
|
Оставляйте комментарий, если нужен шаблон данного бизнес-процесса. Мы свяжемся с вами и обсудим возможность получения файла. Участвуйте в акции Подписывайтесь на наш |
Pavel Pavlovskiy
|
Добрый день! Прошу отправить на почту шаблон бизнес-процесса. |
Юлия Белицкая
|
Pavel Pavlovskiy, здравствуйте |
Ирина Степанова
|
Добрый день! 1. Отправьте, пожалуйста, БП на почту. 2. В данном БП используются сторонние приложения/веб-хуки? |
Для добавления комментария необходимо авторизоваться на сайте